Parte 2: La experiencia práctica en la implementación de la gestión documental electrónica en entidades del estado colombiano.
Implementación inicial
En el marco de la política Cero Papel y Gobierno Digital, el gobierno nacional ha desarrollado un grupo de normas, lineamientos y guías que tienen como fin el crear un marco de operación que le permita a las entidades del estado la transformación digital desde la gestión administrativa automatizada y la gestión documental electrónica, esta parte del proceso de automatización se refiere a las experiencias generadas en las actividades de implementación de la gestión documental electrónica en diferentes organizaciones.
Situación inicial
Esta experiencia en cierta forma se entre cruza con la vivida en el desarrollo de las actividades relacionadas en la generación de política pública normatividad y lineamientos técnicos, esto principalmente porqué las actividades se desarrollaron en el ente rector de la política pública en materia archivística que es el Archivo General de la Nación, de forma paralela los participantes de la sistematización participamos en actividades en las cuales se les brindaba concepto técnico a los funcionarios de diferentes entidades respecto a documento y expediente electrónico y temas relacionados, y también se brindaba asistencia técnica, es decir, estas actividades nos permitió tener contacto directo con las personas que estaban desarrollando actividades de implementación de proyectos relacionados con transformación digital en diferentes organizaciones, por lo tanto, pudimos conocer de “primera mano” las dificultades, barreras que se presentaban en las organizaciones y que en algunos casos estaban relacionadas con el no entendimiento de los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación y otras organizaciones, vacíos normativos que se presentaban en Colombia, y fundamentalmente la carencia de apoyo directivo en el desarrollo de dichos proyectos que evidenciaban el no entendimiento de estas iniciativas desde un punto de vista estratégico en las organizaciones.
Posteriormente, algunos de los participantes empezaron a liderar proyectos de gestión documental electrónica, en una fase donde se contaba con lineamientos relacionados con los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, guías con metodologías relacionadas con la implementación de estos SGDEA, pero principalmente se normalizaron una serie de instrumentos técnicos que le brindan a los documentos y expedientes electrónicos valor probatorio, sin embargo, todos estos mecanismos se encontraban dispersos en diferentes normas, lo cual dificultaba su entendimiento y cumplimiento.
Esta situación de desconocimiento de la totalidad de la normatividad relacionada con la gestión documental electrónica, desconocimiento sobre su adecuada aplicabilidad era y aún es evidente en las organizaciones colombianas.
Intervención
Como se ha mencionado en el contexto de las entidades públicas colombianas se presenta una situación en la cual hay una buena cantidad de normalización, lineamientos y estándares respecto a la gestión documental electrónica, la cual se encuentra dispersa en una cantidad importante de documentos, lo cual dificulta el reconocer su totalidad, el reconocer todos los mecanismo que se normalizan con el fin de darle valor probatorio a los documentos, a los expedientes y su conformación en un Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA y adicionalmente, un vacío de conocimiento por parte de los profesionales de Ciencias de la Información y Archivística respecto a esta materia.
Debe entenderse que la cultura archivística en Colombia está ampliamente arraigada en la gestión de los documentos físicos, los archivistas y los profesionales de otras áreas en términos generales adecuaron todos los procesos, procedimientos, actividades, herramientas y sistemas para una gestión ejecutada en documentos físicos y de alguna manera estableciendo barreras para el uso de otras tecnologías, lo cual dificulta el entendimiento de nuevas reglas, en cierta forma se presenta una duda constante respecto a la legitimidad de un documento o expediente electrónico, su equivalencia jurídica respecto a un documento o expediente físico, y de esta manera otras dudas y dificultades que principalmente están en el entendimiento colectivo en la materia.
Esta situación en relación con la cultura archivística en Colombia y respecto a la operación en las organizaciones colombianas, se confirmó con la experiencia como consultor en gestión documental electrónica para diferentes organizaciones desarrollada por las personas participantes en la sistematización de la experiencia. Es decir, de cierta forma la labor más importante que debe desarrollar un profesional en Ciencias de la Información o Archivista consiste en ser el sujeto transformador, lo cual ayuda a que la cultura organizacional cambié más fácilmente. Esto es relevante en el sentido en que usualmente la transformación tecnológica o digital en las organizaciones es liderada por profesionales de las áreas de tecnología y se ve al área de archivo como un gestor del papel y no como un transformador de las organizaciones.
El papel y rol transformador de los profesionales de Ciencias de la Información y Archivística, principalmente se da a través de la sensibilización y la capacitación, en la cual se comunican esas nuevas posibilidades para la generación, gestión, comunicación y resguardo de los documentos de archivo de la entidad.
Adicionalmente, los profesionales desarrollan un papel activo de involucramiento en los procesos de transformación de las organizaciones, donde surge un apoyo integral para aportar lineamientos cuando se da paso a la implementación de tecnología, se automatizan procesos o procedimientos, o se presenta una situación donde se pueda impactar la producción documental de la Entidad.
Los participantes de la sistematización concuerdan en que también juega un papel importante el transformar los instrumentos archivísticos a esta nueva variable que es la gestión documental electrónica, por lo tanto, buena parte del papel de los archivistas en los proyectos de implementación de la gestión documental electrónica se debe destinar al desarrollo o puesta a punto de los instrumentos archivísticos, ajustándolos a la nueva realidad normativa y operacional de las organizaciones.
La normatividad juega un papel relevante al ser un elemento disuasivo para que la entidad implemente de forma correcta la gestión documental en las organizaciones dándole cumplimiento a los lineamientos emitidos por el ente rector de la política archivística en Colombia.
Situación final
Fundamentalmente se puede apreciar en la actualidad una visión diferente de la gestión documental electrónica en los Profesionales de Ciencias de la Información y Archivistas, esta visión la concibe el uso de las herramientas de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC con enfoque a la gestión documental electrónica, como una necesidad relevante para su área y su organización, eso está apoyado, no solo en el trabajo de diferentes profesionales que se han dedicado a la sensibilización y capacitación en la materia, sino también, en la generación constante de políticas del orden nacional, el lineamiento de estas políticas con las metodologías de evaluación que permitan medir el impacto de la labor misional y administrativa de las organizaciones basado en las nuevas tecnologías, el desarrollo de guías, que de alguna manera compilan lineamientos normativos, los hacen reales y entendibles para una comunidad.
Colombia se encuentra en un estado insipiente de implementación de la gestión documental electrónica, pero ha dado pasos fundamentales que impactan a las organizaciones y a los ciudadanos, creando un marco de operación que hace relevante la implementación y uso de estas tecnologías, del documento y expediente electrónico en todos los ámbitos. Tomará algo de tiempo para que se impacte a todos los miembros de la sociedad y a todas las organizaciones, pero fundamentalmente ya se encuentra en movimiento y cada día es de mayor reconocimiento y aceptación por parte de los cargos estratégicos de las organizaciones, por parte de los profesionales en Ciencias de la Información, Bibliotecología y Archivística y sobre todo por los ciudadanos como proceso de transformación y que agrega valor al estado.
Los participantes de la sistematización de la experiencia han concordado en algunos elementos respecto a los procesos de implementación de la gestión documental electrónica en las entidades del estado, por ejemplo, han encontrado como el Archivista ha asumido un papel de liderazgo en los procesos de transformación de sus organizaciones, al ser un profesional con un panorama integral de la organización, de sus procesos, documentos, servicios y normatividad. También, es clara la preocupación respecto a las brechas que se marcarán entre las entidades que están en capacidad de hacer una transformación digital rápida y las que no cuenten con los recursos suficientes para hacerlo, por último, han encontrado diferencias entre lo que la teoría y la normatividad presenta para la fácil implementación de la gestión documental electrónica en las organizaciones y lo que sucede en la practica de la implementación, dado que cada organización se encuentra en procesos de implementación diferentes, cultura organizacional, recursos, capacidad y metas a alcanzar propias, que de alguna manera impiden una implementación estandarizada.
“Las tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, son posiblemente en su conjunto la tecnología más disruptiva que ha vista la humanidad, capaz de transformar el trabajo, el rol y el que hacer de cualquier actividad profesional. La archivística no es para nada ajena a este fenómeno, actualmente y a futuro las organizaciones tendrán que adaptarse para implementar lo que conocemos como la gestión documental electrónica en las organizaciones.”
Conclusiones
- La implementación de la gestión documental electrónica en Colombia es una temática amplia que de alguna manera tocará a todos los profesionales de la Ciencias de la Información y /o Archivística y requerirá de muchos estudios para sistematizar toda la experiencia respecto a los proyectos de implementación en las entidades colombianas.
- La construcción de la política pública ha sido un elemento fundamental en la implementación de la gestión documental electrónica en las entidades colombianas, los Archivistas la reconocen como valiosa y relevante para el contexto colombiano
- La sistematización identificó que hay dificultad para comunicar la política archivística a las entidades públicas y que están se conviertan estos lineamientos en proyectos efectivos de transformación digital de la organización dado el desconocimiento normativo, la cultura organizacional, y factores relacionados con el como se ve el que hacer archivístico.
- Se debe considerar la sensibilización, capacitación, la creación o alineación de los instrumentos archivísticos en la teoría como parte de los proyectos de implementación ya que buena parte de la labor que hacen los Archivistas en el desarrollo de estos proyectos consiste en realizar estas actividades.
- La capacidad técnica, tecnológica, financiera, y humana de las Entidades públicas dificulta la implementación de la Gestión Documental Electrónica en muchas organizaciones, lo cual creará brechas entre las entidades que puedan hacer una implementación rápida y las entidades que no cuenten con la capacidad para transformarse digitalmente y esto es una preocupación de los profesionales en Ciencias de la Información y/o Archivística.
Autores: Liliana Gutiérrez Garzón y John Jairo Gutiérrez Garzón
Revisión: Paula Navarro Alvarado
Bibliografía
- República de Colombia. Centro de Innovación Pública Digital (2014) Iniciativa Cero papel MINTIC: Un Estado más ágil, eficiente, transparente y ambientalmente responsable. Tomado de: https://centrodeinnovacion.mintic.gov.co/es/experiencias/iniciativa-cero-papel-mintic#:~:text=La%20iniciativa%20Cero%20Papel%2C%20tiene,que%20prestan%20a%20los%20ciudadanos el 12 de septiembre de 2020.