Las políticas son pautas escritas para realizar una acción y tienen la finalidad de normalizar, organizar y orientar a los colaboradores de la Entidad sobre algo en especial (es decir un lineamiento de carácter estratégico). Estas deben ser el reflejo de los objetivos de la entidad, ser consistentes y no contradictorias, flexibles, y deben distinguirse de reglas y procedimientos.
En el caso de la Gestión Documental Electrónica, la política debe reflejar los intereses y necesidades de la entidad en relación a la gestión de documentos electrónicos, implementación de tecnologías, transformación digital, responsables en cuanto al cumplimiento de la política, etc. De igual manera, los objetivos deben estar orientados a garantizar el cumplimiento de características como autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, en los documentos electrónicos que sean generados por sistemas adecuados que puedan garantizar dichas características y asegurar la preservación de la documentación.
En cuanto a su formulación, la política de Gestión Documental Electrónica puede configurarse aparte de la Política general de Gestión Documental, o también puede estar integrada dentro de la misma (dentro del mismo documento), esto acorde a como lo prefiera la Entidad o sus necesidades organizacionales.
Si bien no existe un lineamiento o directriz fija sobre cómo elaborar esta política, si se pueden tener en cuenta los siguientes aspectos.
- El profesional, o grupo de profesionales que se encarguen de formularla, deben comprender la misión, las actividades, la función y la estructura jerárquica de la entidad, ya que esto brindará claridad a la hora de definir los responsables del cumplimiento de la política. De igual manera, es importante entender el contexto legal, social y administrativo.
- Para formular los lineamientos técnicos sobre como se gestionará la documentación electrónica en la Entidad, es importante identificar sus fortalezas y debilidades mediante un diagnóstico o una matriz DOFA.
- Dado que el objetivo de una política es organizar y estandarizar, se deben analizar y normalizar todos los procesos o tareas relacionadas a la gestión documental electrónica que apliquen según el estado archivístico de la Entidad.
- Se deben establecer objetivos para fijar el rumbo de lo que la Entidad desea lograr, y planificar estratégicamente como alcanzarlos.
- Implementar una Política de Gestión Documental Electrónica en una Entidad donde el personal no conoce nada respecto al tema, no dará éxito. Por ende, el personal debe saber cual es la importancia y alcance de aquella política y estar capacitado en relación a la temática.
- Es importante evaluar, hacer seguimiento y mejorar las acciones relativas a la política, ya que, los estándares y lineamientos ahí establecidos podrían ser aplicables durante cierto tiempo dependiendo de las necesidades y nivel archivístico de la Entidad. Por esto mismo, uno de los elementos de la política es el periodo de vigencia de esta.
- Debe hacerse participes de su elaboración y aprobación a los grupos estratégicos y de interés en la proyección, implementación y fortalecimiento de la gestión documental en la Entidad.
Respecto a su estructura, esta puede llevar una descripción general o introducción donde se evidencie la importancia de la política, el marco normativo bajo el cual se formula, y su afectación en la entidad; unos objetivos (general y específicos); el alcance, el cual ayudará a especificar hasta donde se efectuará su implementación y a relacionar instrumentos archivísticos y/o personas responsable; el periodo de vigencia o validez, donde se determina su tiempo de aplicación y en qué casos podría dejar de aplicar; los responsables del cumplimiento de la política.
Los beneficios de formular esta política es que se proporcionará consistencia y seguimiento a la producción de la documentación electrónica; se asegurará la disponibilidad de la memoria de la Entidad; se ahorraran tiempos en la ejecución de actividades; se cumplirá con los requisitos normativos en relación a la función archivística; se evaluarán los resultados y el aumento en el nivel archivístico de la entidad al implementar la política, entre otros. (Red de Transparencia y Acceso a la información, s.f)
Por último, las políticas de gestión documental, y en este caso, orientada a la documentación electrónica son de utilidad para las entidades porque marcan un rumbo y un punto de partida para la transformación digital, ayudará a incrementar el nivel archivístico y su adecuada implementación da lugar a garantizar transparencia, acceso a la información, buen servicio, organización, ahorro de tiempo y espacio y preservación de la documentación, lo cual mejora la ventaja competitiva de las Entidades privadas, y en el caso de las públicas, mejora la atención al ciudadano.
Referencias:
Red de transparencia y acceso a la información. (s.f). Guía de Implementación Gerencial– Política de gestión de documentos y archivos. Recuperado de https://bit.ly/3t8ndSu