En el año 2019 el Gobierno colombiano firmó un Acuerdo en el que estipulaba la cooperación del Gobierno de Argentina para que este proporcionara un Sistema de Gestión Documental el cual se implementaría en la mayor cantidad de entidades Publicas del País. Sin embargo, esta propuesta tiene varios puntos los cuales no son del todo favorables y han sido debatidos por la comunidad archivística del país.

Dicho sistema se llama “Gestión Documental Electrónica-GDE”, el cual posee funciones de caratulación, numeración, seguimiento y registro de los movimientos de actuaciones y expedientes del sector Publico, cabe destacar que el sistema se encuentra construido sobre diferentes herramientas que en su mayoría son de código abierto o de alguna manera son de fácil acceso.

Posee varios módulos y funcionalidades tales como:

FuncionalidadDescripción
Escritorio Único“Es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que integran el sistema GDE, por ello, se lo considera la cara visible del GDE. Desde el EU se configura el acceso a la plataforma de Gestión Documental Electrónica (GDE).”
Comunicaciones oficiales“Es el módulo que permite la generación, registro y circulación de documentos oficiales comunicables”
Generador electrónico de documentos oficiales“Es el módulo de uso obligatorio para la elaboración y firma de la totalidad de documentos oficiales del Sector Público Nacional.”
Expediente electrónico“Es el módulo que se utiliza para la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de expedientes electrónicos.”
Registros legajo Multipropósito“Permite la administración de los registros del Sector Público Nacional, debiendo utilizar este módulo aquellos registros que no cuenten con un sistema informático, mientras que aquellos instrumentados en un sistema informático deberán incorporar la documentación respaldatoria en la sección “Legajo” de RLM a fin garantizar la integridad, disponibilidad e interoperabilidad.”
Legajo único electrónico“Módulo que constituye el único medio de creación, registro, guarda y archivo de la totalidad de la documentación y datos correspondientes a las personas que prestan servicios en virtud de cualquier modalidad en el ámbito establecido en el artículo 8 de la Ley Argentina N° 24.156”
Porta Firma“El módulo (PF) brinda la posibilidad de firmar varios documentos electrónicos al mismo tiempo y de filtrar por lotes los documentos digitales a firmar.”
Sistema Integrado de Archivo“Permite administrar el archivo de los expedientes electrónicos.”
Locación de obras y servicios“Módulo que permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos utilizados para la contratación de personal bajo los regímenes de Locación de Obras y de Servicios.”
Trámites a distancia“Plataforma que permite la interacción del ciudadano con la administración, a través de la recepción y remisión por medios electrónicos de presentaciones, solicitudes, escritos, notificaciones y comunicaciones, entre otros.”
Registro integral de Destinatarios“Módulo que permite nuclear en un único registro a las personas humanas o jurídicas destinatarias de prestaciones, beneficios, subsidios, exenciones y toda transferencia monetaria y/o no monetaria que realicen las entidades y jurisdicciones”
Gestor de Asistencias y transferencias“Módulo que constituye el único medio de registro, tramitación y pago de todas las prestaciones, beneficios, subsidios, exenciones, y toda otra transferencia monetaria y/o no monetaria y asistencia que las entidades y jurisdicciones.”
Tomado de : https://www.argentina.gob.ar/jefatura/innovacion-publica/administrativa/gde

Ahora bien, algunos de los aspectos que se tuvieron en cuenta al momento de analizar la propuesta de implementación de este software fueron: el Gobierno dejo de lado muchos aspectos archivísticos y además manifestó cierta ligereza respecto al modo en que abordó la gestión documental del país al querer implementar un sistema que no se conocía muy bien, también el sistema carece o no está totalmente alineado al marco normativo colombiano, y faltan experiencias prácticas y mayor conocimiento del funcionamiento de la herramienta.

Por otro lado, desde la perspectiva de la normativa colombiana, para proceder con una implementación todos los Sistemas para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo deben contar con un Modelo de Requisitos, el cual no solo define los requisitos técnicos sino los de carácter documental y archivístico. Por ejemplo, que se debe permitir la creación, importación, parametrización, automatización, y administración de las Tablas de Retención Documental – TRD; El SGDEA debe permitir la creación, administración y ejecución de flujos de trabajo electrónicos; también debe generar una trazabilidad de las acciones de los flujos de trabajo electrónicos e incluirla en las pistas de auditoria; es decir que el sistema debe generar y mantener pistas de auditoria inalterables de las acciones realizadas por cada uno de los usuarios que ingresan al sistema, etc.

En este orden de ideas, el implementar un SGDEA no es algo que se deba tomar a la ligera, pues como hemos mencionado en algunos de nuestros artículos, existen unas fases de implementación según la norma 15489-1 y 15489-2 donde se especifica que para adquirir un SGDEA se debe hacer una investigación preliminar, luego el análisis de las actividades de la organización para posteriormente identificar los requisitos con los que debe cumplir el sistema y la organización, y así pasar a la evaluación de los sistemas existentes. La finalidad de esta etapa es identificar que tan útil son aquellos sistemas actuales con los que cuenta la Entidad, y que tanto se ajustan a las necesidades del personal, así como en qué nivel garantizan que los documentos cumplan con sus características esenciales de autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad.

En esta etapa se identifican vacíos, oportunidades de mejora y se podrá determinar el mejor modo de proceder respecto a la implementación del sistema para la gestión de documentos electrónicos. Es decir, se considerarán posibilidades como mantener los sistemas actuales e integrar uno nuevo para cumplir los objetivos estipulados o reemplazar los sistemas actuales debido a que son insuficientes y resultaría mejor adquirir uno nuevo, entre otras posibilidades.

Bajo la luz de la norma 15489, no se encuentra muy prudente la decisión que tomó el gobierno a finales del año 2019, ya que se debe considerar que cada entidad publica tiene un nivel archivístico distinto, así como necesidades documentales diferentes, por lo que el pretender implementar un sistema sin haber hecho un análisis previo podría llegar a afectar más a la entidad de lo que podría ayudarle. Además, también debe respetarse la decisión de las entidades en escoger el sistema que consideren conveniente, es decir, no es bien visto que se pretenda implementar o “imponer” un sistema para las entidades públicas en Colombia, sin tener en cuenta las diferencias que se presentan entre las entidades en cuanto a su misionalidad, forma de operar, etc.

Autora: Paula Navarro Alvarado

Revisión: John Gutiérrez Garzón

Un comentario en «Caso: Implementación de un SGDEA argentino en las Entidades públicas de Colombia»
  1. Estoy totalmente de acuerdo con las apreciaciones expuestas en el documento. No es pertinente que impongan a nuestras entidades herramientas diseñadas en otro país, sobre las normas de otro país sin realizar al menos una investigación de cómo se trata la Gestión Documental en Colombia sobre la base normativa y las directrices del Archivo General de la Nación – AGN. Es para implementar unas herramientas que no funcional y solo quedan gastos in necesarios.

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