Así como mencionamos en otro de nuestros artículos https://bit.ly/3txSX3m , las políticas son pautas escritas para realizar una acción y tienen la finalidad de normalizar, organizar y orientar a los colaboradores de la Entidad sobre algo en especial (es decir un lineamiento de carácter estratégico). Estas deben ser el reflejo de los objetivos de la entidad, ser consistentes y no contradictorias, flexibles, y deben distinguirse de reglas y procedimientos.

La finalidad de una Política de Preservación Digital es establecer el compromiso de la Entidad en relación al desarrollo, fortalecimiento y progreso de la preservación de la documentación. Además, tiene un rol estratégico que busca definir los motivos, los objetivos, razones y beneficios de contar con dicha política, así como también busca establecer responsables de la alta dirección y de las demás áreas de la entidad.

La política también puede estar relacionado con otros documentos estratégicos de la entidad, por ejemplo, la Política de Gestión Documental, El Programa de Gestión Documental, el Plan de Preservación digital, Política de documentos electrónicos de archivo, El Sistema integrado de Conservación, entre otros. Sin embargo, esto depende de la estructura estratégica que tenga la Entidad y de los documentos que haya formulado.

Respecto a su estructura, el Archivo General de la Nación propone unos puntos básicos que debe tener la política, sin embargo, el grupo de Gestión Documental de la Entidad, o el encargado puede adaptar esta propuesta e integrar otros puntos clave. La estructura puede ser la siguiente

  • Introducción o descripción: Se debe contextualizar al lector de la necesidad de la política, algunos conceptos clave, el motivo por el cual se está formulando, entre otros aspectos introductorios que se consideren importantes, como por ejemplo el marco normativo de la preservación digital.
  • Mandato: “Declaración de la misión o estatutos de la organización que aborda legal, institucional y técnicamente la responsabilidad de la preservación digital” (  …)
  • Marco conceptual o glosario: De ser necesario, incluir una lista de los términos técnicos que se abordan en la política para que así, cualquier tipo de profesional pueda comprender el contenido del documento. 
  •  Objetivos: Formulación concreta de las intenciones y finalidades que tiene la organización respecto a la preservación digital.
  • Alcance: Hace referencia a la limitación de la aplicación de la política, particularmente establece limites respecto a la documentación que se va a preservar.
  • Beneficios: Descripción de las ventajas de la formulación y aplicación de la política en la entidad, articulados a los retos o riesgos identificados en el desarrollo de la preservación digital.
  • Funciones y responsables: Con tal de pactar un compromiso de la Entidad, en este punto se definen los responsables de la ejecución de ciertas tareas o actividades en relación con la aplicación de la política y el cumplimiento del plan de preservación digital.
  • Marco normativo referente: Puede incluir las normas técnicas relacionadas con la preservación digital, así como las leyes, decretos o artículos que se apliquen a la temática.

Otros puntos que se pueden considerar son:

  • Vigencia: Consiste en especificar el tiempo desde y hasta cuando la política estará vigente. Además, también se puede recalcar que el documento puede estar sujeto a posibles cambios o reformas futuras.
  • Supervisión y auditoria: En este punto, se especifica que ente (supervisor, área y oficina) es la encargada de auditar la política de preservación digital, además de mencionar que esta también puede estar sujeta a auditorias externas.

Tocante al marco normativo relacionado con la preservación digital, se pueden considerar las siguientes normas:

AñoTipoTítulo de la norma Descripción
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2000LeyLey 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”En relación a la preservación digital, se establece en el artículo 21 que “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.” Así como también deben tener en cuenta el plan de preservación digital de la Entidad.  
22002AcuerdoEl Acuerdo 037 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000En el Articulo 1.5.3. da especificaciones sobre las Unidades de conservación, en lo que respecta a documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros.    
32014AcuerdoAcuerdo 008 de 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”En relación a la preservación digital menciona en el Artículo 5 que las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de microfilmación o digitalización de documentos de archivo, deben cumplir con ciertos requisitos explicados en dicho artículo.
42014AcuerdoEl Acuerdo 006 de Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000Reglamenta el Sistema integrado de conservación y considera el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo como obligatorio, haciéndolo así uno de los instrumentos archivísticos que deben generar y establecer las entidades reguladas por la Ley General de Archivos
52015AcuerdoAcuerdo 003 de 2015 del Archivo General de la Nación. “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”  “Establece los lineamientos generales para la gestión de documentos electrónicos. En su artículo 13° establece las garantías de conservación y preservación a largo plazo; artículo 15° la conservación de documentos datos y metadatos incluidas las firmas digitales y estampado cronológico; artículo 16° adopción de políticas estándares que aseguren la conservación a largo plazo; artículo 17° repositorios seguros.”
62015DecretoDecreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”.  “En el desarrollo del Capítulo Patrimonio Archivístico contempla desde varios aspectos de la gestión documental y la gestión documental electrónica, la importancia y papel de la Preservación Digital a Largo plazo.”
72015DecretoEl Decreto 103 de 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. Establece criterios generales para la implementación del programa de gestión documental y políticas de preservación, custodia digital, conservación de documentos y eliminación segura y permanente de la información.En el titulo IV da especificaciones sobre la gestión de la información pública y reservada; y en el Titulo IV aborda lo relacionado a los instrumentos de la información Pública; en el Titulo V da especificaciones sobre el seguimiento a la gestión de la información.
82015DecretoEl Decreto 103 de 2015, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”“Establece criterios generales para la implementación del programa de gestión documental y políticas de preservación, custodia digital, conservación de documentos y eliminación segura y permanente de la información.”

En conclusión, la implementación de una política de preservación digital resulta bastante útil ya que permite la aplicación de técnicas y estrategias para salvaguardar la información de valor producida en la Entidad, ya que fortalece el sentido de responsabilidad que tiene la Entidad respecto a la preservación de la documentación digital y electrónica, así mismo también permite planificar acciones de concretas y coherentes junto con otros documentos estratégicos  para asegurar la preservación digital de la documentación, y también evidencia la transparencia en las actividades misionales y administrativas de la gestión pública.

Finalmente, la Política de Preservación digital sienta las bases para la conformación del Sistema Integrado de Conservación y específicamente respecto al componente de Plan de preservación a largo plazo, y a su vez articulando el Plan de Preservación Digital de la Entidad.

Autora: Paula Navarro Alvarado

Revisión: John Gutiérrez Garzón

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