El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (Plan de Preservación) es junto al Plan de Conservación, los dos componentes principales del Sistema Integrado de Conservación – SIC. El Plan de Preservación tiene la finalidad de encaminar un conjunto de estrategias y acciones para garantizar la preservación digital a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, asegurar su disponibilidad, y garantizar las características de integridad, autenticidad y fiabilidad de los documentos electrónicos, tanto de los creados en formatos digitales (nativos electrónicos) y los documentos de archivo electrónicos  obtenidos a través de un proceso de digitalización.

El Plan de Preservación es aplicable a las Entidades públicas, y trae ciertos beneficios para estas organizaciones, como el definir y establecer los principios dentro de los cuales operara la preservación de los documentos electrónicos; así mismo, define elementos para la identificación de los documentos a los cuales se le aplicaran acciones de preservación y su alcance, permite establecer las estrategias de preservación que regirán al interior de la organización; y finalmente, define acciones y actividades concretas de acuerdo a las necesidades existentes, para garantizar la preservación de los documentos de archivo en formatos electrónicos.

Dado que la guía “Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación” del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, solo contiene información respecto al componente del Plan de conservación documental (relacionado únicamente a la conservación de documentos físicos), se considera pertinente brindar algunas especificaciones respecto a como estructurar el componente del Plan de Preservación.

Hay que tener en cuenta que todo plan o instrumento que tiene características documentales, tendrá ciertos elementos indispensables, como: introducción,  objetivo general, objetivos específicos, alcance, glosario y un marco normativo. La introducción serán los primeros párrafos que evidenciarán el carácter del documento, su importancia y enfoque; los objetivos permitirán orientar el plan, así como medir los resultados obtenidos; el alcance define los limites de la implementación del plan, y establece para quienes esta dirigido; el glosario es importante para definir términos que quizá otros funcionarios, contratistas de otras dependencias o áreas, o incluso usuarios no expertos desconozcan; finalmente, el marco normativo es necesario porque justifica desde un punto de vista del marco legal del país la existencia del Plan de Preservación, alineando los esfuerzos de la entidad con el marco legal.

Otro elemento importante es el de “Responsables”, ya que implica la asignación de funciones y el nivel de participación de ciertas áreas o personas para garantizar la ejecución del plan. 

Ahora bien, los elementos estructurales centrales que caracterizan al plan de preservación digital son:

Identificación de los riesgos

Permite identificar los riesgo que pueden afectar a los documentos electrónicos de archivo, entre otros se encuentran:

  • Obsolescencia de software
  • Obsolescencia de hardware
  • Desastres naturales
  • Daños premeditados o ataque a la información
  • Ataques a la infraestructura tecnológica
  • Otros.

Estrategias de preservación digital a largo plazo

Este punto se caracteriza por especificar de manera precisa, qué estrategias se utilizarán al interior de la entidad para garantizar la preservación y minimizar los riesgos que puedan afectar a los documentos electrónicos. Para definir este punto hay que considerar un Diagnostico Integral de Archivo, identificando el estado actual de la gestión documental electrónica de la entidad y por ende, determinar que estrategias son las más adecuadas.

A modo de ejemplo, algunas pueden ser:

  • Establecimiento de metadatos
  • Digitalización con valor probatorio
  • Identificación de documentos electrónicos de Archivo
  • Establecimiento de formatos
  • Valoración del fondo documental electrónico

Las estrategias sugeridas por el Acuerdo 006 de 2014 son:

  • Migración: “Cambio a nuevos formatos/plataformas (hardware y software) o nuevos medios.”
  • Emulación: “Recreación en sistemas computacionales actuales del entorno software y hardware para permitir la lectura de formatos obsoletos.”
  • Replicado: “Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.”
  • Refreshing: “Actualización de software o medios.”

Riesgos que afecten la ejecución del Plan de Preservación

Se identifican los posibles riesgos que afectarían el desarrollo del plan de preservación, y su correcta ejecución e implementación, por ejemplo:

  • Falta de presupuesto
  • Falta de apoyo de las directivas
  • Falta de conocimiento respecto a la preservación digital
  • Cambio de políticas
  • Falta de recurso humano

Recursos necesarios para la ejecución del Plan de Preservación (Humanos, tecnológicos, económicos, logísticos y técnicos)

En este punto se definirán los recursos necesarios para que el plan se pueda llevar a cabo, considerando profesionales del área, espacios físicos, tecnología requerida, tiempos, instrumentos necesarios, entre otros.

Actividades para avanzar en la Preservación Digital a largo Plazo

Hay que tener en cuenta que las estrategias y actividades siempre dependerán de las necesidades de la organización, y del estado de la función archivística. Por lo tanto, en este punto se definirán aquellas actividades que permitirán asegurar la preservación digital. Algunas de estas actividades pueden ser:

  • Articular el Plan de Preservación digital con otros instrumentos archivísticos como, el Plan Institucional de Archivos-PINAR, el Programa de Gestión Documental PGD, entre otros.
  • Capacitar a los funcionarios en relación a la Gestión documental Electrónica y a la Preservación Digital
  • Normalizar la Digitalización de la entidad a partir de la creación de una guía que contenga los lineamientos adecuados.
  • Desarrollar un Esquema de metadatos
  • Desarrollar una Política de Preservación Digital
  • Desarrollar un Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Existen otros elementos que también pueden ser de utilidad en la estructura del plan, por ejemplo, que se relacionen los principios de la preservación digital junto con sus beneficios. Sin embargo, bajo el marco del Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación el cual brinda especificaciones en el Capítulo III el Articulo 18 sobre la estructura del Plan de preservación digital, se recomienda que este instrumento tenga como base los siguientes elementos:

Fuente: Propia

Así mismo, en el Articulo 19 se hace énfasis en que la estructura del Plan de Preservación debe responder a las necesidades de la entidad, las cuales se pueden identificar gracias al Diagnóstico Integral de Archivo. Pero metodológicamente, se deben tener en cuenta los siguientes elementos y establecer las acciones pertinentes para abordarlos.

Fuente: Propia

Se recomienda consultar el Acuerdo 006 de 2014, que contiene directrices respecto a las condiciones de la preservación digital a largo plazo, los riesgos mínimos que deben evaluarse para la formulación del plan, las estrategias de preservación, los procesos y procedimientos utilizados para la preservación de los documentos digitales y/o documentos electrónicos de archivo. También se recomienda tener en cuenta las normas técnicas y estándares internacionales vigentes. 

Referencias

Archivo General de la Nación. 2014. Acuerdo No. 006 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000″. Recuperado de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-006-de-2014/

Archivo General de la Nación. 2018. Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación. Recuperado de https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/V8_Guia_Sistema_Integrado_de_Conservacion.pdf


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