Mucho se ha dicho sobre el impacto que trae consigo la inclusión de una tecnología disruptiva en el ámbito en el cual se aplica, se han calificado muchos de los impactos como positivos y otros como negativos, un claro impacto “negativo” es la desaparición de profesiones, artes y oficios, es decir, de formas de hacer las cosas que ya estaban ampliamente posicionadas o explotadas y que eran completamente lógicas en el contexto cultural, económico, de mercado, técnico y tecnológico en el que se desarrollaban. También es claro, que estas profesiones u oficios desaparecieron por su baja capacidad para transformarse y adaptarse al nuevo contexto que se presentaba, por lo tanto, fueron reemplazadas por nuevas profesiones, oficios o incluso herramientas o tecnologías más eficientes.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC, son posiblemente en su conjunto, la tecnología más disruptiva que ha aparecido en la historia de la humanidad, lo ha hecho con una fuerza abrumadora, ya que en unas pocas décadas ha transformado completamente nuestro mundo, nuestra sociedad, e incluso nuestra forma de ser y actuar como individuos.
Las personas que ya tenemos algunas décadas sobre nuestros hombros, somos testigos de cómo las TIC han transformado prácticamente todo, nuestros medios y formas de comunicarnos, el tipo de información que comunicamos, nuestros intereses, gustos, el lenguaje, etc. También han tenido la capacidad de transformar economías, gobiernos y sabemos que pronto tocará aquello que le falte. Es una locomotora imparable, que para algunos va muy rápido y para otros demasiado lento, pero de todas formas imparable.
Entonces, ¿las TIC exigen una transformación del profesional que gestiona datos, información, documentos y/o conocimiento? Si usted es profesional de estas áreas y opina que no, piensa que se trata de documentos que simplemente están en nuevos formatos, déjeme decirle que está simplemente equivocado ¿Cómo no va a exigir esta tecnología creada para el manejo de la información, los datos, el conocimiento y su comunicación, a profesionales diferentes y con nuevas competencias? Las exigencias son grandes y diferentes, no puede ser de otra manera.
Al terminar mi carrera universitaria tuve la suerte de dedicarme a trabajar rápidamente en ambientes digitales, bueno, ciertamente me enloquecía una imagen que llegaba a mi mente de forma recurrente “verme en una de nuestras entidades públicas u organizaciones privadas, organizando expedientes o libros”. Perdóneme por sonar petulante, considero que estas actividades son muy bellas y requieren de mucha destreza técnica, aptitudes y una estructura de pensamiento lógico, además permite la recuperación y conservación de nuestro patrimonio documental físico, pero no lo quería para mí, pues siempre soñé con tecnología y con innovar en el campo donde me encontraba, por eso hablo de suerte al empezar rápido a trabajar en los ambientes digitales.
Inicialmente me dediqué a las bases de datos, OVAS, e-books, plataformas e-Learning, marketing digital, repositorios digitales, luego al que más me gusta el e-commerce y otros temas relacionados.
Después de dieciocho años trabajando en estas áreas, incluyendo tres años como colaborador del Archivo General de la Nación en el desarrollo de la gestión documental electrónica en Colombia, lugar en el que tuve contacto con nuestros colegas en espacios de capacitación y asistencia técnica, y pude brindarles consejo respecto a sus proyectos, puedo decir que soy afortunado, pues tengo una perspectiva que pocos colegas tienen sobre los datos, la información, los documentos electrónicos y los ambientes digitales.
Puedo decir con seguridad, que las TIC son el reto más importante que nuestra profesión ha afrontado, y que, en cuanto a competencias, como profesionales de la información tenemos que hacer un mayor esfuerzo para estar a la altura de sus exigencias actuales y futuras.
No quiero decir que nuestra profesión y conocimiento es cosa del pasado, claro que no, de hecho, los principios y muchas de las reglas de la archivística y son aplicables y más que nunca relevantes para la gestión de documentos y expedientes electrónicos en los ambientes digitales, sin embargo, muchos de nuestros profesionales desconocen su funcionamiento lógico, ya que no saben cómo aplicar estas reglas en el mundo digital.
Si los profesionales de la información no nos esforzamos por adquirir nuevas competencias y adquirimos las habilidades para gestionar estos nuevos recursos, nos veremos simplemente paralizados frente a este nuevo contexto tecnológico.
Podemos ver en muchas organizaciones colombianas que nuestros profesionales se han desentendido de sus nuevas obligaciones en la implementación de la gestión documental electrónica, o simplemente no las asumieron porque desconocían está nueva lógica o, en otras palabras, carecen de las competencias necesarias.
En consecuencia, han permitido que se hagan cargo otros profesionales con vacíos de conocimiento y falencias latentes respecto a la archivística, esto puede ser en el caso de: ingenieros, profesionales que diseñan procesos y procedimientos y otros profesionales ¿Cómo lo sé? Bueno, hagamos una pequeña lista con algunas de las problemáticas que hoy se presentan en las organizaciones, las cuales son propias de la implementación de tecnología sin rigurosidad de las reglas y principios archivísticos:
- Se adquiere tecnología, sistemas de información o herramientas donde se crea, gestiona y comunica información, datos y documentos que escapan del control del área de gestión documental.
- Las organizaciones tienen sistemas de información completamente desligados de los procesos y procedimientos, o desligados de otros sistemas de información, es decir, sistemas aislados.
- Se abren medios de comunicación nuevos para los usuarios, clientes y/o ciudadanos como es el caso de: chats, e-mail, redes sociales, entre otros, sin ningún control de la producción documental que se da a través de estos.
- Se crean, gestionan y comunican documentos electrónicos, que carecen de mecanismos que aseguren su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
Las organizaciones están plagadas de prácticas como: crear documentos electrónicos en sistemas de información, luego estos documentos se imprimen, en muchos casos para ser firmados, para luego ser digitalizados, se imprimen posteriormente un par de veces más, y seguramente, se crearán una docena de copias electrónicas “para que no se vaya a perder la información”.
Las organizaciones en diferentes áreas “oficinas” tienen disquetes, CDs, DVDs, cintas magnéticas, discos duros y otros medios de almacenamiento con documentos, presentándose una de las siguientes situaciones: a) no sabían que eso debería estar en el área de archivo o de gestión documental; b) no saben qué información contienen; c) la vida útil de estos dispositivos ya terminó y posiblemente la información que contenían ya se perdió, o d) todas las anteriores.
El conocimiento respecto a la preservación digital se limita a la conservación física de los medios de almacenamiento magnéticos, ópticos o de dispositivos en estado sólido, la cual trata de mediarse a través de estrategias de preservación digital que no se aplican. Cuentan con fondos electrónicos acumulados, créanme, acá hay una oportunidad gigantesca de negocio. Han perdido o están perdiendo datos, información o documentos electrónicos porque desconocen los riesgos que los afectan y/o desconocen estrategias de preservación. Las personas que son cabeza de las áreas o en posiciones estratégicas de la organización, desconocen completamente de mecanismos que les den valor probatorio a los documentos electrónicos y mucho menos de mecanismos para preservarlos. El archivista o profesional de la información asumió una actitud pasiva respecto a su cargo y espera a que le lleven los documentos a su área, a través de procesos de transferencia para ser procesados en los archivos centrales.
En algunas organizaciones se presentan una, dos o varias de estas problemáticas, y en otras se dan todas, incluyendo problemáticas que no están acá descritas, claro, estas problemáticas y otras no se presentan solo por nuestra culpa, también se han presentado vacíos normativos y hasta de buenas prácticas, o incapacidad de las organizaciones colombianas para asimilarlas rápidamente, pero debemos entender que esto se da por la velocidad con la que las TIC se han tomado nuestro que hacer.
Me parece que la problemática ya está suficientemente expuesta, y este escrito no contiene ninguna luz al final del túnel que de ánimo para afrontar la problemática presentada, prometo escribir una segunda parte para mostrar un camino que pueda ser de utilidad para afrontar este reto, o por lo menos, permita adquirir nuevas competencias útiles, sin embargo, en el siguiente párrafo dejo un par de invitaciones, puede considerarlos unos pasos iniciales en el camino de la transformación en la gestión documental.
Como profesionales de la información debemos entender que las TIC representan nuestro mayor reto, el cambio es radical y exige profesionales con nuevas competencias, invito, a que no tomemos posiciones facilistas, considerando que nuestros conocimientos y la forma como hemos hecho las cosas son suficientes para seguir en el mercado laboral y aprovechar las oportunidades que se presentan, también invitó, a asumir estos retos y las problemáticas presentes en las organizaciones, pues cuando nos desentendemos de estos, otros profesionales los asumirán y nuestro rol se verá tremendamente reducido, convirtiéndonos en profesionales poco prioritarios en las entidades donde desarrollamos nuestra labor, adicionalmente, seremos responsables de los casos que posteriormente se presentan.
John Jairo Gutiérrez
Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecología de la Pontificia Universidad Javeriana. Director de Gobierno y Administración Electrónica S.A.S. – GOADE S.A.S. y contratista de varias entidades públicas.