Las entidades y empresas han tenido que adaptar sus procesos, procedimientos y en algunos casos ajustar su modelo de negocio debido a la situación de emergencia generada por la pandemia con el fin de cumplir sus objetivos, de todas formas, y aunque la situación de emergencia sigue presente, las organizaciones simplemente no pueden detenerse, deben desarrollar sus actividades para existir, esto implica que se produzcan nuevos documentos, por su puesto estos documentos son elaborados por los funcionarios y contratistas desde su hogar, el cual se transformó en su nuevo puesto de trabajo y son gestionados a través de las herramientas tecnológicas a las que se tenga alcance. Así que, para permitir que las entidades sigan cumpliendo sus funciones, el estado procuró especificar y regular las características que deben tener los documentos firmados en dichas circunstancias. Por esta razón, el gobierno expide el decreto 1287, en relación con los documentos producidos para las entidades públicas y menciona aspectos respecto a la seguridad, autenticidad y validez de estos.
El objetivo del Decreto 1287 de 2020 es regular y especificar las características de los “documentos, actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa y digitalizada.” Es decir, que estas firmas serán válidas para la ejecución de las actividades misionales y administrativas de las organizaciones y mientras se retorne a las actividades presenciales, siguiendo las directrices dadas por el Archivo General de la Nación en materia de gestión documental y del gobierno nacional en cuanto al tratamiento de la situación de emergencia. Y además de estas, el estado propone cinco aspectos que se deberán tener en cuenta:
- Se debe hacer uso de mecanismos tecnológicos para que los documentos estén blindados jurídica y técnicamente en medios electrónicos y así velar por su integridad, autenticidad y disponibilidad.
- Todas las decisiones, providencias y actos efectuados y autorizados mediante una firma digitalizada o autógrafa mecánica, se deben comunicar a través de medios electrónicos, como por ejemplo paginas web, ventanillas electrónicas, correos electrónicos, o en su defecto hacer uso de otro mecanismo que permita comunicar tales decisiones.
- Se deben aplicar los procedimientos indicados por el Archivo General de la Nación respecto al manejo de documentos producidos y gestionados durante el trabajo en casa, además se debe tener en cuenta la incorporación de estos al expediente una vez se retomen las actividades laborales en las entidades.
- En el momento en que se estén organizando los documentos que se deben incorporar a determinado expediente, validar si es necesario imprimir o tomar firmas manuscritas.
- Una vez se supere la emergencia sanitaria, se debe tener en cuenta la clasificación de los documentos de acuerdo con su Tabla de retención Documental, así como también se debe actualizar la hoja de control y el Inventario Documental. En el caso de los documentos electrónicos de Archivo, estos deben incluirse en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para que el índice electrónico esté actualizado.
Revisando la información y lineamientos contenidos en este Decreto debemos entender que las Entidades deben conformar sus expedientes como una obligación de los funcionarios y contratistas, los documentos que conforman estos expedientes deben cumplir con los requisitos necesarios de valor probatorio, así como con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, entonces, si se trata de documentos físicos deben cumplir con los requisitos de firmas de los documentos físicos y registrados en los instrumentos archivísticos, y si son documentos electrónicos, deben cumplir con los requisitos de firmas electrónicas y digitales (por favor no confundamos la firma digital con la firma digitalizada), estar en un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA y contar con el índice electrónico.
Tengamos en cuenta que la aprobación de la firma digitalizada o escaneada, el uso de ciertas herramientas tecnológicas se da por la situación de emergencia generada por el COVID-19, por lo tanto, se trata de medidas transitorias, TEMPORALES, que tienen como fin que las Entidades puedan operar, pero no necesariamente estos documentos cumplen con los requisitos para conformar los expedientes, por eso este Decreto 1287 de 2020 brinda estos lineamientos, nuestra recomendación es: Si la entidad una vez superada la situación de emergencia generada por el COVID-19 decide imprimir documentos y recoger firmas manuscritas en nuevos documentos para reemplazar los generados durante la situación de emergencia, la organización debería guardar los dos documentos, pues aunque el primero no cuente con firmas que le brinden valor probatorio, si son los documentos con los cuales se ejecutaron o aprobaron las decisiones de la Entidad.
Autores:
Paula Navarro Alvarado
John Jairo Gutiérrez