Este reconocido modelo surge de la necesidad de preservar los documentos digitales producidos en la NASA, alrededor de los años 90. De hecho, imágenes originales del primer alunizaje del hombre a la luna, o algunos registros del Apolo 11 en 1969 se perdieron y por esta razón la organización se preocupó por definir las primeras bases de la preservación digital.

Como resultado surgió un modelo de referencia llamado “Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)” el cual fue publicado en enero de 2003, y poco después se estableció como norma ISO 14721:2003. Este producto llego a imponerse como un estándar, un modelo de alto nivel, una referencia global y “significó un paso importante hacia la normalización en materia de preservación digital” (Cruz & Díez ,2015)

El “OAIS es un modelo teórico que indica qué funciones han de soportar los sistemas de preservación digital, sin importar qué tipo de datos custodian ni a qué tipo de actividad u organización se refieren. No es por tanto un software, un hardware, un formato o unas normas de codificación. OAIS describe seis grandes bloques de procesos dentro de un archivo de preservación digital.” (Térmens, M,2015)

Imagen tomada de “Sistema de Archivo Abierto (OAIS): Luces y sombras de un modelo de referencia”, p 230.  2015.

Estos seis grandes bloques son: el ingreso o ingesta, donde los ficheros llegan procedentes de los productores, la segunda parte es la instalación (en otros textos se conoce como almacenamiento), la gestión de datos, el acceso y difusión.  Entre cada bloque hay paquetes de información con ciertas características de acuerdo con el proceso en el que se encuentren, estos paquetes son el SIP o Paquete de Información Enviada, el AIP o Paquete de Información de Archivo y el DIP o Paquete de Información de Diseminación.

Sin embargo, este modelo presenta algunas limitaciones y es que no es muy específico respecto a cómo ejecutar los procesos que propone, es decir, al ser tan general presenta vacíos al momento de aplicarse en una organización. Por otro lado, esto podría resultar ventajoso porque dadas las diferencias entre las organizaciones, estas pueden adaptar el modelo a sus necesidades sin tener que cambiar la naturaleza de este, es decir, si se quiere evitar la ambigüedad, las entidades deben definir qué significan los procesos del modelo y como se aplican en relación con su objetivo, actividades y funciones particulares.

 Esto lleva a preguntarse ¿Hasta qué punto es aplicable el OAIS? Algo importante para tener en cuenta es que este modelo no es un conjunto de requisitos que se pueden verificar una vez están cumplidos porque es un modelo de referencia, no es lo suficientemente especifico, se trata más de una serie de funciones y condiciones que deberían cumplirse independientemente de la forma en que se materialice, registre o disponga. (Cruz & Díez ,2015)

Además, este modelo difiere un poco con otros sistemas en funcionamiento en las organizaciones a pesar de que en cierta medida exista un complemento. Por ejemplo, con un SGDEA, un ECM e incluso con modelos aplicados como el MOREQ. De hecho, un MOREQ es mucho más específico que el OAIS, pues cubre aspectos relacionados a la captura de los documentos, a los metadatos, seguridad de los documentos, clasificación, pistas de auditoría, trabajo en flujo, búsquedas, mientras que el OAIS no, pues tiene más en cuenta algunos metadatos técnicos de los registros y no mucho en relación con su ciclo de vida. 

En conclusión, debido a que este modelo no orienta de manera específica como se puede implementar, se requiere integrar especificaciones, directrices o políticas que complementen esos seis bloques de procesos mencionados antes, sí realmente se quiere lograr la integridad, la preservación, autenticidad y validez de los documentos durante el tiempo.

En sí, el OAIS “no es una caja de herramientas, ni una aplicación, ni es sólo tecnología” sino una recomendación a seguir, y un modelo terminológico que da las bases conceptuales para poner en marcha un sistema que permita la preservación a largo plazo. Sin embargo, no es la única referencia dado que este modelo dio lugar a la creación de muchos otros como Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard, XML Formatted Data Unit (XFDU), Structure and Construction Rules, Producer Archive Interface Specification (PAIS).

Autor(a): Paula Navarro Alvarado

Revisión: John Jairo Gutiérrez

Referencias

Térmens,M. (2014.). Preservación digital. El profesional de la información.

Cruz, J & Díez, C. (2015). Sistema de Archivo Abierto (OAIS): Luces y sombras de un modelo de referencia. Investigación bibliotecológica. Vol. 30, Núm. 70

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

9 + 1 =