Acorde con la misión del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado “formular y liderar la Política de Archivos y de Gestión Documental en el territorio nacional, referente de la gestión pública para salvaguardar y difundir el patrimonio documental como herramienta para la transparencia y el acceso a la información pública”, se propuso un modelo que sirviera de referencia para el desarrollo de la función archivística en las Entidades, que se llama Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos, el cual brinda una visión integral acerca del panorama archivístico que se debe abordar en el marco de la gestión institucional, con un enfoque articulador que facilita el desarrollo de la función archivística, estructurado en cinco componentes.
Este modelo, se convierte en un marco de referencia y un esquema para la correcta implementación de la política de gestión documental y administración de archivos en las entidades públicas, el cual se caracteriza por identificar como ya se mencionó cinco componentes: el estratégico, administración de archivos, procesos de la gestión documental, tecnológico y cultural.
Si bien este producto se publicó en el año 2018, este se tuvo que actualizar dadas las circunstancias cambiantes en el contexto nacional e internacional y recién en el mes de noviembre de 2020 se publicó la segunda versión.
Destacamos que este Modelo se convierte en un referente importante de la Gestión documental, su proceso de concepción ha sido arduo, basándose en la primera versión publicada en el 2018, en la experiencia de aplicación en diferentes entidades, apoyándose y profundizando en la normatividad vigente, y en la consulta y análisis de otros modelos similares. Las entidades cuentan ahora con un Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos mucho más desarrollado y efectivo.
La estructura del modelo es sencilla y fácil de adaptar, ya que permite saber qué se necesita en cada componente, que productos se deben originar y cómo se puede evaluar el nivel de la entidad respecto al producto requerido, también permite identificar las actividades, los lineamientos y las herramientas necesarias para mejorar la función archivística.
Para visualizar de manera más clara cómo se aplica la estructura del modelo, citamos un ejemplo a partir del manual. Se identifica el componente estratégico, que subdivisiones tiene con el fin de abordar de manera más específica algunas vertientes, como lo es en este caso la planeación de la función archivística, la planeación estratégica y el control, evaluación y seguimiento.
Así mismo, el modelo nos indica que resultados tangibles o intangibles se deben obtener a partir de cada subdivisión. Posteriormente, podemos evaluar el nivel de ese producto, las actividades que se deben realizar para mejorar el producto, y finalmente los lineamientos y herramientas a tener en cuenta.
Al aplicar este modelo, se puede medir el avance (madurez) de la entidad respecto a la función archivística, identificar su nivel de madurez e incluso oportunidades de mejora. Según el AGN, tal medición ayudará a que las entidades implementen las estrategias pertinentes para tener un nivel de madurez más alto en cada uno de los componentes descritos del modelo. En conclusión, las entidades tendrán una mejor perspectiva de su situación con relación al cumplimiento de la política archivística.
Imágenes tomadas del documento MGDA: Modelo de Gestión Documental y Archivos. Versión 2.0. Bogotá – noviembre 2020 de Archivo General de la Nación.