Congreso de la República. Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. (marzo 6)

La Ley 1712 de 2014 de transparencia regula lo relacionado con el derecho al acceso de la información pública, es decir, a la información producida por organismos públicos y a la cual los ciudadanos tenemos derecho de acceder, consultar y conocer. Para comprender la importancia de la transparencia en Colombia, es importante abordarlo desde su definición, es un valor que se refiere a que las actuaciones efectuadas por cualquier persona natural o jurídica, se hacen de manera honesta, íntegra, correcta, sin ocultar datos o hechos importantes para la comprensión de esas actuaciones. La Ley 1712 es en ese sentido un salto relevante en materia de transparencia para Colombia, pues permite el control ciudadano a las actuaciones de las organizaciones, funcionarios y contratistas. 

Es importante diferenciar y recordar el tipo de información que los ciudadanos tienen derecho a consultar, en este caso es a la de carácter público. Según el artículo 6 de la Ley 1712 de 2014 se entiende por información pública como toda “información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.” Por otro lado, también se define la información pública clasificada “que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado” , y finalmente la información pública reservada, que es aquella que “estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la 9: Libertad y Orden ciudadanía por daño a intereses públicos”.

¿A quiénes aplica?

Artículo 5°. Ámbito de aplicación. Las disposiciones de esta ley serán aplicables a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados:

a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital;

b) Los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control;

c) Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público;

d) Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función;

 e) Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos;

 f) Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público. Las personas naturales o jurídicas que reciban o intermedien fondos o beneficios públicos territoriales y nacionales y 8: LEY 1712 DE 2014 no cumplan ninguno de los otros requisitos para ser considerados sujetos obligados, sólo deberán cumplir con la presente ley respecto de aquella información que se produzca en relación con fondos públicos que reciban o intermedien.

Parágrafo 1°. No serán sujetos obligados aquellas personas naturales o jurídicas de carácter privado que sean usuarios de información pública.

Sin pretender ahondar en temas políticos, es un hecho que, en Colombia, o cualquier país latinoamericano ocurren con frecuencia irregularidades en la gestión pública, bien sea de carácter económico, laboral o en la administración de otros recursos. El asumir políticas de transparencia de acceso a los documentos y a la información pública que facilitan el control ciudadano, fortalece a las instituciones públicas y privadas con funciones públicas, reduciendo la corrupción, mejorando la percepción de los ciudadanos y sus condiciones de vida. La Ley de transparencia y acceso a la información pública exhorta a las entidades a hacer pública la información verídica y auténtica, que coherentemente concuerde con las actividades o procesos donde se produjo, sin embargo, el hecho de que exista la ley no siempre significa que haya agentes que hagan cumplirla o la cumplan acorde a lo estipulado en sus lineamientos. 

Dado que la información tiene un carácter probatorio, es necesario que la que se produce en las entidades cumpla con un valor de transparencia, lo cual garantiza la seguridad, la confianza, la ventaja competitiva, y basándose en información veraz se da lugar al progreso en una organización. Pero ¿Cómo se mide la transparencia en Colombia?, desde el año 2012 el país tiene un observatorio de transparencia y anticorrupción “encargado de diseñar herramientas para la medición y análisis del fenómeno de la corrupción, a partir de la interacción entre entidades públicas y privadas, ciudadanos, y organizaciones del orden nacional y territorial, para contribuir a elevar el nivel de transparencia en la gestión pública.” (Observatorio de transparencia y anticorrupción, 2020)

Este observatorio es un grupo proveniente de la Secretaría de Presidencia de la República,  y sus principales objetivos son medir, donde se recopilan y analizan indicadores sobre transparencia y anticorrupción; educar, donde se brindan herramientas para promover la razón de ser del observatorio; dialogar, para brindar espacios de diálogo entre la ciudadanía, la academia y servidores públicos; y finalmente, innovar,  donde se utiliza “la tecnología, ciencia de datos e interoperabilidad de fuentes de información para generar alertas tempranas”.

Con el fin de comunicar los esfuerzos realizados por el observatorio, este presenta las mediciones que se actualizan cada año (puede revisar los resultados en https://bit.ly/36lFWjO)  , las cuales son:

  1. ​Análisis de las denuncias por casos de corrupción.
  2. Análisis del acompañamiento en materia de ​Control Social
  3. Indicador de gestión Comisiones Regionales de Moralización (CRM)
  4. Indicador de avance: Alianza para el Gobierno Abierto (AGA)
  5. Indicador de avance: Convención de Naciones Unidas contra la Corrupción (UNCAC)​
  6. Indicador de avance: convenciones anti cohecho de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE)​
  7. Indicador de avance: Política Pública Integral Anticorrupción (PPIA)

Es importante que como profesionales reconozcamos que la información tiene poder para que se tomen decisiones, impacta sobre los comportamientos y juicios de su receptor,  tiene un valor y es un activo para muchas organizaciones y así mismo tiene un significado, una vigencia y una validez. Por lo tanto, si se manipula erróneamente y se acomoda para obtener cierto resultado estaremos faltando a un principio ético, y al principio de buena fe expuesto en la Ley 1712 de 2014. 

El rol de los profesionales de la información y/o archivistas en relación con la política de transparencia y acceso a la información pública, esta relacionado con el apoyo en el desarrollo y publicación de los instrumentos de “transparencia y gestión de información pública”, asegurando que estos instrumentos sean efectivos y aplicables en la entidad, que reflejen la información y los documentos producidos y que puedan ser aprovechables por los entes de control y los ciudadanos que desean acceder y consultar dicha información. Adicionalmente, el entender a los archivos como el instrumento de gestión y acceso a los documentos e información.

Artículo 16. Archivos. En su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación.

Los archivos tienen cada día mayor relevancia en las organizaciones apoyados por el marco normativo emitido en relación a gobierno digital, transparencia, acceso a la información, patrimonio cultural y documental de las organizaciones y el país, cada día es más relevante que los archivos sean gestionados por profesionales con perfiles estratégicos y apoyados por profesionales con perfiles técnicos, que estén en capacidad de posicionar sus áreas de forma estratégica y aplicar los instrumentos técnicos y tecnológicos de la gestión documental.

Autores: Paula Navarro Alvarado Y John Gutiérrez Garzón

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