Como sabemos, un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) es un conjunto de herramientas que se articulan con la finalidad de constituir un sistema seguro para los documentos electrónicos de archivos, y también para ser el espacio donde se puedan conformar sus respectivos expedientes.

Este sistema tiene funciones especiales como la producción, captura, recepción, repositorio de documentos, y permite gestionarlos, tramitarlos y consultarlos según lo requiera la Entidad.  Así mismo, el SGDEA debe asegurar que los documentos tengan sus características esenciales, como la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

Sin embargo, la tarea de implementarlos no es sencilla pues se trata de un proyecto que debe planearse correctamente, y que puede tomar un tiempo considerable dependiendo del nivel de madurez que tenga la entidad respecto a la función archivística y la transformación digital. A medida que avance la implementación van a surgir retos y desafíos, por lo que lo ideal es hacer un plan de gestión del riesgo para identificarlos, analizarlos, preverlos y anticiparlos. 

Algunos de los retos más frecuentes son los siguientes:

  • Estructuración de los lineamientos bajo los que operará la gestión documental electrónica en la entidad.

Para implementar un SGDEA, la entidad debe tener un buen nivel en su función archivística “Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente” (Archivo General de la Nación, 2020).  Es decir, debe haber una alineación de los instrumentos archivísticos con el proyecto de implementación, además estos deben estar actualizados y aprobados. De lo contrario, será necesario actualizar y fortalecer los instrumentos requeridos para que la entidad se encuentre lista para la implementación de un SGDEA.

Por ejemplo, algunas herramientas documentales que se deben considerar para estructurar los lineamientos con los que operará el sistema son, políticas de gestión documental, programa de gestión de documentos electrónicos de archivo, modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, entre otros.

  • Errores en estimación de presupuesto

El no hacer una buena planeación en el marco presupuestal ocasionaría que se tenga que reestructurar el proyecto, ya que no necesariamente la entidad tenga el recurso financiero necesario para adquirir lo que se requiere para la implementación. Es decir, que podría existir una limitante para ejecutar el proyecto de manera plena.

  • Falta de experiencia por parte del equipo de trabajo

La falta de experiencia puede ocasionar errores constantes en relación con el sistema, la producción del documento electrónico, conformación de expedientes, y a la transformación digital de la Entidad, lo cual evidenciaría incapacidad para resolver problemas y demoras en el progreso del proyecto y habría un retraso en cuestión de tiempo.

  • La conformación de un equipo interdisciplinario

Para lograr la implementación exitosa de un SGDEA, es necesario conformar un equipo de diferentes disciplinas para apoyar, supervisar y dirigir dicho proceso desde la perspectiva de las áreas diferentes. Por ejemplo, más allá de requerir profesionales del área archivística, también son importantes los ingenieros de sistemas y abogados. Por lo que, puede haber retos para encontrar profesionales capacitados, o desafíos al lograr trabajo en equipo con profesionales de otras disciplinas.

  • Cambio en políticas de gestión

Cuando hay cambios drásticos en un entorno normativo o legal, esto puede afectar algunas metas y objetivos del proyecto y por lo tanto retrasar la ejecución y desarrollo del mismo.

  • Adquisición de software

Si no se analizan adecuadamente las necesidades de la organización, no se determinará el software que realmente la entidad necesita, por lo tanto, se podría llegar a adquirir herramientas tecnológicas innecesarias.

También existen casos en donde si se identifican y analizan bien las necesidades de la entidad, pero no se estudia bien el producto (software) lo que llevaría a adquirir un sistema insuficiente.

  • Falta de comunicación

En primer lugar, es un reto común que los profesionales en Ciencia de la Información o Archivistas tengan dificultades para la comunicación entre el equipo interdisciplinario, lo que demanda de ellos la capacidad para expresar de manera clara sus ideas y necesidades para que se pueda trabajar con entendimiento. En segundo lugar, es posible que existan dificultades en la comunicación entre el mismo equipo de trabajo, o entre ellos y la alta dirección. Tercero, es posible que existan las mismas dificultades con el usuario final que hará uso del sistema.

  • Desafíos para obtener el apoyo de la alta dirección

Otro riesgo que puede ocurrir es que haya dificultades para lograr que la alta dirección manifieste su compromiso con el proyecto, y que evidencie su apoyo en el desarrollo del mismo.

Estos son los retos más comunes y que están identificados por el Archivo General de la Nación, sin embargo, cada Entidad es un mundo diferente, con necesidades, particularidades y objetivos distintos, por lo que los riesgos pueden variar. Lo ideal es tener un plan de gestión del riesgo, para planificar la respuesta a los mismos y tener opciones y acciones listas para cuando el riesgo se presente.

¿Y tú, conoces un reto diferente?

Autora: Paula Navarro Alvarado

Revisión: John Gutiérrez Garzón

Un comentario en «Retos en la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA.»
  1. Gracias por sus aportes, para hacer de la Gestión Documental aun mas eficiente en las instituciones publicas… Soy una permanente lectora de sus articulo, que son un referente para aumentar mis conocimientos en este temas tan trascendental como es la Archivistica…Un abrazo ..Carmen Diaz..

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