De manera sencilla, un esquema de metadatos se puede definir en archivística como un instrumento de la gestión documental que sirve para indicar los metadatos que serán asignados a cada tipología documental que hacen parte de un expediente electrónico, estos se pueden representar a manera de tabla o en un formato de etiquetas como el Extensible Markup Language (XML), u otros esquemas de etiquetas similares.
Acorde a lo establecido por el Archivo General de la Nación, el Esquema de Metadatos consiste en “mostrar de manera lógica las relaciones entre los diferentes componentes del conjunto de metadatos, a través de reglas para el uso y gestión específicamente relacionadas con la semántica, la sintaxis y la obligatoriedad de los valores” (Archivo General de la Nación, s.f)
El esquema de metadatos es útil porque facilita la interoperabilidad, el control de los documentos, su identificación y recuperación, también asegura el mantenimiento de estos, permite la preservación digital a largo plazo, y brinda características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a los documentos electrónicos, entre otros.
Para diseñar un esquema de metadatos hay que tener en cuenta las siguientes actividades:
- Definir el alcance
Se debe identificar a qué tipo de información, documentos y formatos, se le incorporarán metadatos, por ejemplo, videos, imágenes, texto, audios, etc. Así como también se debe definir el sistema de gestión con el que el esquema de metadatos debe interactuar, aunque es importante precisar que el esquema de metadatos debe ser una herramienta en capacidad de funcionar independientemente del sistema de información, Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, o software que se use para la gestión de los documentos, sin embargo, es relevante que se cuente con metadatos que identifican estas herramientas tecnológicas usadas.
- Definir la metodología
Para formular la metodología, el AGN recomienda el conjunto de normas de la ISO 23081, ya que presenta un modelo y una base sólida para la gestión de metadatos. También se encuentra el Esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico (e- EMGDE) desarrollado por la Dirección General de Modernización Administrativa del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas de España. Existen en el mundo muchos esquemas de metadatos que son apoyados por diferentes organizaciones de carácter nacional en sus países y algunos son apoyados por organizaciones de relevancia y tradición en Bibliotecología y/o Archivística, es el caso de los esquemas elaborados o apoyados por la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos (Library of Congress), como son: MARCXML, MODS, MADS, METS, los cuales tienen diferentes alcances, características y usos.
- Determinar los elementos del esquema de metadatos.
Se deben determinar elementos como las entidades, los niveles de agrupación, los vínculos entre estos, como lo son: la herencia y la interdependencia, se deben definir las acciones que se realizarán sobre los documentos y que actividades surgen a partir de estas.
Para más información sobre los componentes de un esquema de metadatos consulte nuestra infografía https://laeradigital.blog/recursos/
- Establecer las relaciones entre los metadatos
Este proceso consiste en identificar los elementos del esquema y relacionarlos para así entender su secuencia lógica. Por ejemplo, si se tiene un documento (contrato), es necesario saber quién lo produjo, a qué actividad o proceso hace referencia y que función cumple. Es decir, se requiere definir la secuencia de elementos que definan la acción, el agente, la entidad, los resultados de la acción y la fecha de acción.
- Definir la codificación del esquema de metadatos
Para definir la codificación de los metadatos se debe
- Establecer protocolos y reglas sintácticas de codificación
- “Identificar cuales elementos de metadatos requieren esquemas de codificación, por ejemplo, agrupaciones como series documentales (entidad documento) o grupos de trabajo (entidades agentes)”
- Tener como referencia las clasificaciones, codificaciones o listas que la entidad tenga formuladas para las funciones o grupos de trabajo.
- Definir reglas
En este paso se deben definir las reglas que ayudarán a conformar los elementos del esquema de metadatos, por ejemplo la sintaxis; los elementos automáticos, es decir, si un metadato debería ser producido automáticamente por el sistema; los elementos obligatorios u opcionales para el esquema; la incidencia “determinar cuántas veces se puede repetir un metadato, por ejemplo: fecha”; la herencia de los metadatos, la cual ocurre cuando un documento de una agrupación hereda los elementos de una agrupación; y finalmente la interdependencia, donde se determina en qué casos existe una relación de dependencia entre algunos grupos de metadatos.
- Esquema legible por máquina
Dado que el esquema de metadatos debe ser procesado por máquinas, se requiere de un lenguaje que sea legible y que favorezca la interoperabilidad y usabilidad de los documentos, así como mantener la precisión y lógica del esquema. Hay varios sistemas que permiten la legibilidad por máquina, como son: JSON (acrónimo de JavaScript Object Notation, «notación de objeto de JavaScript») es un formato de texto sencillo para el intercambio de datos. Y XML. Este acrónimo significa Extensible Markup Language, que es un lenguaje de marcado que define un conjunto de reglas para la codificación de documentos.