Existen varias experiencias exitosas relacionadas con la implementación de la Gestión Documental Electrónica (Documentos y expediente electrónico) en Colombia. Varias iniciativas que se han desarrollan en el contexto nacional, en el ámbito de las entidades públicas y privadas con funciones públicas han mostrado la importancia de la transformación digital del que hacer archivístico y son referente para el país.
Este documento pretende recoger las experiencias de varios profesionales en relación a la implementación de la Gestión Documental Electrónica, además también aporta una visión integral de las instituciones y de las políticas de gestión y desempeño establecidas en el marco de MiPG, dado que la gestión documental pasa a ser un proceso que tradicionalmente es considerado operativo, a ser un proceso de nivel estratégico y táctico, parte estructural de la arquitectura de negocio de las Entidades. Así mismo, pasa de ser un proceso centrado en el hacer, viéndolo desde el ciclo PHVA a un proceso centrado en la Planeación, la verificación y la mejora, lo que implica necesariamente el cambio de rol de los profesionales, tecnólogos y técnicos, lo que implica reaprender nuevas prácticas y desarrollar nuevas competencias, ya que lo que se plantea en la teoría dista de forma importante de lo que sucede en la realidad
Los objetivos de este estudio y sistematización de experiencias son los siguientes:
Objetivo General Analizar la experiencia relacionada con la implementación de gestión documental electrónica en entidades estatales, identificando las posibles brechas que se presentan en relación con los lineamientos y teoría frente a la experiencia práctica.
Objetivos Específicos
Analizar la experiencia relacionada con la implementación de gestión documental electrónica en entidades estatales, identificando las posibles brechas que se presentan en relación con los lineamientos y teoría frente a la experiencia práctica.
Dar cuenta del proceso de implementación en sus etapas y procesos, así como de los roles que desempeña un profesional en Ciencias de la Información y/o Archivistas.
Registrar la experiencia de implementación de la gestión documental electrónica en las entidades del estado.
Metodología
Para la recolección de información y experiencias de otros profesionales de Ciencias de la Información y/o Archivística, que permitieran enriquecer la sistematización, se hizo uso de una entrevista, en la cual se hicieron preguntas que permitieran exponer las experiencias de estos profesionales en las actividades y proyectos relacionados con la gestión documental electrónica en que participaron. Las preguntas aplicadas son las siguientes:
- ¿Cuál ha sido su experiencia en relación con la creación de la política en materia de gestión documental electrónica?
- ¿Cuáles son las consideraciones en relación con los aportes que hace un profesional en Ciencias de la Información y/o Archivística despliega en la construcción de la política de Gestión Documental Electrónica?
- ¿Cuál ha sido su participación en los proyectos y procesos de implementación de la gestión documental electrónica?
- ¿Cuáles considera que son las expectativas que se tienen de un profesional en Ciencias de la Información o Archivística al participar en un proyecto de implementación de gestión documental electrónica?
Estructura de la sistematización
La sistematización de esta experiencia se encuentra dividida en dos partes, así:
- La experiencia en la construcción de la política relacionada con la gestión documental electrónica, desarrollada en el ente rector de la política archivística en Colombia.
- La experiencia práctica en la implementación de la gestión documental electrónica en entidades del estado colombiano.
Consideramos relevante hacer esta separación ya que puede entenderse que ambas experiencias son completamente diferentes, aunque se encuentren profundamente relacionadas, dada la necesidad imperativa de crear lineamientos bajo los cuales pueda operar la gestión documental en un ambiente de transformación digital, y la necesidad de las entidades de contar con dichos lineamientos, digerirlos e implementarlos en sus proyectos.
Parte 1: Experiencia desarrollada en la elaboración de la política pública, normatividad y lineamientos técnicos.
En 2011 bajo el gobierno del presidente Santos, se define la iniciativa Cero Papel del Estado Colombiano, en el marco de la cual se desarrolla la primera parte de la sistematización de la experiencia, ya que en el marco de esta iniciativa se articularon entidades del orden nacional entorno a hacer realidad la política de eficiencia administrativa y cero papel, así como la de racionalización de trámites.
Situación inicial – Base
Se contaba con la normatividad asociada a comercio electrónico, la Ley 527 de 1999 y la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000, así como sus decretos reglamentarios, normativa que estaba centrada principalmente para la gestión de documentos en soportes análogos, papel, microfichas, entre otros.
En agosto de 2010 el Gobierno Nacional creó la Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa y en el Plan Nacional de Desarrollo delegó en el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC) la implementación de la iniciativa Cero Papel, que requería una labor coordinada con el Archivo General de la Nación (AGN), la Dirección Nacional del Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).
La iniciativa Cero Papel fue el verdadero inicio de la gestión documental electrónica en el estado colombiano, y abrió la puerta para que, desde el ente rector de la política archivística en Colombia, se pensara en el desarrollo de lineamientos que les permitieran a las entidades la gestión de documentos y expedientes electrónicos. En este contexto los profesionales que registramos nuestra experiencia en este artículo desarrollamos nuestra actividad profesional, es decir, se necesitaba la creación de los lineamientos de la gestión documental electrónica y su difusión a las entidades públicas para su correcta implementación.
Intervención
La iniciativa Cero Papel tenía como objetivo establecer lineamientos para reducir el consumo de papel, centrado en la definición de lineamientos para contribuir a un estado más efectivo, eficiente y eficaz mediante la automatización de sus procesos internos y mediante estrategias de racionalización de trámites de cara a los ciudadanos.
Conforme la tarea encomendada por el Gobierno Nacional a MINTIC, este inicialmente elaboró un diagnóstico general y una definición preliminar de los pasos a seguir para su ejecución. En el segundo semestre de 2011, en articulación con el Archivo General de la Nación, se crearon las guías de buenas prácticas de Cero papel, con el objetivo de que las entidades públicas o privadas con función pública iniciaran la implementación de prácticas con miras a reducir el consumo de papel o hacer un uso racional de este como procesos de revisión y aprobación de documentos en línea, reemplazar las carteleras y el uso de papel por pantallas, entre otras; así como para fomentar el empezar a hacer un mejor y mayor aprovechamiento de las herramientas de tecnología disponibles en las Entidad como el correo electrónico, herramientas de ofimática y trabajo colaborativo o intranet entre otras.
Posteriormente en el 2012, se abordó la producción de documentos electrónicos y los sistemas para gestionar documentos electrónicos; en paralelo el MINTIC trabajo temas asociados a la automatización de procesos. En este año se inició la definición y publicación de la normativa y lineamientos técnicos necesarios para la implementación de la gestión documental electrónica con el objetivo de que el estado iniciará su despliegue y desarrollara buenas prácticas entorno a la producción documental electrónica, la gestión y custodia de documentos y expedientes electrónicos, la adopción de Sistemas de Gestión Documental (SGD) y su articulación o interoperabilidad con otros sistemas como los utilizados para la automatización de procesos y la habilitación de trámites y servicios digitales y su racionalización.
Con el apoyo del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias), se realizó el diseño de administración pública, en el marco de la cual se elaboraron seis guías técnicas sobre asuntos como documento electrónico, expediente electrónico, digitalización certificada y sistemas de gestión de documentos electrónicos. Material que fue utilizado como apoyo para socializar y sensibilizar a las entidades y sus funcionarios, sólo a nivel de talleres y seminarios presenciales se tuvo un alcance nacional de más de 1.300 funcionarios públicos que asistieron, a nivel campañas a través de redes sociales se llegó a otros miles de personas. En las diferentes estrategias se abrió la participación y cobertura a perfiles de nivel profesional, tecnológico y técnico, así como a diferentes disciplinas del conocimiento, incluyendo directivos. Un ejemplo de estas campañas está disponible en: https://www.mincultura.gov.co/prensa/noticias/Paginas/2012-10-18_50257.aspx
En los años posteriores a la fecha, el Archivo General de la Nación continúo expidiendo normativas asociadas a la gestión documental electrónica, hizo un proceso de reestructuración de la Entidad para dar soporte a estos nuevos retos, en su planeación institucional se han establecido acciones que abordan temas electrónicos y se continúan realizando talleres, seminarios y campañas en aras de fomentar la gestión documental y el cuidado del patrimonio digital del país, como la creación del Archivo Digital Nacional entre otras.
Los profesionales entrevistados han descrito que estas actividades en las cuales se desarrolló o se desarrolla la política archivística relacionada con la gestión de los documentos electrónicos de archivo, ha sido muy valiosa para el país, pues ha permitido la creación de lineamiento para el presente y el futuro de la archivística en Colombia, adicionalmente, han tenido la oportunidad de ser voceros de estos lineamientos en las diferentes entidades públicas, espacios académicos y principalmente brindándoles a los profesionales en Ciencias de la Información y/o Archivistas asistencia técnica, conceptos técnicos y guía respecto a la aplicación de estos lineamientos en las organizaciones.
Situación final
Conforme los informes oficiales del Gobierno Nacional, al 2014, mediciones basadas en entidades del orden nacional, se tenían los siguientes resultados:
- El 99,5% de las entidades habían implementado al menos una de las buenas prácticas para reducir el consumo de papel, el 84% de las entidades había iniciado la implementación de Gestión de Documentos Electrónicos y había automatizado el 49% de los procesos que se habían determinado en el diagnóstico eran susceptibles de automatizarse.
- El 91,9% de las entidades usó el correo electrónico para evitar impresiones injustificadas o hizo impresión a doble cara
- El 84,5% implemento acciones para el reciclaje del papel
- El 83,9% reutilizó el papel usado por una cara
- El 71,4% hizo lectura y corrección en pantalla antes de imprimir
- El 68,3% utilizó herramientas de colaboración
- El 63,4% acudió a Intranet para evitar impresiones
- Y el 60,9% usó aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo.
Adicionalmente, el 38% de las entidades sustituyó sus carteleras y material informativo o educativo, así como los documentos de sus sistemas de calidad, por documentos electrónicos y el 23% de ellas inició la sustitución de correspondencia con otras entidades, por documentos electrónicos.
A manera de conclusión, la iniciativa Cero Papel dio paso a la apropiación de la gestión electrónica de documentos por parte del estado, componente esencial de la transformación digital, pilar actual del Gobierno Digital, componente transversal para construir un Estado más eficiente, ágil y transparente.
Los profesionales entrevistados en conjunto han mostrado que estos indicadores son alentadores respecto a la aplicación de la política cero papel y el inicio de la gestión documental electrónica en Colombia, sin embargo, son conscientes que a nivel país estamos lejos de una implementación profunda que impacte la gestión archivística y que permita que las áreas de gestión documental se conviertan en transformadores de sus organizaciones. Adicionalmente, reconocen que hay brechas entre las organizaciones que puedan implementar estas políticas y las que no tengan la capacidad técnica, tecnológica, humana y financiera para hacerlo.
La segunda parte de la sistematización de experiencias, y las conclusiones de este estudio serán publicadas en el siguiente artículo, esperemos que estén atentos a la continuación.
Autores: Liliana Gutiérrez Garzón y John Jairo Gutiérrez Garzón
Revisión: Paula Navarro Alvarado
Bibliografía: República de Colombia. Centro de Innovación Pública Digital (2014) Iniciativa Cero papel MINTIC: Un Estado más ágil, eficiente, transparente y ambientalmente responsable. Tomado de: https://centrodeinnovacion.mintic.gov.co/es/experiencias/iniciativa-cero-papel-mintic#:~:text=La%20iniciativa%20Cero%20Papel%2C%20tiene,que%20prestan%20a%20los%20ciudadanos el 12 de septiembre de 2020.