La preservación digital es un “proceso archivístico” necesario en la gestión documental electrónica, según el Archivo General de la Nación consiste en un “conjunto de acciones y estrategias aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento”(2019). Este es un proceso transversal, es decir que, no solo debe planearse o considerarse al principio o al final de todas las actividades que engloban los procesos archivísticos, por el contrario, la preservación digital debe ser gestionada durante todos los procesos y actividades ejecutadas en la producción de los documentos y su gestión.
Es de suma importancia identificar cuáles son las actividades, estrategias o planes que debe ejecutar la organización acorde a sus necesidades, su fondo documental digital, etc. para proceder de manera correcta en cuanto a la preservación del conocimiento, para que así, futuras generaciones puedan acceder a él, además es una tarea desafiante ya que no solo se debe tener en cuenta el conocimiento registrado en soportes físicos, sino también documentos completamente digitales.
Con el fin de visualizar qué normativa colombiana existe como referente de la preservación digital, se hace un recorrido de algunas leyes, decretos, artículos y/o resoluciones, y así reconocer su impacto y relevancia en la normativa.
En primer lugar, la Ley 594 del año 2000, menciona muy poco sobre la preservación digital y en su lugar utiliza más el término “conservación”, que se refiere a los soportes físicos. En relación con esto, en el título XI se presentan algunos artículos sobre la conservación de documentos, mencionando aspectos sobre el sistema integrado de conservación, la calidad de los soportes para los documentos, y la reproducción de estos.
El Decreto 1080 del año 2015, al igual que la ley anterior no habla mucho sobre la preservación digital, si bien menciona el término preservación en algunas ocasiones, este aparece junto al término conservación el cual es aplicado más que todo a los bienes de interés cultural.
Sin embargo, en el Artículo 2.8.5.4.4 si se habla sobre el diseño de políticas para la gestión de documentos electrónicos de las entidades privadas, donde se deben incluir políticas de preservación y custodia digital, pero no se explican estrategias o modelos de preservación digital en forma.
En el Artículo 2.8.2.5.6 se hace mención que las entidades deberán crear una política de gestión documental donde se especifique de manera clara la gestión de documentos físicos, así como electrónicos, es decir, que también se debe establecer una metodología para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de los documentos.
El Decreto 1080 del año 2015 fortalece el marco legal colombiano en cuanto a la gestión de documentos y expedientes electrónicos, así como en cuanto a las herramientas tecnológicas necesarias y adecuadas para su gestión. Crea lineamientos relevantes sobre la política y necesidad de una Entidad en tomar acciones encaminadas a la preservación del conocimiento basado en recursos electrónicos o digitales.
Por otro lado, en el Acuerdo 006 del año 2014 del Archivo General de la Nación, específica en el Capítulo III todo lo relacionado a la preservación digital a largo plazo, haciendo referencia a qué es un plan de preservación digital y con qué elementos mínimos debería cumplir. Así mismo, especifica las acciones que se deben definir en la estructura del plan; brinda algunos aspectos sobre sus condiciones y riesgos, pero sin profundizar mucho en ello; define de manera breve las estrategias de preservación; y recalca que los procesos y procedimientos de la preservación digital deben ir incluidos en el plan, y para eso deben tener en cuenta algunos aspectos descritos en el artículo 23.
Otro elemento importante, es que la preservación digital se logra al implementar herramientas tecnológicas como lo son los Sistemas para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-SGDEA. Es por esto que en el Decreto 2106 de 2019 en el artículo 16, hace énfasis en que las autoridades deberán asegurar la conformación de expedientes electrónicos con características esenciales como integridad, fiabilidad, disponibilidad y autenticidad , y para lograr tal fin, se deben disponer de sistemas de gestión documental electrónica para que así se garantice la disponibilidad y acceso a largo plazo de la información.
A modo de complemento, el Acuerdo 003 del año 2015 del Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos” tiene el objetivo de reglamentar la gestión de documentos electrónicos en las entidades del Estado, donde se dan directrices sobre la disponibilidad de los documentos, así como sobre los repositorios digitales de los expedientes electrónicos.
Finalmente, el Archivo General de la Nación publicó el manual “Fundamentos de Preservación digital a largo plazo”, el cual brinda una conceptualización sobre qué es preservación, explica el modelo OAIS, y uno de sus aportes valiosos es que menciona las estrategias y técnicas de la preservación digital y también, esta temática es aplicada en el ámbito cultural.
En conclusión, en Colombia se está fortaleciendo el marco legal en relación con la preservación digital, seguramente se requiere el estructurar nuevas normas que les indique a las entidades la relevancia de mantener durante largos periodos de tiempo el acceso a los documentos y en qué contexto debe hacerse dicha preservación, y que adicionalmente cubran aspectos tecnológicos y de calidad. Buena parte del avance en preservación digital, se ha logrado gracias a la publicación de infografías, artículos y manuales emitidos por el ente regulador encargado de liderar la política de Archivos y de Gestión Documental en el territorio nacional, el Archivo General de la Nación.
En relación a las normas de buenas prácticas, es necesario aplicarlas desde un lenguaje accesible al contexto colombiano, ya que sus metodologías, actividades y estrategias de preservación facilitan a los profesionales la ejecución de actividades enfocadas a la preservación y accesibilidad a los documentos electrónicos de archivo