El Plan Institucional de Archivos – PINAR, es un instrumento relacionado a la planeación de la función archivística (es un documento de carácter estratégico), el cual beneficia a las entidades públicas o privadas con funciones públicas que lo formulen, ya que les permite establecer metas a corto, mediano y largo plazo en; de igual manera, les facilita el coordinar y articular planes, programas y proyectos relacionados a la gestión documental, así como garantizar el seguimiento, medición y mejora de estos.

Un aspecto importante es que las entidades y organismos públicos deben presentar un Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MiPG tal y como lo expresa el Decreto 1499 de 2017, para lo cual el Plan Institucional de Archivos resulta ser una herramienta para cumplir con los requisitos de dicho modelo, pues este se desarrolla a través de varias políticas de gestión, entre las cuales se encuentra una política enfocada únicamente para la gestión documental.

Imagen tomada de https://bit.ly/3kl68Si

Dado que una de las políticas de gestión que componen el MiPG es la “gestión documental”, el PINAR resulta ser un mecanismo para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento y evaluar dicho componente. 

En cuanto a cómo desarrollar este instrumento, el Archivo General de la Nación propone una metodología para su creación en el manual “Formulación del Plan institucional de Archivos – PINAR” del 2014, sin embargo, existen casos en que algunas entidades y profesionales prefieran adaptar esta metodología acorde a lo que cada entidad necesita. Por ejemplo, algunos prefieren desarrollar un DOFA (matriz o cuadro que permite establecer las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) para conocer el contexto y la situación actual de la entidad en términos archivísticos, en lugar de hacer un Diagnóstico Integral de Archivos, es decir el DOFA constituye su diagnóstico de archivo.

Recordemos que el PINAR engloba  las siguientes actividades para su formulación, primero; la identificación de la situación actual de la entidad, lo que involucra la elaboración de un diagnóstico, una auto-evaluación de la función archivística, un mapa de riesgos, entre otros elementos; segundo, la definición de aspectos críticos; tercero, la priorización de esos aspectos críticos utilizando las herramientas propuestas por el manual; cuarto, la formulación de la visión estratégica del PINAR, de objetivos , y de planes y proyectos; quinto, la construcción de un mapa de ruta que ayude a identificar el orden en que se ejecutarán dichos planes y proyectos; y finalmente, la construcción de una herramienta de seguimiento y control para las planes establecidos en el PINAR. (González Florez.J et al, 2014)[1] 

En el caso de la gestión documental electrónica y la transformación digital, esta puede estar presente en varios pasos de la formulación del PINAR, por ejemplo, dependiendo del nivel archivístico de la Entidad, algunos aspectos críticos pueden ser que no un marco de operación adecuado para los documentos electrónicos, que no exista un repositorio adecuado para el almacenamiento y consulta de los mismos, que no se tenga un control de acceso para ciertas tipologías documentales, que se tenga la necesidad de automatizar servicios para ahorrar tiempos e incrementar la satisfacción de los usuarios,  entre muchas otras posibilidades.

Es decir que, para potenciar la gestión documental electrónica en las Entidades, se pueden establecer nuevos planes y proyectos en el PINAR a partir de los aspectos críticos identificados, o también, se pueden articular a la planeación ya existente. Las propuestas pueden ser entre otras:

  • Desarrollar e implementar las herramientas para la gestión de documentos electrónicos de archivo
  • Concretar la normatividad para la gestión de documentos electrónicos
  • Diseñar un Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos
  • Diseñar un manual para la conformación de expedientes electrónicos.
  • Implementar mecanismo de valor probatorio
  • Implementar herramientas que permitan la preservación digital a largo plazo, etc.

Es decir que, un PINAR engloba elementos de la gestión documental orientados únicamente a documentación física, así como también se orienta a la documentación electrónica. Donde la inclusión de proyectos enfocados a mejorar o implementar la gestión documental electrónica, requiere que se tengan en cuenta ciertas variables que aseguren la ejecución de los proyectos:

  • Identificar aspectos críticos a nivel de tecnología, infraestructura y recursos técnicos en el Diagnóstico Integral de Archivos, algunas compañías prestan el servicio de diagnóstico especializado a nivel tecnológico alrededor de la gestión documental y enfocadas a la gestión de documento y expediente electrónico. 
  • Incluir en la planeación de los proyectos a los lideres del área u oficina de informática.
  • Asegurar los recursos técnicos, humanos, financieros que aseguren la ejecución de un proyecto. 
  • Tener en cuenta los tiempos que puede tomar la ejecución de una metodología de ejecución de un proyecto, en especial cuando se trata de proyectos de implementación. 
  • Establecer roles a nivel de lideres de ejecución del proyecto que involucre a las diferentes áreas involucradas en la entidad. 
  • Alinear los demás instrumentos archivísticos al PINAR en especial el Programa de Gestión Documental – PGD y los programas especiales.

En conclusión, un buen PINAR ayudará a la Entidad a identificar sus oportunidades de mejora e incrementar su nivel archivístico a partir de planes y proyectos propuestos, los cuales estarán enfocados en fortalecer las debilidades encontradas y hacerlo de manera realista, teniendo en cuenta el presupuesto de la entidad, garantizando el apoyo de la alta dirección, la ejecución del proyecto, así como su seguimiento y control. No olvidemos que uno de los pasos esenciales es, presentar el Plan Institucional de Archivos al ente regulador indicado, como puede ser el Comité de Archivos o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño para dar lugar a la aprobación del instrumento.

Sabemos que han surgido nuevas demandas y necesidades en este tiempo de pandemia, las organizaciones necesitan dar inicio a una transformación digital y en muchos casos no saben cómo hacerlo. Por eso, como profesionales debemos aprovechar estas brechas para potenciar nuestro rol, y así la relación entre la archivística y la transformación digital será reconocida en las Entidades, pues podrán identificar como los instrumentos archivísticos deberán diseñarse y/o articularse para dar lugar a la Gestión Documental Electrónica.

Referencias:

González Florez. J et al. (2014). Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos-PINAR. Archivo General de la Nación.


Autora: Paula Navarro Alvarado

Revisión: John Jairo Gutiérrez

2 comentarios en «Cómo articular la Gestión Documental Electrónica en el Plan Institucional de Archivos-PINAR.»
  1. Buena la informacion, es cierto que con la Pandemia las empresas se han vuelto más digitales y es necesario la implementación de lo que necesita el usuario. Es imperativo que se optimisen y se controle la información.

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