Desde la (Ley 594 de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Se autorizó a las Entidades públicas y a las privadas que cumplen funciones públicas, el uso de nuevas tecnologías (diferentes al papel) para la producción, administración y conservación de los archivos “ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.”

Esto les permitió a las entidades iniciar procesos de transformación incorporando tecnologías de la información y las comunicaciones que le facilitaran la ejecución de actividades y la producción de los registros de estas actividades (documentos), documentos que, son parte del archivo de la entidad, pero de un momento a otro dejaron de producirse en físico y se encontraban “disponibles” en un nuevo sistema de información. Esta implementación de nuevas tecnologías trajo muchos beneficios para las organizaciones, en especial en la ejecución de las actividades (sistematización e incluso automatización) pero también generó dificultades a nivel de la gestión documental, simplemente porque el país no contaba con herramientas a nivel normativo y técnico para una adecuada gestión documental electrónica, estas herramientas empezaron desarrollarse y publicarse entrada la segunda década del siglo XXI, lo que significó más de 10 años con un marco normativo insípido para la gestión de documentos y expedientes electrónicos. 

Para la gestión documental los principales problemas que generan estos sistemas de información son:

  • Usualmente estos sistemas de información se desarrollaron para ejecutar una actividad de los procesos de la organización por lo tanto están en capacidad de producir una tipología documental y no la totalidad del expediente.
  • Carencia de vinculo archivístico: Los documentos producidos y guardados en estos sistemas de información carecen de mecanismos que mantengan el vinculo archivístico con su respectivo expediente.
  • Orden del expediente: Carecen de mecanismos que aseguren el orden del expediente, usualmente se generan una o varias tipologías documentales y no cuentan con elementos que permita identificar en que parte del expediente se ubica dicha tipología. 
  • Carencia de mecanismos de valor probatorio: A pesar de que la Ley 549 de 2020 indicaba la necesidad de mantener en los documentos características de valor probatorio “PARÁGRAFO 1 Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.” Los mecanismos que se encuentran en estos sistemas de información usualmente son básicos, y se basan en accesos “firmas electrónicas” no embebidos en los documentos, es decir, puede asegurarse la autenticidad e integridad del documento mientras se consulte dentro del mismo sistema de información. 
  • Preservación digital: Estos sistemas de información carecen de mecanismos para la preservación digital, incluso, de muchos podría decirse cuentan con mecanismos “anti-preservación”, por ejemplo: carecen de metadatos, formatos de uso común, incluso usan formatos completamente ligados al sistema para su lectura, por lo tanto, el documento no sobrevive si el sistema no sobrevive, etc. 

A pesar que desde hace casi una década contamos con un marco legal y técnico “robusto” para hacer una adecuada gestión documental electrónica, la implementación de sistemas de información que pretenden producir y resguardar documentos electrónicos de archivo en entidades públicas, y que carecen de mecanismos adecuados para la gestión documental electrónica son el pan de cada día, por lo tanto, estas problemáticas anteriormente mencionadas pueden encontrarse en casi todas las entidades del estado. 

A través de esta publicación nos lanzamos a la posibilidad de identificar algunos requisitos mínimos que deberían cumplir estos sistemas de información, sin que estos sean o conformen un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, podrían incluso considerarse como un paso intermedio para que el sistema de información pase a ser parte de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. 

Requisitos mínimos de los documentos producidos

Los siguientes son los requisitos mínimos que deberían cumplir los documentos electrónicos producidos en estos sistemas de información.

Generales:

  • Los documentos se producen, se firman, se gestionan, comunican y guardan de forma electrónica dentro de los sistemas de información;
  • Mantienen su contenido estable, es decir, una vez son declarados documento de archivo, su contenido no cambia, no se agrega, ni se sustraen datos o información;
  • Cuentan con un vínculo archivístico que identifica a que expediente pertenece el documento, este vínculo archivístico se establece en los documentos electrónicos haciendo uso de metadatos;
  • Garantizan el orden original del expediente, identificando a través de metadatos su ubicación en el expediente electrónico o en el componente electrónico del expediente híbrido. 

Formatos de soporte electrónico

  • Sí los documentos son tipo texto (ej. Comunicaciones, informes, etc.) se archivan en formato PDF/A, y si son documentos tipo multimedia, hojas de cálculo (ej. Excel), bases de datos, etc. se archivan preferiblemente en formatos con características de preservación a largo plazo, abiertos y de uso común, garantizando su preservación acorde a los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental – TRD;

Metadatos

Es posible que varios de estos metadatos no puedan o se vea complicado que sean generados en estos sistemas de información, sin embargo, debe considerarse que son indispensables para la conformación de expedientes electrónicos. Si la entidad pretende conformar a futuro un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, debería de una vez asegurar la captura de estos:

Los que vinculan a los procesos de calidad (opcionales)

  • Código del proceso: Código único del proceso al que pertenece el documento. 
  • Nombre del proceso: Nombre bajo el cual se reconoce el proceso. 
  • Código del procedimiento: Código único del procedimiento al que pertenece el documento.
  • Nombre del procedimiento: Nombre normalizado del procedimiento.

Los que vinculan a la TRD

  • Código de la serie: Código único de la serie a la que pertenece el documento.
  • Nombre de la serie: Nombre normalizado de la serie.
  • Código de la subserie: Código único de la subserie al que pertenece el documento.
  • Nombre de la subserie: Nombre normalizado de la subserie.

Los que vinculan al expediente

  • Identificador único del expediente: Código único del expediente al que pertenece el documento.
  • Título del expediente: Nombre normalizado del expediente.
  • Fecha de apertura: Fecha de apertura del expediente, fecha en la que se declaró de archivo al documento que abre el expediente.
  • Fecha de cierre: Fecha en la que se declara al expediente cerrado.

Propios del documento

  • ID del documento: Es el código único del documento.
  • Nombre del documento: Es el nombre del documento que podrá ser conformado por un valor alfanumérico normalizado sin tildes ni caracteres especiales.
  • Tipología documental: Corresponde a la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta. 
  • Fecha de creación del documento: Es la fecha en la que el documento se declara documento de archivo. Este metadato debe ser capturado de forma automática cuando el documento es electrónico y se produzca alguna acción que lo reconozca como documento completo y terminado, por ejemplo: una firma o una radicación. 
    • Para los documentos con anexos: como por ejemplo una comunicación oficial y sus anexos, el metadato “Fecha Creación Documento” de cada uno de los anexos será heredado del documento padre (documento principal). 
    • Esta fecha es la que se tomará como referencia para la organización de los documentos que hacen parte del expediente dentro del índice electrónico.
  • Fecha de incorporación al expediente: es la fecha en la que el documento comienza a ser parte del expediente.
  • Orden del documento en el expediente: Es el valor consecutivo del orden del documento dentro del expediente a medida que se va conformando. El valor del consecutivo debe ser coherente con la fecha de incorporación al expediente.
  • Página inicio: Es la página en la que inicia el documento dentro del orden establecido en el expediente, y deberá ser consecutivo para el total de páginas de todos los documentos que conforman el expediente. Ej.: Documento 1=30 páginas de la 1 a la 30, Documento 2=20 páginas de la 31 a la 50.
  • Página fin: Última página del documento

Nota: Cuando un documento electrónico corresponde a un documento en el que no se puede identificar el número de páginas ejemplo (audio, video, imagen, etc.) se contara dicho documento como un solo folio en el metadato “Pagina_Inicio” – “Pagina_Fin”

  • Formato: Es el formato contenedor del documento electrónico, ejemplo: .PDF, .DOCX, etc. 
  • Tamaño: Es el tamaño del documento en bytes, megabytes o gigabytes.
  • Origen: Los documentos nativos electrónicos han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante todo su ciclo de vida, los documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos. Los criterios de selección de este campo son:
  • Electrónico 
  • Digitalizado

Requisitos de los sistemas de información

Los siguientes son los requisitos mínimos de los sistemas de información usados para la producción y gestión de sus documentos electrónicos de archivo. Estos requisitos son indispensables para considerar los documentos producidos, gestionados y alojados en estos sistemas de información como documentos electrónicos de archivo. 

Los sistemas de información deben estar en capacidad de:

  • Gestionar los documentos electrónicos una vez son declarados documentos de archivo y pasan a formar parte del expediente, permitiendo su identificación y gestión archivística (como documento del archivo de gestión) 
  • Mantener los documentos en los formatos electrónicos finales con los que fueron declarados documentos electrónicos de archivo. 
  • Facilitar su consulta impidiendo la alteración de los documentos. 
  • Seguir las reglas de acceso a los documentos de acuerdo con las políticas de seguridad de información y las tablas de control de acceso. 

Gestión de los metadatos

Los sistemas de información en los cuales se producen, gestionan y resguardan documentos electrónicos de archivo, en cuanto a los metadatos deben estar en capacidad de:

  • Capturar o registrar los metadatos obligatorios de los documentos electrónicos de archivo descritos en la sección “Metadatos”. 
  • La captura o registro de los metadatos que describen los documentos electrónicos de archivo debe realizarse en lo posible de forma automática, reduciendo la intervención humana. 
  • Gestionar los metadatos obligatorios capturados, vinculados a los respectivos objetos digitales o documentos electrónicos de archivo. 

Interoperabilidad

Los sistemas de información en los cuales se producen, gestionan y resguardan documentos electrónicos de archivo, en cuanto a la interoperabilidad deben estar en capacidad de: 

  • Ser interoperables con otros sistemas de información con el fin de transmitir los documentos electrónicos de archivo y los metadatos asociados a estos. 
  • Ser interoperables con otros sistemas de información con el fin de transmitir los mecanismos que les brindan valor probatorio a los documentos electrónicos de archivo, incluyendo información de las firmas electrónicas, firmas digitales, datos de la automatización de procesos, etc.  

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