La ISO 15489 es una norma de buenas prácticas estructurada en dos partes, la primera establece los conceptos y principios fundamentales para la creación, captura, y gestión de documentos, y especifica los hitos que deberían alcanzarse; la segunda parte es una guía y metodología para la implementación de la parte 1, donde se abordan estrategias para el diseño e implementación de un sistema, especificaciones sobre los procesos de la gestión documental, aspectos de supervisión y auditoría, y finalmente, brinda elementos importantes para la formación de profesionales de gestión de documentos.
Según esta norma, las fases y etapas para la implementación de un sistema para la gestión de documentos electrónicos son estas:
A continuación, describiremos los puntos más importantes de las primeras 4 etapas:
La etapa A es la investigación preliminar, donde se deben recolectar los insumos necesarios para comprender el contexto legislativo, social, económico, administrativo y empresarial de la organización, y así comprender el rol que tiene la producción y gestión de los documentos al interior de esta.
A partir de la investigación preliminar, se podrán identificar debilidades, fortalezas, riesgos relacionados con la gestión de documentos y así poder definir el alcance del proyecto. Es decir, es importante realizar un diagnóstico del estado actual de la organización para así poder tomar decisiones respecto a cómo debería enfocarse el proyecto.
La etapa B consiste en desarrollar un análisis de las actividades de la organización, donde se debe tener claridad respecto a la relación entre la producción de documentos con los procesos y actividades del negocio, donde la creación de un esquema o modelo conceptual resultaría de utilidad. Sin embargo, existen casos en que algunos profesionales prefieren comprender la producción de los documentos a partir de la estructura de la organización, es decir, por dependencias, oficinas y jerarquías, hay otros casos donde resulta mejor hacerlo a partir de los procesos.
Según la norma, los productos que deben surgir de esta etapa son:
- “Documentación que describa las actividades y procesos de negocio de la organización “
- Cuadro de clasificación de la organización que evidencie las funciones, actividades y operaciones de la organización a partir de su jerarquía.
- “Mapa de procesos de negocio que evidencie los puntos donde se producen y reciben documentos.
La Etapa C consiste en la “identificación de los requisitos que ha de cumplir la organización al crear, recibir y mantener los documentos reflejo de sus actividades, y documentar dichos requisitos de una forma estructurada y fácil de mantener.”
Cuando se define un requisito que debe cumplir la organización en relación a la gestión de sus documentos, como por ejemplo: la organización debe garantizar la disponibilidad de los documentos a partir de la asignación de metadatos que permitan la consulta de los mismos para agilizar procesos y ahorrar tiempo, indirectamente también se están definiendo requisitos que deben cumplir esos documentos, es decir, los requisitos que debe cumplir la organización no están totalmente aislados a los requisitos que deben cumplir los documentos para gestionarse electrónicamente.
Por esta razón, al identificar las necesidades de la organización, sus obligaciones legales y misionales, también se están identificando los requisitos que deberán aplicarse a aquellos documentos.
Los productos sugeridos a partir de esta etapa son:
- “Lista de las fuentes que contentan requisitos documentales importantes”
- “Lista de requisitos legales y reglamentarios de las necesidades más generales de la sociedad relacionados al mantenimiento de los documentos”
- “Informe de evaluación de riesgos”
- “Documento formal dirigido a la dirección y al personal de la organización, donde se establezcan los requisitos del mantenimiento de los documentos.”
A modo de complemento, esta etapa puede ser un insumo y fuente de información para la construcción integral de un Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos electrónicos.
La Etapa D hace referencia a la evaluación de los sistemas existentes, es decir, consiste en el análisis de cualquier sistema de gestión o de información que utilicen al interior de la organización. La finalidad de esta etapa es identificar que tan útil son aquellos sistemas, y que tanto se ajustan a las necesidades del personal, así como en qué nivel garantizan que los documentos cumplan con sus características esenciales de autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad.
En esta etapa se identificarán vacíos, oportunidades de mejora y se podrá determinar el mejor modo de proceder respecto a la implementación del sistema para la gestión de documentos electrónicos. Es decir, se considerarán posibilidades como mantener los sistemas actuales e integrar uno nuevo para cumplir los objetivos estipulados o reemplazar los sistemas actuales debido a que son insuficientes y resultaría mejor adquirir uno nuevo, entre otras posibilidades.
Los productos que sugiere la norma a partir de esta etapa son:
- “Inventario de los sistemas ya existentes”
- Informe donde se especifique cómo estos sistemas cumplen con los requisitos identificados por la organización.
Dado que el proyecto de implementación de un sistema de gestión de documentos es amplio, y requiere de varios detalles, en el próximo artículo se abordarán las ultimas 4 etapas para culminar este proyecto según la ISO 15489, así que te invitamos a estar atento a la publicación de la próxima semana.
Autora: Paula Navarro Alvarado