La ISO 15489 es una norma de buenas prácticas estructurada en dos partes, la primera establece los conceptos y principios fundamentales para la creación, captura, y gestión de documentos, y especifica los hitos que deberían alcanzarse; la segunda parte es una guía y metodología para la implementación de la parte 1, donde se abordan estrategias para el diseño e implementación de un sistema, especificaciones sobre los procesos de la gestión documental, aspectos de supervisión y auditoría, y finalmente, brinda elementos importantes para la formación de profesionales de gestión de documentos.

Según esta norma, las fases y etapas para la implementación de un sistema para la gestión de documentos electrónicos son estas:

Tomado de: Información y documentación, Gestión de documentos. Parte 2: Directrices ISO/TR 15489-2:2001

A continuación, describiremos los puntos más importantes de las primeras 4 etapas:

La etapa A es la investigación preliminar, donde se deben recolectar los insumos necesarios para comprender el contexto legislativo, social, económico, administrativo y empresarial de la organización, y así comprender el rol que tiene la producción y gestión de los documentos al interior de esta.

A partir de la investigación preliminar, se podrán identificar debilidades, fortalezas, riesgos relacionados con la gestión de documentos y así poder definir el alcance del proyecto. Es decir, es importante realizar un diagnóstico del estado actual de la organización para así poder tomar decisiones respecto a cómo debería enfocarse el proyecto.

La etapa B consiste en desarrollar un análisis de las actividades de la organización, donde se debe tener claridad respecto a la relación entre la producción de documentos con los procesos y actividades del negocio, donde la creación de un esquema o modelo conceptual resultaría de utilidad. Sin embargo, existen casos en que algunos profesionales prefieren comprender la producción de los documentos a partir de la estructura de la organización, es decir, por dependencias, oficinas y jerarquías, hay otros casos donde resulta mejor hacerlo a partir de los procesos.

Según la norma, los productos que deben surgir de esta etapa son:

  1. “Documentación que describa las actividades y procesos de negocio de la organización “
  2. Cuadro de clasificación de la organización que evidencie las funciones, actividades y operaciones de la organización a partir de su jerarquía.
  3. “Mapa de procesos de negocio que evidencie los puntos donde se producen y reciben documentos. 

La Etapa C consiste en la “identificación de los requisitos que ha de cumplir la organización al crear, recibir y mantener los documentos reflejo de sus actividades, y documentar dichos requisitos de una forma estructurada y fácil de mantener.”

Cuando se define un requisito que debe cumplir la organización en relación a la gestión de sus documentos, como por ejemplo: la organización debe garantizar la disponibilidad de los documentos a partir de la asignación de metadatos que permitan la consulta de los mismos para agilizar procesos y ahorrar tiempo, indirectamente también se están definiendo requisitos que deben cumplir esos documentos, es decir, los requisitos que debe cumplir la organización no están totalmente aislados a los requisitos que deben cumplir los documentos para gestionarse electrónicamente.

Por esta razón, al identificar las necesidades de la organización, sus obligaciones legales y misionales, también se están identificando los requisitos que deberán aplicarse a aquellos documentos. 

Los productos sugeridos a partir de esta etapa son:

  1. “Lista de las fuentes que contentan requisitos documentales importantes”
  2. “Lista de requisitos legales y reglamentarios de las necesidades más generales de la sociedad relacionados al mantenimiento de los documentos”
  3. “Informe de evaluación de riesgos”
  4. “Documento formal dirigido a la dirección y al personal de la organización, donde se establezcan los requisitos del mantenimiento de los documentos.”

A modo de complemento, esta etapa puede ser un insumo y fuente de información para la construcción integral de un Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos electrónicos.

La Etapa D hace referencia a la evaluación de los sistemas existentes, es decir, consiste en el análisis de cualquier sistema de gestión o de información que utilicen al interior de la organización. La finalidad de esta etapa es identificar que tan útil son aquellos sistemas, y que tanto se ajustan a las necesidades del personal, así como en qué nivel garantizan que los documentos cumplan con sus características esenciales de autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad.

En esta etapa se identificarán vacíos, oportunidades de mejora y se podrá determinar el mejor modo de proceder respecto a la implementación del sistema para la gestión de documentos electrónicos. Es decir, se considerarán posibilidades como mantener los sistemas actuales e integrar uno nuevo para cumplir los objetivos estipulados o reemplazar los sistemas actuales debido a que son insuficientes y resultaría mejor adquirir uno nuevo, entre otras posibilidades.

Los productos que sugiere la norma a partir de esta etapa son:

  1. “Inventario de los sistemas ya existentes”
  2. Informe donde se especifique cómo estos sistemas cumplen con los requisitos identificados por la organización.

Dado que el proyecto de implementación de un sistema de gestión de documentos es amplio, y requiere de varios detalles, en el próximo artículo se abordarán las ultimas 4 etapas para culminar este proyecto según la ISO 15489, así que te invitamos a estar atento a la publicación de la próxima semana.

Autora: Paula Navarro Alvarado

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