En nuestro último artículo abordamos las primeras cuatro etapas para la implementación de un sistema para la gestión de documentos electrónicos, es decir, Etapa A- la investigación preliminar, Etapa B- análisis de las actividades de la organización, Etapa C- identificación de los requisitos y Etapa D- evaluación de los sistemas existentes.
A continuación, se explicarán las cuatro etapas restantes y así concluir de abordar el modelo propuesto en la ISO 15489-2.
La Etapa E, consiste en la Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos necesarios para asegurar la producción documental al interior de la organización, donde se deben determinar políticas, normas y/o herramientas para garantizarlo.
La norma recomienda que algunas organizaciones pueden incluir estrategias como la adopción y formulación de políticas, por ejemplo, una política de gestión documental electrónica; el desarrollo de normas; el diseño y evaluación de nuevos componentes de los sistemas, esto de acuerdo a una revisión de las funciones que el personal requiere en un sistema, para lo cual la formulación de un Modelo de Requisitos para la Gestión de documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA es de utilidad; o en lugar de diseñar nuevos componentes, les puede resultar más factible definir estrategias que faciliten la implementación de un sistema completamente nuevo. Todo esto orientado a garantizar la disponibilidad, autenticidad, integridad y fiabilidad de la documentación electrónica.
Luego, los productos resultantes de esta etapa pueden ser todas las estrategias recopiladas en una lista, “un modelo donde se relacionen las estrategias y los requisitos, y un informe dirigido a la alta dirección recomendando una estrategia de diseño global”, con tal de disponer de una propuesta sistemática y planificada que sirva de base e insumo para la etapa siguiente.
La Etapa F es el momento del Diseño de un Sistema de Gestión de documentos, donde hay que aplicar y materializar las estrategias seleccionadas en la etapa anterior, además también se deberán integrar los requisitos definidos en la Etapa C.
Según la norma, esta etapa debe incluir tres (3) momentos, el diseño de cambios en los sistemas y procesos, la adaptación o integración de soluciones tecnológicas, y una definición del modo más adecuado para incorporar esos cambios y así mejorar la gestión de los documentos.
Dado que puede resultar un desafío notar el final y el principio entre la Etapa E y F (sobre todo en la formulación de estrategias sobre el diseño del sistema y su implementación), la norma recomienda centrarse en la verificación y aplicación de cada estrategia por separado, y así no se dejarán de lado aspectos, elementos o puntos importantes relacionado con las estrategias identificadas y con los requisitos definidos anteriormente.
La norma sugiere los siguientes productos, el plan del proyecto donde se definen tareas, responsables y tiempos; informes de las revisiones periódicas del diseño; documentación sobre cambios en los requisitos; reglas del funcionamiento del sistema; especificaciones del sistema; diagramas donde se representa la arquitectura y componentes del sistema; flujos de datos donde se representen los procesos; especificaciones detalladas sobre los componentes tecnológicos necesarios; cuadro de clasificación documental; plan donde se evidencie la integración del proyecto en los sistemas o procesos ya existentes; plan inicial de formulación y validación, y finalmente, el plan de implementación del sistema.
A continuación, la Etapa G referente a la Implementación del sistema de Gestión de documentos, esta orientada a la aplicación y ejecución sistemática de los insumos producidos en la Etapa F, es decir. que debe tenerse una integración armoniosa entre procesos, procedimientos, personas y tecnología.
No hay que perder de vista, que en esta etapa pueden surgir riesgos, por lo que es necesario identificarlos con anterioridad, esto puede hacerse desde la Etapa A “investigación preliminar”, y debe repasarse antes de poner en marcha la Etapa G. Lo ideal es minimizar estas amenazas desde una planificación adecuada.
Y finalmente la Etapa H, La revisión posterior a la implementación busca que se haga un seguimiento, una medición y que se tenga un control del sistema implementado, y así verificar su desarrollo y si satisface las necesidades del personal o si es necesario hacer modificaciones.
Es importante que esto no solo se haga una vez, sino que la organización planee un cronograma de revisiones posteriores, no solo para garantizar el mantenimiento sino para medir el nivel de la institución en relación a la producción y gestión documental electrónica. Así mismo, estas revisiones periódicas permitirán anticipar cambios técnicos o requisitos para los documentos.
Dado el incremento del nivel archivístico de la organización, de acuerdo a sus necesidades y teniendo en cuenta que los procesos del negocio y de los sistemas no son algo fijo, llegará un nuevo momento en que se deberán repetir las etapas C a la H.