Parte del éxito en la implementación de un Sistema para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, se centra en la preparación adecuada del equipo interdisciplinario que hará parte del proyecto. Según la norma 15489-1, las organizaciones tienen la necesidad de implementar un programa de formación para el personal, donde se incluyan aspectos que permitan definir que miembros del personal deberán ser formados, incluyendo especialistas técnicos; métodos de formación y evaluación y revisión de los programas de formación.
El objetivo de este programa es que antes de proceder con la implementación, el personal involucrado en el proyecto comprenda los beneficios del documento y expediente electrónico, que comprenda el concepto de su uso y sus funciones, que reconozca la utilidad de un sistema y que tipo de documentos pueden ser gestionados por este. Es decir, que el personal reconozca que se trata de la gestión de documentos y expedientes electrónicos de archivo, los cuales integran mecanismos para garantizar las características que lo distinguen como autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, a diferencia de un documento electrónico sin características archivísticas. Por tal motivo, comprenden que están en capacidad o no de implementar un sistema de tal magnitud en la Entidad.
Para que el programa tenga éxito, este debe asignarse a un directivo de nivel jerárquico adecuado y asegurarse de que haya recursos suficientes para cubrir el alcance; por otro lado, si en la entidad no hay alguien que pueda encargarse y que tenga el conocimiento, se puede recurrir a un tercero para que imparta la totalidad o parcialidad de la formación en materia de Gestión Documental Electrónica de Archivos.
En este orden de ideas, el personal que debe hacer parte de esta formación incluye a los directivos, el área de gestión documental, un representante de cada dependencia o área que esté directamente relacionado con el proyecto, por ejemplo, el área jurídica, de tecnología o de servicios; y cualquier otra persona que tenga la responsabilidad de producir y gestionar documentos.
Algunas estrategias que se pueden aplicar según la norma son:
- Las presentaciones electrónicas interactivas;
- La publicación de manuales o guías de uso que sean breves, intuitivas y entendibles donde se describan prácticas sobre la gestión de documentos electrónicos;
- La formación y entrenamiento en el mismo puesto de trabajo, efectuar reuniones informativas o seminarios sobre aspectos puntuales con relación con la documentación electrónica y,
- La formación en grupos o áreas, entre otras.
Dentro de las temáticas que la organización debería considerar para la capacitación del equipo de trabajo se encuentran:
- Documento y expediente electrónico de archivo
- Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
- Marco normativo y de buenas prácticas aplicable
- Firmas digitales y electrónicas
- Mecanismos para garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos electrónicos
- Metadatos y esquemas de metadatos
- Preservación digital
Sin embargo, el programa de formación no termina con su ejecución, sino con la evaluación y revisión del programa mismo, donde se valorará la aplicación del conocimiento y prácticas impartidas. Es decir, la conclusión del programa se determinará por la utilización adecuada, consecuente y exitosa del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo por parte del personal. Así mismo, también se debería considerar el nivel de satisfacción de las personas que fueron capacitadas, esto puede hacerse en cada estrategia o curso, o evaluarse de manera general al terminar todo el programa.
En conclusión, el proyecto de implementación de un sistema tendrá éxito si la entidad además de estar preparada tecnológica y técnicamente, también está preparada en un sentido conceptual, práctico y académico. Ya que, si la alta dirección y las personas involucradas con la producción de documentos no conocen el sentido, el valor y las características de la Gestión Documental Electrónica, el proyecto no tendrá éxito. La transformación digital y la inclusión de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo requiere del entendimiento del equipo de trabajo, el cambio cultural y la capacidad de las personas que lo conforman para adaptar y asimilar las nuevas tecnologías que se están involucrando en la organización.
Referencias:
ISO 15489-2. (2006). Norma española, información y documentación. Gestión de Documentos Parte 2: Directrices.