MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records), define y describe los requisitos necesarios para una correcta gestión de documentos electrónicos de archivo, impactando en los requisitos funcionales del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).

El Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos – MoReq si ha vuelto necesario como un elemento a considerar previo a la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Pues este modelo es una compilación de los requisitos técnicos, tecnológicos y funcionales con los que debe cumplir el futuro sistema que se planea implementar en una Entidad.

El foro DLM (Données Lisibles par Machine), planteó la necesidad de establecer los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en 1996, en uno de los diez puntos de acción surgidos de su reunión. Posteriormente, la Comisión Europea encargó el desarrollo de este modelo de requisitos a través de una licitación abierta en 1999, y todo el proceso finalizó en 2001. Su desarrollo lo hizo la empresa Cornwell Affiliates plc del Reino Unido, que contó con la orientación de un grupo de expertos de varios países, y la validación de organizaciones pertenecientes al sector público y privado. MoReq contó para su desarrollo con un exhaustivo trabajo de investigación, con el fin de encontrar herramientas de referencia que permitieran estructurar el modelo de requisitos, la siguiente es una lista de estas herramientas.

Ref.Nombre, propietario o fuenteURL o datos de publicación
1Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1: Reference Descriptionhttp://purl.oclc.org/dc/documents/rec-dces-19990702.htmhttp://mirrored.ukoln.ac.uk/dc/
2Functional Requirements for Electronic Records Management Systems (GB Public Record Office)http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/default.htm
3Functional Requirements for Evidence in Record Keeping (US University of Pittsburgh)http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/
4Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Committee on Electronic Records, International Committee on Archives, ICA Study 8)http://data1.archives.ca/ica/cer/guide_0.html
5Code of Practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically (British Standards Institution)Publicado por la British Standards Institution (www.bsi-global.com) como BSI DISC PD 0008
6Guidelines on best practices for using electronic information (DLM Forum)http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/guidelines.html
7Norma ISAD(G): General International Standard Archival Description, Second Edition (Committee on Descriptive Standards, International Council on Archives)http://www.ica.org/cgi-bin/ica.pl?04_e
8The Preservation of the Integrity of Electronic Records (UBC-MAS Project) (University of British Columbia)http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/
9Records Management, ISO 15489 (International Organization for Standardization)Durante la elaboración del informe de la especificación MoReq, la norma se encontraba en la fase de proyecto de norma internacional.
10Records/Document/Information Management: Integrated Document Management System for the Government of Canada – Request for Proposal – Requirements (RDIM) (National Archives of Canada)En un principio publicado en 1996 en la dirección de Internet http://www.archives.ca/06/4rdims.pdf; En la actualidad puede no estar disponible. Véase también http://www.rdims.gc.ca/
11Standard 5015.2 “Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications” (US Department of Defense)http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/

La utilidad de MoReq radica en que permite tener claridad a los profesionales de ciencia de la información como a los de tecnología, respecto a las funcionalidades o requisitos que debe cumplir el sistema, y así garantizar que este satisfaga las necesidades de la Entidad. Por otro lado, si no se elabora este modelo, la Entidad corre el riesgo de adquirir herramientas que no satisfagan las expectativas, y que en conjunto se conviertan en una complicación, por ende, el proyecto se vería frustrado, ya que no se invertiría bien el recurso económico, tecnológico y humano. Además, el Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” establece en el Articulo 2.8.2.5.8. que la Entidad debe contar con un modelo de requisitos.

El Archivo General de la Nación proporciona un modelo guía, y este contiene los requisitos que se deberían incluir. Se debe tener en cuenta que el modelo publicado por el AGN está basado en MoReq.

Básicamente el modelo presentado por el Archivo General de la Nación está estructurado por categorías y en cada una se pueden encontrar los requisitos asociados. En primer lugar, se encuentra la categoría de Clasificación y Organización documental, luego, la Retención y Disposición, la Captura e Ingreso de Documentos, Búsqueda y Presentación, posteriormente la categoría de Metadatos contiene los requisitos relacionados a la asignación, uso, validación y control de los metadatos, ya que a través de estos se les otorga a los documentos electrónicos características como la autenticidad, fiabilidad, integridad y disposición final. en la categoría de Control y Seguridad se especifican los requerimientos del SGDEA para que la información allí gestionada permanezca segura, en la categoría de Flujos de trabajo electrónicos, y los requisitos allí definidos  permiten la automatización de los procedimientos de la organización en las herramientas que conforman el SGDEA; y finalmente, los Requisitos no funcionales se refieren a aquellos relacionados con la infraestructura tecnológica, la arquitectura que conforma el SGDEA, la forma de operar de la plataforma 

Es importante tener en cuenta que la estructura del modelo de requisitos establecida por el Archivo General de la Nación se puede complementar, y no necesariamente debe implementarse exactamente igual, esto dado que el modelo no va a cumplir con todos los requisitos que necesitan las diferentes Entidades en relación con sus actividades administrativas y misionales. Por ejemplo, se pueden agregar categorías como interoperabilidad, que se ajustaría a Entidades que tengan varios sistemas integrados y necesiten transferir documentos entre estos; así mismo, una categoría como funcionalidades Offline, donde se contemplan especificaciones para que el sistema siga ejecutando ciertas funciones, aunque no haya conexión a internet.

Por otro lado, las Comunidades Europeas (Comisión Europea) también presenta una especificación de MOREQ para los sistemas que gestionan registros electrónicos, donde hacen énfasis en presentar a grandes rasgos aquellos requisitos funcionales y no funcionales para la implementación de un SGDEA, pero, haciendo una descripción somera de los mismos dado que se pueden presentar variaciones según el entorno.

Además de presentar las categorías descritas anteriormente, también aporta otros elementos validos que se pueden considerar en la construcción de este instrumento. Por ejemplo, presentan categorías que “pueden resultar pertinentes en relación con funcionalidades estrechamente relacionadas con la gestión de documentos electrónicos de archivo”, sin embargo, también incluye una categoría para definir los requisitos respecto a la gestión de documentos físicos dentro del sistema.

Otras funcionalidades
CategoríaDescripción
Gestión de documentos de archivo no electrónicosDado que una organización también gestiona documentos físicos, y en distintos soportes, “Conviene que el SGDEA pueda incluir los expedientes tradicionales en el mismo cuadro de clasificación que los electrónicos y que facilite la gestión de «expedientes mixtos» formados por documentos de archivo tradicionales y electrónicos.
Conservación y eliminación de expedientes mixtosConsiste en definir los requisitos relacionados al tiempo de retención y disposición final para los expedientes híbridos o mixtos.
Flujos de Tareas“Los requisitos enumerados en esta sección solamente resultan pertinentes cuando el SGDEA incluye algún recurso relacionado con el flujo de tareas. Éstos van desde las funciones de rutina básicas a los instrumentos de flujo de tareas más sofisticados, que se pueden conseguir vinculando al SGDEA un producto de flujo de tareas creado por terceros.”
Firmas electrónicas“Los requisitos enumerados en esta sección sólo se aplicarán cuando exista la necesidad de gestionar documentos de archivo que contengan firmas electrónicas.” Es importante verificar con expertos los requisitos especificados en esta categoría.
EncriptaciónLos requisitos detallados en esta categoría sólo son pertinentes cuando existe la necesidad de gestionar documentos de archivo encriptados.
Filigranas electrónicas Esta categoría se puede considerar cuando en la entidad hacen uso de filigranas electrónicas o cualquier otro tipo de control tecnológico equiparable.
Interacción y aperturaLos requisitos detallados en la presente sección son especialmente pertinentes en los entornos en que es preciso establecer una comunicación entre distintos SGDEA, similar a

Finalmente, también establece unas categorías para los requisitos no funcionales, o entendidos también como atributos de calidad ideales para un sistema.

Requisitos no funcionales
Facilidad de usoLa usabilidad de un sistema es indispensable, ya que garantiza que el usuario encuentre sencillo navegar y ejecutar las tareas necesarias a través del sistema. 
Rendimiento y escalabilidadEn esta categoría se identifican los requisitos relacionados a los tiempos de respuesta y capacidad para prestar determinadas funciones, así como para ejecutarlas con una cantidad determinada de usuarios.
Disponibilidad del sistemaLas entidades que apliquen esta categoría, deben identificar las necesidades en cuanto a la disponibilidad y las detallen en el momento de la contratación.
Normas técnicasLos usuarios de esta especificación tendrán que establecer requisitos relativos a las normas que afectan aspectos como el entorno del sistema operativo, bases de datos relacionales, entorno de hardware, normas de interfaz de usuario, entre otras.
Requisitos de carácter normativo“El SGDEA debe atenerse a requisitos de carácter legislativo y normativo que por lo general varían según la región y el sector de actividad de que se trate.”
Servicios externos y gestión de datos por tercerosEn esta categoría se definen requisitos enfocados a que la entidad debe exigir al proveedor que se hayan definido con exactitud los servicios que se utilizarán, y si en “un futuro el cliente pueda recuperar sus documentos de archivo del proveedor del servicio y continuar gestionándolos conforme a las normas de la organización.”

Estas categorías han sido abordadas en un modo descriptivo y conciso, sin embargo, para más detalle y con el fin de consultar cuales son los requisitos que establecen las comunidades europeas, el documento completo se encuentra en el siguiente link https://bit.ly/2PiNnnw

Autores: Paula Navarro Alvarado y John Gutiérrez Garzón

Bibliografía: CECA,CEE,CEEA. (2001). MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO. Especificaciones MoReq.

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