Los programas específicos son actividades, estrategias y acciones encaminadas a llevar a una organización de un estado archivístico actual a un estado ideal, por su puesto en relación con el objeto del programa específico, estos programas se diseñan para dar cumplimiento a los objetivos y metas propuestas en el Programa de Gestión Documental – PGD. En este sentido, el Programa de Documentos Vitales y Esenciales es uno de los seis programas específicos que describe el Archivo General de la Nación en el Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD.
Ahora bien, el objetivo del Programa de Documentos Vitales y Esenciales es identificar, seleccionar y salvaguardar los documentos vitales o esenciales de una organización, con el fin de que estos se encuentren disponibles incluso ante la materialización de un riesgo o amenaza interna o externa, permitiendo que la organización continúe ejecutando su actividad misional, administrativa y operativa, conforme a su misionalidad.
Hay que tener en cuenta que aquellos documentos vitales o esenciales pueden encontrarse en cualquier formato y soporte, por esta razón el diseño de este programa debe ser integral, considerando la posibilidad de que en una organización se encuentran documentos vitales y esenciales que al mismo tiempo sean documentos especiales (mapas, microfilms, planos) o incluso, documentos electrónicos, los cuales requieren de ciertos cuidados particulares para asegurar su preservación y disponibilidad.
Por lo que, el Programa de Documentos Vitales y Esenciales se encuentra directamente relacionado con otros documentos o instrumentos de una Entidad en relación con su función archivística. A continuación, se presenta una lista de aquellos documentos y su importancia para la elaboración del programa de documentos vitales y esenciales.
| Nombre del Documento | Articulación |
| Diagnóstico Integral de Archivos – DIAR. | El Diagnóstico Integral de Archivos es la base para sustentar las actividades y estrategias definidas en el Sistema Integrado de Conservación y el Programa de Gestión Documental, los cuales también son insumos para el Programa de Documentos Vitales y Esenciales. |
| Programa de Gestión Documental – PGD. | Mediante el Programa de Gestión Documental se identifican los programas específicos que se deben implementar. En consecuencia, con las acciones definidas en el PGD, se formula el Programa de Documentos Vitales y Esenciales. El PGD también puede incluir descripción metodológica para la construcción del Programa de Documentos Vitales y Esenciales. |
| Sistema Integrado de Conservación-SIC | Proporciona acciones, actividades y estrategias relacionadas a los dos componentes del SIC que son el Plan de Conservación Documental y el Plan de Preservación Digital a largo plazo, en este sentido, se puede orientar y diseñar con claridad el Programa de Documentos Vitales y Esenciales ya que se conocen las necesidades de la entidad respecto a la conservación de documentos físicos y electrónicos especificados en su SIC. |
| Tablas de Retención Documental-TRD | Permite hacer una revisión de las series y subseries consideradas vitales y esenciales, para que posteriormente se puedan identificar y listar. |
| Plan de Prevención y Atención de Emergencias y Desastres | Es necesario incluir en el Programa de Documentos Vitales y Esenciales las medidas y acciones para atender una emergencia o desastre, esto orientado al tratamiento de los documentos en esas situaciones. |
| Registro de Activos de Información. | A través del registro de activos de información, se pueden identificar las series críticas y de alto impacto, lo que permite extraer información para la identificación precisa de aquellas series. |
| Programa de Documentos Especiales | Da lineamientos sobre el adecuado tratamiento de los documentos especiales que se consideren vitales y esenciales. |
| Programa de Reprografía | En el programa de reprografía es necesario contemplar la digitalización de los documentos considerados vitales y esenciales, lineamientos técnicos y mecanismos de valor probatorio. |
Es un hecho, que aquello tendiente a la Gestión de documentos electrónicos no se trata en documentos que únicamente tengan ese enfoque como lo es un Plan de Preservación Digital, o en un Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, sino que, la Gestión Documental Electrónica está inmersa en cualquier programa o plan, pues nos encontramos en un momento de transformación digital en que toda organización debe pensar en acciones para fortalecer su función archivística en ese sentido y no únicamente orientado a la gestión de documentos físicos.
Dadas estas circunstancias, como profesionales debemos estar en la capacidad de comprender la importancia de que el definir acciones de preservación y gestión para los documentos electrónicos es igual de importante como para los documentos físicos, ya que en medio de la elaboración de un Programa de Documentos Vitales y Esenciales o de cualquier programa o plan, vamos a tener que incluir las medidas y estrategias para preservar y disponer la documentación electrónica de una organización, por lo tanto, es indispensable una articulación entre el Programa de Documentos Vitales y Esenciales y el Programa de Documentos Electrónicos de Archivo.
| Nombre del Documento | Articulación |
| Programa de Documentos Electrónicos de Archivo. | Se articulan en cuanto a la definición de lineamientos respecto a la adecuada gestión de los documentos electrónicos definidos como vitales y esenciales que se encuentren en formato electrónico, en lo relacionado con: seguridad, accesibilidad, metadatos de identificación, formatos de preservación, mecanismos de custodia, copias de seguridad, resguardo distribuido, esto tanto para documentos nativos electrónicos, como para documentos digitalizados, lo cual garantiza que los documentos vitales y esenciales en formatos electrónicos van a estar disponibles para la entidad incluso en caso de materialización de un evento o riesgo. |
Autora: Paula Navarro Alvarado
Revisión: John Jairo Gutiérrez