Recientemente el Archivo General de la Nación publicó un nuevo recurso, y se trata de la Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital, la cual resulta muy útil teniendo en cuenta que no había material específico respecto a la elaboración de este componente del Sistema Integrado de Conservación, , a diferencia del Plan de Conservación Documental el cual a nivel normativo y técnico se encuentra mucho más desarrollado..

Algunas de las características que debe tener un Plan de Preservación Digital es que debe expresar las necesidades de la entidad respecto a la preservación, y para eso, hay que tener conocimiento sobre el estado actual de la entidad, qué practicas emplea, como gestionan sus documentos electrónicos, de qué modo están almacenados, que repositorios o sistemas de información utiliza, entre otros aspectos. También debe proyectarse en congruencia con la Política de Gestión Documental de la entidad, así como con el Programa de Gestión Documental y el Plan Institucional de Archivos.

A su vez, el plan debe estipular acciones, lineamientos, y estrategias para el acceso actual y futuro a los documentos electrónicos del fondo documental; y debe ser completo al identificar todos los fondos documentales, dependencias, series y subseries para comprender a profundidad el volumen de documentación que hay en la entidad y como se va a priorizar la preservación a largo plazo.

En este sentido, para elaborar este plan hay que comenzar comprendiendo las necesidades, objetivos, misión y actividades de la entidad, por lo que se debe abordar una recolección y análisis de información sobre el contexto institucional.  El Archivo General de la Nación sugiere identificar:

  • Naturaleza de la Entidad
  • Estructura orgánico funcional
  • Políticas, planes y programas enmarcados en la gestión de documentos y preservación
  • Recopilar / revisar documentos existentes
  • Identificar los instrumentos archivísticos, como Tablas de Retención y Tablas de Valoración Documental.

De igual modo, se recomienda hacer un análisis de los referentes normativos nacionales e internacionales enfocados a la preservación digital, sin embargo, esto es algo que debe hacerse para la formulación de cualquier instrumento o plan. En este caso, algunas de las normas que se mencionan son:

  • Gestión de documentos ISO-15489
  • Principios y requisitos funcionales para documentos electrónicos ISO 16175-1,2.
  • Modelo OAIS ISO-14721
  • Estrategias de preservación, conversión y migración ISO 13006
  • Formato de archivo de documento electrónico para preservación a largo plazo, parte 1, uso del PDF/A.

Ahora bien, a modo de complemento se puede revisar el Diagnostico Integral de Archivos – DIAR, tal y como se menciona en el primer análisis, ya que a partir del DIAR se conoce el estado archivístico actual de la entidad, así como su naturaleza, sus prácticas, actividades, instalaciones físicas, recursos humanos y tecnológicos, las características de la documentación, y como opera la gestión documental electrónica en la Entidad.

Una vez se efectúa esta recolección, revisión y análisis de información, se procede a esquematizar la formulación del plan. Para eso el Archivo General de la Nación nos propone 4 fases en las cuales podemos dar inicio con el diseño de este componente del Sistema Integrado de Conservación.

 Fase 1: Establecer las bases

  • Objetivos del Plan de Preservación Digital

Consiste en la formulación concreta de las intenciones y finalidades que tiene la organización respecto a la preservación digital, y se recomienda que estos objetivos sean específicos, medibles, alcanzables y relevantes. 

  • Alcance del Plan de Preservación Digital

Hace referencia a la limitación de la aplicación del plan, este se debe enfocar en definir y controlar lo que se incluye y lo que no dentro del mismo, teniendo en cuenta que este se enmarca en el Sistema Integrado de Conservación y busca salvaguardar los documentos electrónicos.

  • Articulación con los programas institucionales

Sin duda, debe existir una articulación de los programas institucionales, planes, proyectos e instrumentos archivísticos con el Plan de Preservación Digital, para tener congruencia y coherencia entre las actividades, estrategias y metodologías planteadas.

El Archivo General de la Nación propone el uso de la siguiente matriz:

Fuente: Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. 2021.

Esta es una sugerencia de las políticas, sistemas y modelos que se deben contemplar, sin embargo, la entidad o el personal encargado debe listar todos los programas o instrumentos que considere apropiados.

  • Roles y responsabilidades

En este punto se definen los responsables de la ejecución de ciertas tareas o actividades en relación con el desarrollo, la aplicación, ejecución, monitoreo, seguimiento y cumplimiento del plan. Aunque este punto principalmente debe ser asumido por el área administrativa, también hay otros roles o áreas que asumen ciertas responsabilidades, como el equipo de gestión documental o el equipo de tecnología.

Se propone usar la siguiente matriz:

Fuente: Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. 2021.

Las siguientes fases para la elaboración del plan de Preservación son:

Fase 2: Diagnóstico

  • Identificación de documentos electrónicos a preservar
  • Diagnóstico de documentos electrónicos a preservar
  • Análisis de Riesgos
  • Evaluación de la capacidad de preservación de la entidad

Fase 3: Evaluación de estrategias

  • Evaluación y selección de prioridades
  • Caracterización de los fondos documentales
  • Identificación y evaluación de estrategias.

Fase 4: Plan de acción

  • Definición de acciones y estrategias
  • Definición de recursos y cronograma de ejecución
  • Implementación del PPD

Sin embargo, para no extendernos demasiado en esta entrada, abordaremos estas fases a profundidad en nuestro próximo artículo, debido a que cada elemento contiene varias propuestas y sugerencias.

Referencia: Archivo General de la Nación. 2021. Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. Recuperado de  https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/2022/GuiaPlanPreservacionDigital.pdf

Autora: Paula Navarro Alvarado

Revisión: John Gutiérrez

2 comentarios en «Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital- Parte 1»
  1. Cordial saludo
    Me parece excelente que se abra el compás a la implementación del Plan de Preservación Digital teniendo en cuenta las nuevas tecnologías como es la aplicación de las blockchain, la microfilmacion, digitalizacion, esta tecnología es capaz de mejorar o habilitar el acceso a datos transparentes e información confiable entre los diferentes grupos de interés involucrados, estando respaldados por los mecanismos de seguridad propios del Blockchain, e incluso, lograr reducir costos, espacios mediante procesos automatizados y libres de error.

  2. Excelente articulo, es ideal porque nos señala claramente las pautas sobre la elaboración del Plan de Preservación Digital, estas recomendaciones nos permiten afianzar nuestros conocimientos y cumplir la responsabilidad de ejecutar ciertas actividades relacionadas con su desarrollo, aplicación y seguimiento.
    Saludos desde la Guajira. Carmen Diaz T.

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