Business and technology concept. Communication network. GUI (Graphical User Interface).

En nuestro anterior artículo publicado el día XXX que puedes consultar aquí https://bit.ly/3qxzLnF describimos la nueva guía “Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital” del Archivo General de la Nación, y abordamos las características con las que debe contar un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, cuáles son los requisitos para su elaboración, y explicamos la primera fase. Ahora, continuaremos abordando las demás fases que permiten a una organización diseñar este instrumento de forma adecuada. 

Fase 2: Diagnóstico

  • Identificación de documentos electrónicos a preservar

Para iniciar esta fase, los profesionales a cargo deben hacer un proceso de selección y validación de los documentos que se van a preservar, ya que no todos los documentos electrónicos requieren de la implementación de estrategias de preservación, pues no cuentan con valores secundarios. Para esto, es importante revisar las Tablas de Retención Documental y listar aquellas series o subseries que están identificadas como de “Conservación Total” y “Selección” en su disposición final. También es recomendable hacer una socialización con un responsable de cada área productora con el fin de validar las series allí identificadas y contemplar si se deben agregar o descartar otros grupos documentales.

El Archivo General de la Nación sugiere que se identifiquen los siguientes aspectos:

Aspectos para identificar documentos electrónicos a preservar. Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. 2021. Archivo General de la Nación. P 19.

Para identificar estos aspectos se recomienda hacer unos inventarios, y se proponen algunas matrices que pueden ser de ayuda, estas se pueden consultar directamente en la guía. Los inventarios son:  

  • Inventario de los dispositivos o medios de almacenamiento de los documentos electrónicos:  A través de este inventario se pueden identificar los medios de almacenamiento y la ubicación de los documentos y así tener claro la accesibilidad de estos, lo cual también puede ser de importancia al identificar posibles riesgos relacionados con algún medio de almacenamiento, o para determinar alguna estrategia de preservación.
  • Inventario de los documentos digitalizados que se van a preservar.  
  • Inventario de documentos nativos electrónicos a preservar.

Ahora bien, estos dos últimos inventarios permiten llevar un proceso ordenado para tener claridad respecto a cuáles y cuantos documentos digitalizados o nativos electrónicos se deban preservar, y permitirá que más adelante se seleccione la mejor estrategia para hacerlo.

  • Diagnóstico de documentos electrónicos a preservar

Para hacer el diagnóstico de los documentos electrónicos, se selecciona una muestra representativa de los documentos de la colección. Para proceder, se debe:

Pasos para hacer el diagnóstico de documentos electrónicos. Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. 2021. Archivo General de la Nación.

Algunos aspectos para determinar las características son:

Identificación de características de los documentos electrónicos. Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. 2021. Archivo General de la Nación. P 22.
  • Análisis de Riesgos

Ahora bien, al haber identificado las características especiales de los documentos electrónicos, algunas preguntas comenzarán a surgir respecto a la degradación del formato, interoperabilidad de formatos, obsolescencia del software y hardware. Por esto es necesario hacer un análisis de riesgos, para identificarlos y preverlos o mitigarlos al máximo en caso de que se manifiesten. Esto asegura que la planeación e implementación del Plan sea más exitosa, ya que se pueden evitar contratiempos.

Algunos riesgos relacionados con la preservación digital son:

Riesgos relacionados a la preservación digital. Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. 2021. Archivo General de la Nación. P 24.
  • Evaluación de la capacidad de preservación de la entidad.

Conocer el nivel archivístico siempre es importante, esto se aborda desde el momento en que se hace un Diagnóstico Integral de Archivo, sin embargo, respecto a la gestión documental electrónica y la preservación digital se puede hacer un análisis más específico.  Generalmente el Manual Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos- MGDA es un instrumento útil para identificar el nivel archivístico de la entidad, y respecto a la preservación digital el componente tecnológico es el que más se aplica, pero en este caso, el archivo nos propone un nuevo modelo.

El Modelo de madurez para medir la capacidad de preservación digital (Digital Preservation Capability Maturity Model), está basado en el modelo OAIS y permite evaluar programas a partir de 15 componentes, que son:

  • Política
  • Estrategia
  • Gobierno
  • Colaboración
  • Experiencia técnica
  • Formatos de fuente abierta/neutral
  • Comunidad designada
  • Registro de documentos electrónicos
  • Ingesta
  • Almacenamiento
  • Renovación de dispositivos
  • Integridad
  • Seguridad
  • Metadatos de preservación
  • Acceso.  

Modelo de Madurez para medir la Capacidad de Preservación Digital:

Modelo de madurez para medir la Capacidad de Preservación Digital. Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. 2021. Archivo General de la Nación. P 40

Por ejemplo, una entidad puede optar por evaluar el nivel de madurez para medir la capacidad de preservación digital de su Programa para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. En este caso, el programa recibirá un puntaje de 1 a 5 por cada componente. 

La asignación de puntajes consiste en cinco etapas evolutivas de trabajo en preservación digital, estas son la etapa nominal, que ocurre cuando la entidad no tiene capacidad alguna respecto a la preservación digital; la etapa mínima, la etapa intermedia, avanzada y optima. Cada una de estas etapas tiene un enfoque aplicado a la categoría o componente de evaluación. Por lo que su definición particular debe ser abordada teniendo en cuenta la categoría, lo cual podemos desarrollar en un próximo articulo y así conocer de un modo más preciso como utilizar este modelo para medir la capacidad de preservación digital en nuestra Entidad.

Finalmente, las métricas de capacidad por cada componente son las siguientes:

Niveles de capacidad de la preservación digital. Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. 2021. Archivo General de la Nación. P 26

Como conclusión, en esta segunda parte pudimos identificar herramientas y recomendaciones del Archivo General de la Nación para realizar un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo optimo. Nos recomendaron utilizar algunas matrices para llevar este proceso de un modo organizado, lo cual nos servirá de insumo para las fases posteriores en la formulación del Plan, como para mitigar riesgos y definir estrategias de preservación. También conocimos un modelo útil para medir la capacidad de preservación digital en las Entidades y del cual podemos seguir aprendiendo.

Es un hecho que en esta nueva guía se encuentran aspectos útiles y valiosos para desarrollar este componente del Sistema Integrado de Conservación, por eso continuaremos abordando las demás fases en nuestro próximo artículo.

Referencia: Archivo General de la Nación. 2021. Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. Recuperado de  https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/2022/GuiaPlanPreservacionDigital.pdf

Autora: Paula Navarro Alvarado

Revisión: John Jairo Gutiérrez

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