En nuestros artículos anteriores comenzamos a describir la nueva Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital del Archivo General de la Nación, y abordamos las características con las que debe contar un Plan de Preservación Digital, cuáles son los requisitos para hacerlo, y explicamos la primera y segunda fase para la elaboración e implementación del Plan. Ahora, continuaremos abordando las demás fases para diseñar este instrumento. 

Fase 3

  • Evaluación y selección de prioridades

El Plan de Preservación Digital debe identificar a cuáles grupos documentales electrónicos o digitalizados se les va a aplicar las acciones y estrategias establecidas para garantizar su preservación. Esto puede hacerse de un modo cronológico, iniciando con los grupos documentales más urgentes. El Archivo General de la Nación recomienda una serie de criterios para llevar esto a cabo.

Se debe tener en cuenta que, para identificar los fondos o grupos de documentos electrónicos o digitalizados priorizados, primero hay que identificar los flujos archivísticos que representan el circuito de vida del documento, es decir, desde el momento de la captura o ingreso. Seguido de esto se recomienda:

  • Caracterización de los documentos electrónicos a preservar

Para determinar los atributos particulares de los documentos, estos se deben caracterizar partiendo de las siguientes cuatro dimensiones:

  1. Las características estructurales se refieren a “la apariencia, contenido, estructura y todo aquello que permita identificar la unidad documental de manera única” (Archivo General de la Nación. 2021), es decir, se debe identificar el nombre, la descripción, los metadatos mínimos, y el formato de entrega para los diferentes tipos de información.  

De igual modo, también se brindan recomendaciones para las imágenes digitales, como, por ejemplo:

  • Factores de calidad y funcionalidad
  • Formato y características de archivo.

Y para los materiales de audio también se sugieren algunos factores de calidad y funcionalidad como la tasa de muestreo superior, el esquema de comprensión y el soporte para múltiples canales. 

2. Por otro lado, las características de los soportes o medios de almacenamiento hacen referencia a las especificaciones de sus condiciones externas e internas. En este sentido, se puede requerir la participación del área de tecnología para hacer esta caracterización.

3. En cuanto a las características de los documentos a preservar, se refiere a esos aspectos técnicos asociados a un documento, es decir, considerar metadatos de contexto, de contenido, técnicos y de estructura.

4. Respecto a las características del proceso, hace referencia a las actividades que permiten conocer el flujo de los documentos desde su creación hasta su disposición final.

  • Identificación y evaluación de estrategias de preservación

Para continuar con este paso es necesario tener en cuenta la fase 2 correspondiente al diagnóstico, y considerar cuales son los documentos electrónicos para preservar, su diagnóstico, el análisis de riesgos de la preservación digital en la Entidad, y la evaluación de la capacidad de preservación digital. Para recordar aquellas especificaciones puedes leer nuestro artículo en https://bit.ly/3x6BjJm.

Ahora bien, en este sentido existen varias estrategias de preservación las cuales están diseñadas para garantizar la disponibilidad de los documentos a largo plazo, así como su autenticidad, fiabilidad e integridad. Algunas de las estrategias que se pueden tener en cuenta son:

  • Características mínimas de una plataforma de preservación digital

Otro de los puntos importantes es que se deben identificar las características y requisitos ideales para una plataforma de preservación digital, o SGDE(A) en el cual los documentos puedan almacenarse en un ambiente o espacio digital ideal en que estos deben disponerse. A modo de complemento, se puede tener en cuenta el Modelo de Requisitos para un SGDEA, ya que este modelo contiene varias categorías importantes donde se consideran aspectos técnicos y particulares para el sistema.

Adicionalmente, en esta guía se sugiere tener en cuenta:

  • Requisitos Generales
  • Ingesta
  • Almacenamiento
  • Gestión de Datos
  • Administración
  • Almacenamiento de documentos electrónicos
  • Planificación de preservación
  • Acceso
  • Atributos de calidad

De igual modo se recomienda tomar como referencia la NTC-ISO 14721 Sistemas de Datos espaciales de Transferencia de información. Sistema Abierto de Información de Archivo (OAIS).

Nota: Aunque un SGDEA cuente con mecanismos que faciliten la preservación digital de los documentos, o permitan la aplicación de algunas estrategias de preservación, realmente hay herramientas expertas para desarrollar estas actividades, las cuales se encuentran construidas principalmente con orientación al Sistema Abierto de Información de Archivo (OAIS).

  • Evaluación de las estrategias de preservación

Una vez se definen las estrategias de preservación onde se tuvo en cuenta las necesidades y el estado actual de la entidad, se debe hacer una evaluación para contemplar su implementación técnica y todo lo que eso conlleva, por ejemplo, el uso de programas, herramientas, instrumentos, costo, presupuesto y tiempos. Sin embargo, esto es algo que se detalla mejor en un apartado para los recursos necesarios.

Lo ideal es hacer una tabla donde se relacione:

Tomado de: Archivo General de la Nación (2021)

Fase 4:

  • Definición de acciones y estrategias

Como hemos venido mencionando, hay que definir estrategias de preservación de acuerdo con las necesidades de la entidad, el diagnóstico y la evaluación de estrategias. Dado el caso, también se recomienda que se relacionen las personas o áreas responsables que se encargarán de las actividades necesarias para ejecutar dichas estrategias, y por supuesto, es necesario definir tiempos, fechas y recursos.

  • Definición de recursos y cronograma de ejecución

Con tal de asegurar el cumplimiento del Plan de preservación digital se debe hacer un cronograma de ejecución, con el cual también se podrá hacer seguimiento a las acciones planteadas y verificar su cumplimiento. En este cronograma se deben registrar las acciones o actividades especificas para la aplicación de las estrategias definidas, los tiempos y los responsables.

En cuanto a los recursos, se recomienda especificar los recursos necesarios respecto a factores como:

  • Factor económico
  • Factor humano
  • Factor tecnológico
  • Factor técnico
  • Implementación del Plan de Preservación digital

En este momento la entidad debe dar inicio al desarrollo de las actividades, tareas y procesos definidos en el plan, por lo que, será necesario que los altos directos, áreas y funcionaros encargados y relacionados se involucren en su ejecución; para esto será necesario que se haga un monitoreo del avance y progreso de las acciones estipuladas.

Finalmente, hay que reconocer que las entidades son libres de complementar estos recursos según sus necesidades y objetivos, en este sentido, solo queda aplicar las recomendaciones y lineamientos de esta nueva guía, la cual es un recurso estratégico para los profesionales, el cual era necesario para establecer un Sistema Integrado de Conservación completo, donde no solo se haga énfasis en la conservación de documentos físicos, sino que ahora se fortalece el componente de preservación digital y el factor electrónico en las entidades.

Autora: Paula Navarro Alvarado

Revisión: John Gutiérrez

Referencia: Archivo General de la Nación. 2021. Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital. Recuperado de  https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/2022/GuiaPlanPreservacionDigital.pdf

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