Es un programa específico del Programa de Gestión Documental, el cual tiene como finalidad la normalización de las formas documentales producidas en una entidad, lo cual es importante para garantizar la tradición documental en los documentos de este modo identificar si la autenticidad está presente o no en un documento.

Ahora bien, la tradición documental es aquello que estudia cómo un documento llega hasta la entidad, y también considera la relación del documento original tal y como fue emitido y el estado en el que llegó hasta el receptor. Este estudio esta muy relacionado con la diplomática, que es el “estudio científico de los diplomas y otros documentos, tanto en sus caracteres internos como externos, principalmente para establecer su autenticidad o falsedad.”(Néstor Vigil, 2011). En este sentido, relacionamos la diplomática y la tradición documental con la razón de ser del Programa de Normalización de Formas y Formularios electrónicos, ya que está enfocado en la identificación de características internas y externas de los documentos con el fin de normalizarlas, y que en medio de la producción documental, los documentos cuenten con características uniformes, ya que estas permiten identificar su autenticidad.  

A su vez, otros de los beneficios diferentes al de establecer tradición documental y que este programa puede otorgar a una entidad son:

Por otra parte, hay que tener claridad respecto a la definición de forma, formato y formulario, puesto que estos tres conceptos pueden ser confundidos fácilmente. Antonia Heredia, Archivera y doctora en Historia de América reflexiona en cuando a los cambios que ha sufrido el vocabulario archivístico con el objetivo de alentar el debate terminológico para dar consistencia a la Archivística como ciencia y afirma que “Muchos conceptos han cambiado de nombre llevándonos a olvidar su sentido primigenio, pero no olvidemos que los cambios de los nombres no cambian la naturaleza de las cosas, pero si favorecen la confusión.” (2017)

En este sentido, la forma es un documento elaborado sobre un formato preestablecido y oficializado por la Entidad, el cual contiene unas características que permiten su identificación y a su vez la normalización de la producción documental. Existe una equivalencia entre forma y documento, lo que en calidad se conoce como registro y lo que en archivo conocemos como tipo documental.

Un formato “es un documento que permite la recopilación de información de forma estandarizada y continua que una vez sea diligenciado se constituye en un registro y sirve como mecanismo de apoyo para la trazabilidad de la información” (Archivo General de la Nacíón,2022); y un formulario electrónico es un formato que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trámites en línea. Por ejemplo: “Formularios de contacto” o “Formularios para peticiones, quejas y reclamos” (Archivo General de la Nacíón,2022). En consecuencia, los formatos y los formularios electrónicos son los elementos base para la producción de formas, que archivísticamente se clasificaran como una tipología documental para pasar al proceso de organización.

En lo que respecta a la normalización de los documentos, es necesario identificar sus características y estas se pueden clasificar en dos tipos, internas y externas. Las cuales son todas aquellas que reconocidas y específicas nos permiten identificar de manera inequívoca un documento. Terminológicamente evolucionan a elementos de descripción a partir de la publicación en 1994 de la Norma ISAD(G), luego a atributos y más recientemente a metadatos. En este último caso para reconocer al documento electrónico.

Características externas: También conocidas como físicas, dentro de las cuales encontramos: El tamaño, la escritura, el tipo de letra, el soporte. Estas son las que aportan en mayor medida a la tradición documental.

Características internas: También conocidas como intelectuales, dentro de las cuales encontramos: El productor, la fecha, el autor, el contenido, la lengua. Estas son las que aportan en mayor medida a la clasificación documental. 

Además, de acuerdo con el manual para la elaboración de un Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación (2014) , se deben establecer directrices y lineamientos para que la producción de formas, formatos y formularios electrónicos tengan las siguientes características:

Y a modo de complemento, nosotros proponemos los siguientes elementos para tener en cuenta

  • La recolección de información consiste en reunir la información necesaria para desarrollar el programa, por ejemplo, algunos instrumentos que son útiles es el Diagnóstico Integral de Archivos, el Programa de Gestión Documental, documentación relacionada al control de los documentos, a la imagen corporativa de la entidad y/o Normativa interna vigente relacionada con la normalización de formas documentales.
  • El análisis del contexto y la situación actual de la entidad respecto a la normalización de formas y formularios es una revisión de la información recolectada y definir e identificar los hallazgos más importantes para comprender la situación actual. Al describir las acciones que se están llevando a cabo como las que no, se tendrá más claridad para la proyección del programa y establecer lineamientos acorde a las necesidades de la entidad.
  • La identificación de las características de las formas y formularios consiste en identificar aquellos atributos determinantes de los documentos para normalizarlos. A partir de esta identificación se puede hacer una revisión de los documentos utilizados en el momento y evaluar su grado de cumplimiento con las características identificadas.
  • De acuerdo con las necesidades de la entidad, se pueden proponer herramientas que garanticen la normalización y el control de la producción documental teniendo en cuenta las características normalizadas que se identifican anteriormente, esto con el fin de llevar un registro de la versión final de los formatos que se utilizan y si son uniformes respecto a las características internas y externas que los componen.
  • Para garantizar la ejecución y el cumplimiento del programa, es necesario establecer actividades o responsabilidades y asignarles un responsable. Esto depende mucho del desarrollo del programa y de las necesidades particulares de la entidad.

Referencias

Archivo General de la Nación. (2014). Manual de Implementación de un Programa de Gestión documental-PGD- https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/PGD.pdf

Heredia Herrera, Antonia. Forma y formato de los documentos de archivo. Boletín ANABAD. LXVII (2017), NÚM. 4, OCTUBRE-DICIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM). Consultado en: https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=6449987

Néstor Vigil Montes. Referenciado en: ¿Qué es la diplomática? – Un método de análisis global del documento. Blog Conscriptio. 2011. Disponible en: http://conscriptio.blogspot.com/2011/08/que-es-la-diplomatica-un-metodo-de.html

Archivo General de la Nación. Glosario de Términos. Consultado en mayo de 2022. Disponible en: https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario

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