En un entorno cada vez más competitivo, las empresas privadas enfrentan el reto de mejorar su eficiencia operativa mientras controlan los costos. Un área que suele pasarse por alto, pero que tiene un impacto directo en las finanzas de cualquier organización, es la gestión documental. La experiencia reciente de diferentes empresas independientemente del sector al que pertenezan, demuestra que una gestión ineficiente de documentos no solo afecta la productividad, sino que también genera costos ocultos significativos.
¿Cuánto cuesta una gestión documental ineficiente?
Las estadísticas son claras: según IronMountain (2023), una gestión deficiente puede ser responsable de más del 21% de pérdida de productividad. Además, el 26% de los empleados termina recreando documentos que ya existían, simplemente porque no pueden encontrarlos (Glean, 2021). Esta duplicación innecesaria de esfuerzos representa horas laborales perdidas que, traducidas a dinero, pueden costarle millones a una empresa al año.
Si tomamos un caso hipotético para una empresa X , donde los empleados dedican al menos 3 horas semanales a la búsqueda de documentos bien sean fisicos o digitales, lo que equivale a 36 minutos por día, podemos estimar el costo asociado. Partiendo del valor hora promedio de un trabajador, que es de $5.531 pesos, el tiempo dedicado semanalmente tendría un costo de $16.593 pesos. Esto se traduce en $66.372 pesos al mes. Anualmente, un empleado puede costar a la empresa $796.464 pesos solo en el tiempo invertido buscando información.
Este costo de tiempo puede reducirse considerablemente con un sistema de gestión documental bien estructurado, además de fortalecer la cultura interna en torno a la gestión documental y la información. Implementar prácticas que promuevan la eficiencia operativa a partir de una mejor gestión de la información depende, en última instancia, de su correcta aplicación en las áreas y del compromiso de los colaboradores de la empresa.
El papel, un gasto silencioso pero costoso
Aunque muchas empresas afirman estar en proceso de transformación digital, el consumo de papel sigue siendo alto. Un empleado promedio utiliza alrededor de 10 mil hojas de papel al año, lo que puede traducirse en $200.000 pesos anuales por persona, sin contar con los costos asociados a impresión, almacenamiento, electricidad y mobiliario. Para una empresa de 200 empleados, esto representa más de $40 millones de pesos al año.
El archivo físico: espacio, tiempo y dinero
Los archivos físicos requieren espacio, mantenimiento y recurso humano. Una empresa grande con mas de 50 años de constituida, por ejemplo, acumula más de 270 metros lineales de documentación, lo que implica costos de alquiler de bodegas, mantenimiento de archivos, y jornadas completas dedicadas a la digitalización y organización de documentos. Todo esto podría optimizarse significativamente con un Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDEA) moderno y eficiente.
¿Y si das el paso hacia la transformación digital?
Adoptar un software adecuado de gestión documental permite no solo reducir el consumo de papel, sino automatizar procesos, eliminar duplicidades, acelerar el acceso a la información y optimizar el tiempo de los colaboradores. Empresas que han dado este paso reportan ahorros directos en costos operativos y mejoras en tiempos de respuesta.
Además, instrumentos como las Tablas de Retención Documental ayudan a determinar qué información conservar y cuál eliminar, evitando acumulaciones innecesarias y reduciendo el uso de espacio físico, y optimizando el uso del espacio digital.
Invertir en una buena gestión documental no es un gasto, es una decisión estratégica que impacta directamente en los resultados económicos de la empresa. En tiempos donde cada peso cuenta, revisar cómo se produce, organiza, conserva y accede a la información puede marcar la diferencia entre una operación ágil y una empresa que pierde tiempo (y dinero) buscando papeles o documentos electrónicos desogranizados.
Referencias
Wradio. 2028. Empresas se ahorrarían más de 50 millones de pesos si usaran políticas de “cero papel”. https://www.wradio.com.co/noticias/economia/empresas-se-ahorrarian-mas-de-50-millones-de-pesos-si-usaran-politicas-de-cero-papel/20181203/nota/3832759.aspx
Scanse. 2023. Printing Costs: The Stats You Won’t Believe in 2023. https://scanse.io/blog/surprising-stats-about-printing-costs/
Glean Tecnology. (2021). Hybrid workplace habits & hangups. https://get.glean.com/rs/626-JWX-444/images/2022_Hybrid-workplace-habits-hangups_Glean-report.pdf
Ironmountain. (2023). 6 Consequences of bad records and document management policies. https://www.ironmountain.com/resources/blogs-and-articles/e/effects-of-bad-records-document-management-policies