Antes de la promulgación del Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación (AGN), las entidades públicas en Colombia contaban con un marco normativo reducido y vago respecto al manejo de la información en formatos electrónicos. Aunque existían lineamientos técnicos publicados por el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC), estos formaban parte de una guía técnica y, por lo tanto, no eran entendidos como obligatorios por las entidades públicas.
Contexto Histórico y Normativo
La gestión documental en Colombia ha evolucionado significativamente, pero hasta la promulgación del Acuerdo 001 de 2024, la normativa existente era poca y no abordaba de manera integral los requisitos técnicos para la administración de documentos electrónicos. Normas anteriores, como la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015 y algunos Acuerdos del AGN, proporcionaban lineamientos generales, pero no abordaban los desafíos específicos de la era digital. Además, ninguna de estas normativas exigía que las entidades públicas tuvieran un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Los lineamientos técnicos publicados por el Archivo General de la Nación y MinTIC eran parte de una guía técnica, lo que llevaba a que las entidades públicas no los entendieran como obligatorios y adoptaran los requisitos que consideraron convenientes, aunque estos fueran diferentes a los establecidos en las guías técnicas.
Problematicas que el Acuerdo 001 de 2024 ayuda a Resolver
- Inconsistencia en la Gestión Documental:
Las entidades públicas tienen diferentes enfoques y niveles de implementación de la gestión documental electrónica, lo que genera inconsistencias en la administración de documentos. Estas inconsistencias se manifiestan en la falta de uniformidad en los procesos de creación, almacenamiento, y recuperación de documentos electrónicos. Esta disparidad en la implementación dificulta la colaboración interinstitucional y la integración de sistemas, lo que a su vez afecta la eficiencia y la capacidad de las entidades para cumplir con sus obligaciones legales y administrativas.
- Falta de Requisitos Técnicos Claros:
Aunque existen lineamientos técnicos, las entidades no los entienden como obligatorios y adoptan requisitos diferentes a los establecidos en las guías técnicas.
- Desafíos en la Conservación y Accesibilidad:
La falta de normativas específicas dificulta la conservación a largo plazo y la accesibilidad de los documentos electrónicos, afectando la transparencia y eficiencia administrativa.
- Imposibilidad de Asegurar el Vínculo Archivístico de los Documentos:
Sin un marco normativo claro, las entidades enfrentan dificultades para asegurar un vínculo archivístico adecuado a los documentos electrónicos, afectando su organización y recuperación.
- Asegurar el Ciclo de Vida de los Documentos:
La falta de normativas específicas también impide asegurar el ciclo de vida completo de los documentos electrónicos, desde su creación hasta su disposición final.
Estos problemas aún persisten, pero el Acuerdo 001 de 2024 puede ayudar a cambiar estas dinámicas y problemáticas al establecer una base normativa clara y obligatoria.
Innovaciones del Acuerdo 001 de 2024
El Acuerdo 001 de 2024 introduce varias innovaciones que abordan estos problemas y establecen una base sólida para la gestión documental electrónica:
En primer lugar, el Acuerdo define criterios técnicos y jurídicos claros para garantizar la autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación de los documentos electrónicos, asegurando que sean manejados de manera segura y conforme a los estándares establecidos.
Además, obliga a las entidades públicas a formular y ejecutar un Programa de Gestión Documental (PGD), lo que garantiza una adecuada planificación y organización de la función archivística, fortaleciendo los procesos internos de las instituciones y optimizando la gestión de la información.
Del mismo modo, el Acuerdo establece responsabilidades claras para los sujetos obligados e implementa mecanismos de inspección, vigilancia y control, asegurando así que la correcta ejecución de la gestión documental electrónica no solo sea una meta, sino una obligación supervisada.
Finalmente, y de manera complementaria, reúne y consolida diversas normativas dispersas relacionadas con la gestión documental electrónica, ofreciendo un marco normativo integral y coherente que facilita la comprensión y aplicación de los requisitos técnicos y jurídicos por parte de las entidades públicas. Todo ello refuerza un ecosistema documental más moderno, ágil y confiable, alineado con los objetivos de un Estado más eficiente y transparente.
Desafíos y Perspectivas Futuras
A pesar de los avances logrados con el Acuerdo 001 de 2024, la implementación enfrenta desafíos significativos:
- Implementación de estándares técnicos: El Acuerdo 001 de 2024 establece que los requisitos técnicos del AGN deben ser entendidos y aplicados como obligatorios por las entidades públicas, garantizando la uniformidad en los procesos de gestión documental electrónica. Esta obligatoriedad busca eliminar la variabilidad en la calidad y seguridad de los documentos, promoviendo prácticas consistentes. Además, la adopción de estos estándares facilita la colaboración interinstitucional y mejora la administración eficiente y segura de la información pública.
- Resistencia al Cambio: Uno de los principales desafíos en la implementación del Acuerdo 001 de 2024 es la resistencia al cambio en las entidades públicas. Estas pueden mostrar reticencia a adoptar nuevas normativas y tecnologías debido a la inercia organizacional y la comodidad con los procesos existentes. La resistencia se manifiesta en la falta de compromiso con los nuevos estándares, la demora en la adopción tecnológica y la preferencia por métodos tradicionales. Para superar este desafío, es crucial realizar esfuerzos de sensibilización y comunicación que destaquen los beneficios de la nueva normativa. También es importante demostrar cómo la gestión documental electrónica mejora la eficiencia y transparencia en la administración pública. Finalmente, el liderazgo y el apoyo de la alta dirección son fundamentales para fomentar una cultura de cambio y adaptación en las organizaciones.
- Necesidad de Capacitación Continua: La gestión documental electrónica, según el Acuerdo 001 de 2024, exige habilidades específicas que el personal público puede no poseer inicialmente. Por ello, es fundamental desarrollar programas de formación integral que abarquen tanto aspectos técnicos como jurídicos de la gestión documental. Asimismo, deben establecerse mecanismos de actualización periódica para garantizar la correcta aplicación de los nuevos procedimientos y tecnologías implementados.
Sin embargo, las perspectivas futuras son prometedoras, con tendencias hacia la mejora continua y la adopción de nuevas tecnologías
Conclusión
El Acuerdo 001 de 2024 del AGN es un documento normativo crucial que establece una base sólida para la gestión documental electrónica en Colombia. Su implementación tiene un impacto significativo en la modernización del Estado, promoviendo la eficiencia y transparencia en la administración pública. A medida que se superan los desafíos y se adoptan nuevas tecnologías, la gestión documental electrónica continuará evolucionando, contribuyendo a una administración pública más eficiente y accesible.