Metadatos 1 – Generalidades de los metadatos

Esta primera entrega sobre metadatos que hacemos en La Era Digital es básica y fundamental para profundizar en futuros artículos sobre su gestión, su relevancia en para los documentos electrónicos de archivo y la aplicación de tipos de metadatos específicos en procesos como la preservación digital a largo plazo.

Según el Archivo General de la Nación, los metadatos son el dato acerca de los datos o también son la información que se conoce acerca de un documento para describir y proporcionar acceso al mismo, y dado que las organizaciones gestionan muchos documentos, es necesario hacer uso de los metadatos para que aquellos documentos se describan y se puedan recuperar.

De igual modo,  la norma UNE-ISO 23081-1: 2008 afirma que los metadatos son “información estructurada o semi estructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo”.

Los metadatos son básicos en los procesos de metadescripción a través del cual se capturan datos o metadatos respecto a un documento, objeto o información, con el fin de describirlo y tener la posibilidad de recuperarlo lo cual es fundamental para las bibliotecas, archivos, centros de documentación. La metadescripción también es relevante para ejecutar actividades con dicho documento, objeto o información, como podría ser actividades de preservación en un museo, generación de vínculos cuando se gestionan grandes volúmenes de información, etc.

Tipos de metadatos:

Metadatos de contenido: Son aquellos metadatos que describen e identifican datos como el tipo documental, titulo del documento, palabras clave, fecha de creación, autor o emisor del contenido, entre otros.

Metadatos de estructura:  Aquellos relacionados con las características físicas y estructurales del documento, por ejemplo, el formato, el estado del documento, ubicación, etc.

Metadatos de contexto : Aquellos que permiten identificar el contexto de creación u origen del documento, como por ejemplo el área de procedencia.

En relación con los documentos electrónicos de archivo, los metadatos no solo sirven para describir y recuperar los documentos electrónicos como una actividad fundamental de la gestión archivística, los metadatos en los documentos electrónicos de archivo son fundamentales porque les brindan valor probatorio fortaleciendo sus características esenciales de: autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad. Y como es que los metadatos les brindan a los documentos electrónicos de archivo (autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad), lo hacen como una herramienta donde se registra las características del documento, su contenido, su estructura y especialmente el contexto que le da origen a dicho documento es decir la razón por la cual el documento fue creado.  Permiten llevar la trazabilidad de los cambios, del uso o del acceso al documento durante todo su ciclo de vida, es decir, que gracias a ellos se pueden identificar datos como quien creó un documento, quien lo utilizó, que cambios a sufrido, las razones de dichos cambios y bajo qué proceso o actividad fue creado y usado.

La preservación digital a largo plazo también se ve respaldada por el uso de los metadatos, pues estos son usados para identificar aspectos relacionados con la estructura “física” del documento, capturando datos como: formatos, software de creación, versiones del software, requerimientos de hardware, cambios que ha sufrido el documento en la aplicación de estrategias de preservación entre otros. La seguridad y acceso a la información se ve fortalecida con el uso de metadatos que identifiquen los niveles de seguridad y accesibilidad a los documentos y sus contenidos.

Debido a que hay varias circunstancias bajo las cuales se podrían asignar metadatos a un documento, se hizo una clasificación de estos de acuerdo con el tipo de información que permitiría identificar.

Ejemplos de metadatos:

Contenido:

• Título
• Temas
• Materia

Estructura:

• Formato
• Software de creación
• Versiones del software
• Peso o extensión del documento

Contexto

• Proceso o procedimiento
• Organización

Es importante hacer uso de los metadatos y que la organización cuente con un esquema de metadatos porque:

• Facilita la buena gestión de los documentos, teniendo en cuenta aspectos como el acceso, la recuperación, la seguridad y el control.
• Se cumple con los requerimientos normativos para los documentos electrónicos.
• Proporciona a los documentos electrónicos de archivo características como autenticidad, fiabilidad, veracidad e integridad.
• Según la guía de metadatos del AGN, se facilitan los procesos de conversión, migración y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos, así como también sirven para aumentar la calidad de la información y reducir los costos de recuperación de los documentos.

En futuras entregas de La Era Digital, abarcaremos y profundizaremos en relación al uso de metadatos.

Referencias:

Archivo General de la Nación. (s.f). Guía de metadatos. Recuperado de  https://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos/publicaciones