Nunca los archivistas o profesionales de la información habíamos tenido que afrontar las dificultades y retos que ha traído a las organizaciones la actual pandemia originada por el COVID-19, claro, teniendo en cuenta que no se comparan en dimensión y dificulta a los retos que tienen que afrontar otros profesionales, tales como: profesionales de la salud, fuerzas militares y de policía, líderes políticos, empresarios, o incluso las personas que pierden sus ingresos de dinero, etc., así que empecemos por sentirnos afortunados.  Ciertamente, la palabra pandemia no aparecía en el mapa de riesgos de ninguna organización, y francamente tener en cuenta este riesgo antes de los hechos que se han dado durante el año 2020, sería como incluir algo originado en la imaginación de un demente, pero la realidad superó a la ficción y aquí estamos.  

Muchas dudas se presentaron en un corto periodo de tiempo, y fundamentalmente el detonante fue el inicio de las cuarentenas en las ciudades, de inmediato apareció el siguiente interrogante ¿y cómo va a operar la organización?  Y luego, si vamos a seguir operando ¿qué vamos a hacer con las ventanillas de correspondencia? Después ¿cómo vamos a recibir y enviar las comunicaciones? Para llegar a ¿cómo y cuándo vamos a conformar los expedientes? y ¿cómo aseguramos el valor probatorio de los documentos? Y con estos interrogantes nos hicimos un ocho.

Por fortuna, y especialmente para el caso de Colombia, pudimos contar con lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación respecto a la conformación de expedientes, a las firmas autorizadas y el valor probatorio de los documentos, también, con aclaraciones respecto al uso de herramientas tecnológicas en estos tiempos de pandemia. Si los lineamientos son los adecuados o no, ya es otra discusión, aun así, las organizaciones ya tienen un marco para su operación en cuanto a la gestión documental.

Es interesante ver que las organizaciones desde un punto de vista de la archivística han tenido la capacidad de afrontar los retos que la pandemia ha traído, mejor dicho, eso parece, veremos en el periodo de post pandemia el real impacto de las dificultades generadas por el COVID-19, y de las acciones o decisiones tomadas o no tomadas al interior de las entidades en materia de gestión de los documentos de archivo.

El escudo y la espada de las organizaciones y de los archivistas en estos tiempos de pandemia ha sido la tecnología. Se ha tenido que echar mano de cuanta herramienta tecnológica se pueda usar para: producir los documentos, para firmarlos, comunicarlos, para los procesos de radicación, etc., transformación digital “a las malas” ¿a dónde nos va a llevar esta transformación digital sin planeación? Son claros los beneficios que la aplicación de la tecnología conlleva, sin embargo, también surgen ciertas responsabilidades al iniciar procesos de transformación digital, por ejemplo: capacitar a los funcionarios de las organizaciones respecto al uso adecuado y responsable de dichas tecnologías implementadas, el volumen de documentos y de información incrementará generando nuevas necesidades para su organización y gestión, surgirán cuestionamientos respecto a qué información se debería conservar y cual no, durante cuánto tiempo, a través de que mecanismos se podría garantizar su preservación y asegurar la disponibilidad de los documentos, se requerirá un control en cuanto al acceso a la información, será de vital importancia establecer políticas respecto a la gestión electrónica de los datos, información y conocimiento, entre otras más, sin embargo, dada la situación actual, no queda más que desarrollar estas actividades a posteriori o sobre el camino.

La comunidad de archivistas conocemos el valor de los datos, la información y el conocimiento en cualquier escenario posible. En este momento y en este escenario de pandemia, las demás personas en las organizaciones se dan cuenta del valor y de la importancia de articular la gestión de sus organizaciones, la información y la tecnología, sin embargo, no necesariamente conocen a fondo todos los procesos, actividades, responsabilidades y responsables que se requieren para la transformación digital de la organización. Entonces:

¿Cómo podemos los archivistas ser facilitadores en las organizaciones para superar la problemática originada por la pandemia?

Proponemos las siguientes acciones que puede tomar un archivista y que pueden impactar positivamente en una organización que avanza en la transformación digital en estos tiempos de pandemia.

  1. Aunque hay una situación de emergencia generada por el COVID-19, debemos tener visión a futuro, y tomar acciones y decisiones que sean funcionales para el periodo de post pandemia.
  2. Se debe asegurar que se conformarán los expedientes de la organización, independientemente de las tecnologías usadas y los formatos en los que se generen los documentos.
  3. Es cierto que la pandemia ha obligado a las organizaciones a usar documentos electrónicos, y en algunos casos firmas deficientes, sin embargo, se debe tratar de conformar expedientes con documentos originales, teniendo como resultado expedientes físicos, híbridos o electrónicos.
  4. Ahora, más que nunca: Sensibilizar, capacitar y comunicar.
  5. Procurar que los documentos electrónicos cuenten con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
  6. Involucrarse en la automatización de los procedimientos de la organización, específicamente en aquellas actividades donde se genera información y documentos.
  7. Agilizar los cambios en los instrumentos archivísticos para que estos se conviertan en herramientas de transformación y no en barreras.
  8. Proponer proyectos que involucren el aprovechamiento de los datos, información, conocimientos y documentos en la organización, especialmente en las actividades críticas, y siempre con el propósito de darle solución a una problemática existente.
  9. Identificar acciones que de ser realizadas faciliten para los ciudadanos o públicos objetivos el acceso a la información.
  10. Sería un pecado no aprovechar esta situación para proponer proyectos de transformación digital en materia archivística.
  11. Proyecte un equipo de trabajo que facilite la transformación digital desde una visión archivística.
  12. Por supuesto tome medidas de bioseguridad, respecto a su equipo de trabajo, la gestión de los expedientes físicos y gestión en puntos de correspondencia.
  13. Por último, no olvide incluir en los mapas de riesgos: Pandemias, lluvia de meteoritos, invasiones extraterrestres y otros que puedan afectar a los documentos en todo su ciclo de vida, esto es broma, pero recuerde verificar los riesgos que pueden afectar los documentos electrónicos y tome acciones para mitigarlos.

Autores:

Paula Estefanía Navarro

John Jairo Gutiérrez

4 comentarios en «¿Cómo podemos los archivistas ser facilitadores en las organizaciones para superar la problemática originada por la pandemia?»

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