La importancia de los SGDEA en las organizaciones.

Las organizaciones a través de los equipos que conforman sus Oficinas de Tecnología e Informática, en términos generales conocen y tienen acceso a herramientas tecnológicas que facilitan el desarrollo de sus actividades, procesos y funciones misionales y administrativas. Dichas herramientas les permite una ejecución óptima, eficiente y segura de sus procedimientos misionales o administrativos.

Sin embargo, buena parte de la implementación de herramientas tecnológicas que ha facilitado la transformación digital de las organizaciones, carece de la gestión digital de los registros que sustentan dicha actividad misional o administrativa, es decir, se ha alcanzado la automatización de procesos, procedimientos o actividades, pero rara vez dicha transformación digital alcanza la gestión documental. Esta situación conlleva a que las organizaciones transformadas digitalmente, sigan conformando expedientes principalmente físicos.

Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, es la suma de diferentes herramientas tecnológicas que tiene como objetivo conformar un espacio seguro, eficiente y adecuado para la creación y gestión de los documentos electrónicos de la organización. Dicho sistema permite la producción, captura, recepción, organización, gestión, trámite, almacenamiento, consulta, y resguardo de los documentos resultantes de las actividades misionales y administrativas de la entidad. De igual modo, el Archivo General de la Nación afirma que “El SGDEA como sistema de información reúne características o funcionalidades destinadas a gestionar documentos electrónicos de archivo, para los cuales se deben establecer requisitos puntuales que garanticen la integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos.”

Para entender la importancia que tiene o debería tener los SGDEA en las organizaciones enfoquémonos en las características que deben garantizarse en los documentos electrónicos de archivo: autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos, como también se debe asegurar su forma documental fija, vínculo archivístico y contenido estable.

Recuerde que estas características deben garantizarse, para lo cual se hace uso de diferentes mecanismos tecnológicos, como los establecidos por el Archivo General de la Nación acorde a la siguiente imagen:

Imagen tomada de: G.INF.07 Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos. Guía técnica. Versión 1.0. 14 de noviembre de 2017.

Por supuesto podríamos incluir otros mecanismos como son las Tablas de Retención Documental que deben estar inmersas en estas herramientas tecnológicas, o el índice electrónico y foliado electrónico, que al conformarse apoya o asegura estas características para los documentos electrónicos de archivo, también deberán incluirse a futuro los nuevos mecanismos tecnológicos que vayan apareciendo y desplazando a los que conocemos hasta hoy. Entonces, la importancia de los SGDEA radica en su capacidad para gestionar los documentos electrónicos de archivo, todos los mecanismos necesarios para asegurar su valor probatorio y todos estos mecanismo que mantienen sus características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, como también, su forma documental fija, vínculo archivístico y contenido estable.

EL SGDEA es un espacio seguro para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos, donde son tratados como un activo de la organización, de la misma forma en que son gestionados los documentos y expedientes físicos, los cuales cuentan con herramientas y mecanismo que aseguran su conformación completitud, integridad, etc.

Cada organización tiene necesidades particulares, y se encuentran en etapas diferentes respecto a la gestión documental. Puede que al llegar a una organización y hacer un diagnóstico, se encuentren fondos acumulados, instrumentos archivísticos rezagados a la realidad de la entidad y se esté algo lejos de implementar un SGDEA, como también existen otras organizaciones que estén por declarar ciertos documentos como electrónicos. Sin embargo, para que una empresa pueda implementar un SGDEA debe transitar por diferentes etapas de maduración.

La implementación de un SGDEA tiene muchos beneficios para las organizaciones, como la reducción de tiempo de consultas, ahorro de espacio y costos relacionados con la gestión de un archivo físico, facilita el acceso a la información y el control de la documentación para evitar la duplicidad innecesaria, reducción en el uso del papel, normalización de las prácticas relacionadas con la gestión y conservación de los documentos, seguimiento a los flujos de los procesos del negocio e identificar problemas en su gestión, centralización de los documentos, acceso desde diferentes lugares y dependencias, control del acceso a la documentación, entre otros.

En conclusión, las organizaciones deberían considerar la incorporación e implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA como un proyecto relevante dentro de su transformación digital, pues lo digital tiene especial relevancia en una organización cuando impacta la gestión que se hace de sus datos, información, documentos y conocimiento.

¿Qué otras razones consideran usted que son relevantes para implementar un SGDEA en las organizaciones?

Autores:

Paula Navarro Alvarado

John Jairo Gutiérrez