El Gobierno Nacional expidió varios decretos con el fin de adoptar medidas que le permitan afrontar la situación de emergencia generada por el COVID-19, como son: el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, “Por el cual se declara un Estado de Emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional”, el Decreto 457 del 22 de marzo de 2020, “Por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia Coronavirus COVID – 19 y el mantenimiento de orden público”; Directiva Presidencial No. 02 del 12 de marzo de 2020, “Por medio de la cual se adoptan medidas para atender la contingencia generada por COVID-19, a partir del uso de las tecnologías la información y las telecomunicaciones -TIC, el Decreto 491 de 2020 relacionado a las medidas de emergencia que serán adoptadas respecto a la prestación de servicios y protección laboral.
Por tal motivo, el Archivo General de la Nación expide la Circular Externa 001 del 2020, en la cual se establecen lineamientos para que las Entidades públicas y las privadas con funciones públicas y demás entidades reguladas por la Ley 594, puedan gestionar sus documentos y expedientes.
Es así como en el marco de la emergencia generada por el COVID-19 las Entidades deben considerar la adecuada administración de expedientes y de las comunicaciones oficiales, es decir, la correcta gestión de los documentos, por eso la responsabilidad de los archivistas es velar por la seguridad, la consulta, la producción y transferencia de estos documentos de archivo.
Si bien los profesionales de la información han tenido que adaptarse a diferentes circunstancias que se presentan en las organizaciones, a las necesidades de los usuarios y a las características de la actividad misional de cada Entidad, ahora se suma este nuevo reto, el cual implica la generación de documentos que cuenten con valor probatorio, la recepción y diseminación de las comunicaciones oficiales y especialmente la conformación de los expedientes, todo esto considerando el teletrabajo y el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, que en la mayoría de casos no son las apropiadas para la gestión documental y la labor archivística.
Respecto a los lineamientos establecidos en la Circular en cuanto a la administración de expedientes, los responsables de la gestión documental deben asegurarse de que se evite el retiro de expedientes de las instalaciones físicas, a no ser que sea sumamente necesario, pues esto pondría en riesgo la seguridad de los documentos, su autenticidad, integridad y fiabilidad. Para esto, se debe establecer un protocolo que regule en qué condiciones se puede retirar información análoga o digital. Así mismo, este protocolo hecho por la entidad debe tener en cuenta las tablas de control de acceso, mecanismos de seguridad, y respecto al sistema de gestión de documentos, se debe garantizar trazas de auditoría que permitan hacer un seguimiento al estado del expediente.
Respecto a la administración de las comunicaciones oficiales, los responsables de la gestión de los documentos deberán definir criterios de recepción, registro, entrega, horarios, distribución; así como también, especificar en su página web qué medios serán los oficiales para prestar sus servicios y la atención al usuario, de igual manera, es importante comunicar qué medios tecnológicos emplearán para dar respuesta y registro a las peticiones.
En este momento, los archivistas deben ser capaces de garantizar el control, el ingreso, salida y distribución de las comunicaciones, velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad y seguridad de los documentos de archivo, llevar un control de los responsables a los que se ha extendido acceso a cierta documentación, asegurar su correcta organización, entre muchas otras funciones.
Todo esto debe hacerlo fuera de su zona de confort, y sus funciones no se detienen, aunque no pueda seguir laborando en el mismo espacio de trabajo. De todas formas, el archivista debe ser un agente que permita mitigar el impacto por la situación de emergencia, ayudándole a la organización a ejecutar sus actividades a través de una gestión documental apropiada. La gestión de la información y los documentos facilita la continuidad de los procesos de la entidad.
¿Qué responsabilidades tendrán los archivistas después de la pandemia?
En el momento en que el gobierno decida levantar las medidas para contener la emergencia, deberán asegurarse de la correcta incorporación de los documentos originados, recibidos, tramitados y firmados a los expedientes correspondientes, para lo cual, deberán validar si es necesario imprimir y tomar firmas manuscritas. Además, se deberá aplicar un proceso de limpieza y desinfección sobre los documentos, ya que el virus puede estar presente en diferentes superficies, por ejemplo “hay documentos con sus folios y carpetas que pueden ser susceptibles a la presencia de estos agentes patógenos”. (Archivo General de la Nación, 2020)
Es muy posible que después de la pandemia, las entidades consideren seguir involucrando la tecnología en sus procesos tal y como lo hicieron durante la contingencia. En lugar de retroceder, las entidades deberían seguir dando respuesta de modo virtual a las peticiones de los usuarios agilizando los procesos; de igual modo, los funcionarios en cargos estratégicos deberían considerar la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, ya que esta tecnología permite hacer un seguimiento a los flujos de los procesos del negocio, facilita el acceso a la documentación, su control y la prestación de servicios digitales, reduciendo el contacto con documentos y la presencialidad de usuarios y colaboradores en las Entidades.
Las entidades en el periodo de post-pandemia podrán considerar qué actividades volverán a ser ejecutadas de modo presencial y cuáles no. En estos nuevos aspectos a considerar, el archivista o el profesional de la información deberá formar parte, como un agente transformador que apoye estas iniciativas organizacionales y que las oriente para el cumplimiento de los lineamientos archivísticos.
Referencias:
Autor:
Paula Navarro
Revisión:
John Jairo Gutiérrez