De acuerdo con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, las transferencias documentales consisten en la “remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y posteriormente del central al histórico, de conformidad con los lineamientos establecidos en las Tablas de Retención Documental – TRD y de Tablas de Valoración Documental – TVD vigentes”. Es decir, se trata de la transición de los documentos de una etapa del ciclo vital a otra, hasta cumplir con su disposición final.

De igual manera, la transferencia documental es uno de los ocho procesos de la gestión documental y este se entiende como un “conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.” (Archivo General de la Nación, s.f)

Las transferencias documentales pueden efectuarse de manera física, si los documentos se encuentran en formato papel, por lo que, para realizar su transición de una fase de archivo a otra, se deben considerar diferentes aspectos técnicos, como preparar físicamente la documentación para poder transferirla, lo que comprende revisar cada uno de los documentos, eliminar material metálico, realizar la foliación, identificar si hay documentos con deterioro biológico, llevar los documentos a las unidades de almacenamiento establecidas, que puede ser cajas 200 x 200, u otros medios de almacenamiento si se trata de documentos en formatos especiales, entre otras consideraciones.

Las trasferencias documentales electrónicas contienen por supuesto, actividades diferentes a las transferencias de los expedientes físicos, esto se debe a que el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo- SGDEA automatiza muchas tareas que, si se hicieran manualmente, consumirían tiempo y recursos físicos.  Sin embargo, hay algunos requisitos previos que se deben tener en cuenta para estas transferencias, estos son:

  • Contar con los Cuadros de Clasificación Documental actualizados y aprobados.
  • Haber realizado el proceso de valoración documental y, como producto de lo anterior, contar con las Tablas de Retención Documental – TRD, donde se especifique la disposición de cada una de las series documentales y su tiempo de retención. Este instrumento, debe estar actualizado y aprobado.
  • Las Tablas de Retención Documental deben estar configuradas en el sistema, ya que a través de sus lineamientos el sistema informa o toma decisiones respecto a los tiempos y actividades de transferencia.
  • Los expedientes deben estar cerrados y cumplir con los tiempos de retención establecidos para estos en el archivo de gestión y central.
  • En el caso de transferir expedientes híbridos, la parte que corresponde a documentos en soporte papel debe cumplir con todos los requisitos de un expediente físico, incluyendo “Hoja de Control”, “Formato Único de Inventario Documental – FUID” y foliación.
  • La parametrización del sistema debe tener totalmente claro los lineamientos para la disposición final de los documentos, y las reglas para la selección documental.

De acuerdo con el Archivo General de la Nación, tanto las transferencias documentales electrónicas como físicas, deben cumplir con los criterios de organización archivística, el principio de procedencia, el principio de orden original, descripción e integridad de los fondos. Y a su vez, las transferencias siempre se deben hacer con estricta aplicación de las Tablas de Retención y Valoración Documental, sin excluir a aquellos expedientes híbridos.  (Archivo General de la Nación. 2021)

Ahora bien, la diferencia de una transferencia física a una electrónica radica en que prácticamente este proceso es autónomo y realizado por el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo- SGDEA, convirtiéndolo en una tarea sencilla para los profesionales. Básicamente, la tarea del recurso humano encargado es revisar cuales fueron las series y subseries que el sistema notificó que ya se deben transferir y aprobar dichas transferencias y la disposición final parametrizada, y esto ocurre de acuerdo con la parametrización de las Tablas de Retención Documental – TRD en el sistema. A su vez, el sistema es el que se encarga de actualizar el estado de aquellas series y subseries al realizar la transferencia, haciendo un cambio de “disposición en archivo de gestión” a “disposición en archivo central”, esto considerando que la transferencia sea primaria, adicionalmente, se pueden agregar otras parametrizaciones al realizar la transferencia, como restringir acceso a los documentos.

Respecto a las transferencias secundarias, el AGN busca que las entidades tengan en cuenta qué antes de realizar una transferencia, se deben asegurar que los documentos electrónicos se encuentren en formatos y medios que cumplan con estándares de preservación a largo plazo o migrar dicha información a un formato estándar de preservación. Y no se podrán transferir documentos electrónicos al AGN cuya disponibilidad y consulta a largo plazo no pueda ser garantizada. Un aspecto importante es que la entidad deberá diligenciar un acta de legalización de transferencia secundaria, que puede ser física o electrónica, especificando datos importantes para la identificación de las series transferidas al AGN.

En definitiva, la transferencia es un proceso importante ya asegura el ciclo de vida de los documentos, y gracias a que hay una transición de una fase de archivo a otra, es posible mantener un control sobre qué documentos están en determinada fase de archivo, para que así la entidad tenga a su disposición las series que realmente necesita. De igual modo, es importante considerar que si bien el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA automatiza en gran parte este proceso de transferencia, esta herramienta favorece la transformación digital al interior de las organizaciones, permite ahorrar tiempos y ayudar a los funcionarios a tener ese control sobre la documentación, es decir, el recurso humano no esta siendo reemplazado, sino que a partir del apoyo de la tecnología, se favorece para que el recurso humano concentre sus esfuerzos en otro tipo de tareas y actividades.

Archivo General de la Nación. (s.f). Procesos de la Gestión Documental https://www.archivogeneral.gov.co/Politica/procesos

Archivo General de la Nación. (2021). Guía de transferencias documentales secundarias.   https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/GUIA%20DE%20LINEAMIENTOS%20TECNICOS%20PARA%20TRANSFERENCIAS%20DOCUMENTALES%20SECUNDARIAS.pdf

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