“Un sistema (del latín systēma, y este del griego σύστημα sýstēma ‘reunión, conjunto, agregado’) es “un objeto complejo cuyas partes o componentes se relacionan con al menos alguno de los demás componentes[1]“​ y también:Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí para lograr un mismo objetivo. Los componentes de sistema son:

Entradas: Datos, información, insumos que ingresan al sistema.

Procesos: Cambios que se producen a las entradas para generar salidas, resultados del sistema.

Salidas: Resultados de los procesos realizados en el sistema.[2]

Un sistema de gestión documental electrónica, así como se expresa en la definición anterior, requiere de entradas, procesos y salidas, que le permitan operar correctamente y mantener la gestión de la entidad completamente electrónica, en este sentido un sistema ideal o correcto debería enfocarse en lo siguiente:

  1. En una gestión documental 100% nativa electrónica, en donde los documentos son producidos, firmados, gestionados, comunicados y archivados de forma electrónica, y por lo tanto, no hay un documento físico asociado a ellos, mantener este enfoque es más que relevante, ya que muchas personas, especialmente en el nivel estratégico de las organizaciones, consideran que la gestión documental electrónica es un proceso de gestión de documentos “digitalizados” es decir, donde hay un documento físico ya tramitado el cual se digitaliza para obtener un objeto digital o copia electrónica, con fines de preservación y consulta, etc.
  2. En considerar todos los mecanismos que brinden el valor probatorio justo o suficiente para cada tipología documental. Hay varios mecanismos que brindan valor probatorio a los documentos electrónicos de archivo (firmas electrónicas de diferentes tipos y niveles de seguridad, firmas digitales, marcas de agua, metadatos, flujos automatizados, estampados cronológicos, etc.) varios de estos mecanismos no requieren de costos adicionales más allá que el necesario para la adquisición de la tecnología para implementarlos, y otros, como es el caso de las firmas digitales o algunas firmas electrónicas, requieren de un pago por cada documento firmado o por la adquisición de un paquete de firmas. Es relevante en este sentido para una organización el estructurar el “mix” de mecanismos que le brinden valor probatorio necesario y suficiente para cada una de sus tipologías documentales, lo cual le permitirá reducir costos y el trámite o imposición de mecanismos innecesarios a los documentos.
  3. En estructurar mecanismos para que el ingreso de documentos, es decir, para que  las entradas del sistema se hagan en documentos 100% electrónicos, al respecto apreciado lector, te recomiendo consultar un Podcast que publicamos en LaEraDigital.Blog https://laeradigital.blog/2021/09/15/radicacion-de-comunicaciones-oficiales-en-entidades-publicas-y-la-conformacion-de-expedientes-electronicos/    lo que se busca acá es que la organización se “desentienda” de documentos físicos, por lo tanto, solo conformaría expedientes electrónicos y no expedientes híbridos, los cuales agregan complejidad y costos a la gestión documental, y  ¿Por qué agregan costos y complejidad? Al tener un solo documento físico la organización ya debe pensar en costos para su procesamiento técnico, archivamiento, custodia, conservación, transferencia y disposición final, además de la construcción y mantenimiento de herramientas o instrumentos archivísticos: hojas de control, FUID, planes de conservación, guías, instructivos de digitalización, etc. En la “Parte 2” de este artículo que publicaremos en las próximas semanas profundizaremos en las entradas y soluciones para obtener documentos 100% electrónicos.
  4. En estructurar mecanismos para la salida de documentos “electrónicos y/o físicos” sin hacer una producción de documentos de archivo en formato físico. Suena un poco enredado esto, pero posteriormente haremos una publicación adicional para profundizar y aclarar la salida del sistema. Lo que se busca es encontrar soluciones que no afecten la producción de documentos nativos electrónicos y que los documentos de salida, incluso si estos salen en formato impreso, siempre tengan una relación o herramientas que lo vinculen a un documento nativo electrónico que contenga todo el valor probatorio.
  5. En contar con las herramientas de interoperabilidad, que le permitan intercambiar documentos y datos con otros sistemas expertos, y así asegurar la conformación de expedientes 100% electrónicos sin la manipulación o intervención humana. Es claro que las organizaciones requieren del uso de sistemas expertos (Ej. El software contable) al interior de la organización e incluso, el de sistemas expertos externos, como es el caso de algunas Entidades públicas en Colombia que producen documentos en sistemas de otras organizaciones (Ej. SIIF Nación)
  6. En estructurar los flujos electrónicos de información o documentos, esto permite que los documentos adquieran características y mecanismos de valor probatorio a medida que pasan a través del flujo, igualmente le da estructura al expediente de acuerdo con el procedimiento de la organización que se este ejecutando.
  7. Y finalmente, contener o parametrizar los instrumentos archivísticos que le permitan conformar las unidades documentales (expedientes) y gestionar estos de acuerdo con los lineamientos definidos en estos instrumentos.

En nuestro próximo artículo, que será la parte dos de esta publicación, abordaremos las entradas del sistema. Si consideras que hay otros elementos en los cuales un sistema de gestión documental electrónica debe enfocarse a nivel macro, no dude en comentarlo al final de esta entrada de nuestro Blog LaEraDIgital.


[1] Bunge, Mario. Diccionario de filosofía, México, Siglo XXI, 1999, p. 196.

[2] Tomado de: Wikipedia https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema#cite_note-2. 12 de nov. de 2021

Autor: John Jairo Gutiérrez

Revisión: Paula Navarro Alvarado

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