Finalmente, para Colombia y Latinoamérica se encuentra disponible un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA que cumple los requisitos de buenas prácticas y el marco legal colombiano disponible para la gestión de los documentos electrónicos de archivo y la conformación de expedientes electrónicos, este sistema cuenta con un modelo de negocio que lo hace perfectamente accesible a cualquier organización privada o Entidad Pública, democratizando la gestión documental electrónica.
Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, es la suma de diferentes herramientas tecnológicas que tiene como objetivo conformar un espacio seguro, eficiente y adecuado para la creación y gestión de los documentos electrónicos de la organización. Dicho sistema permite la producción, captura, recepción, organización, gestión, trámite, almacenamiento, consulta, y resguardo de los documentos resultantes de las actividades misionales y administrativas de la entidad. De igual modo, el Archivo General de la Nación afirma que “El SGDEA como sistema de información reúne características o funcionalidades destinadas a gestionar documentos electrónicos de archivo, para los cuales se deben establecer requisitos puntuales que garanticen la integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos.”
La importancia de los SGDEA radica en que a través de estos se pueden asegurar las características esenciales de los documentos electrónicos de archivo, que son la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y disponibilidad de los documentos, como también permite asegurar su forma documental fija, vínculo archivístico y contenido estable. Por lo que el SGDEA es un espacio seguro para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos, donde son tratados como un activo de la organización, de la misma forma en que son gestionados los documentos y expedientes físicos, los cuales cuentan con herramientas y mecanismo que aseguran su conformación completitud, integridad, etc.
En este sentido, la implementación de un SGDEA tiene muchos beneficios para las organizaciones como:
La empresa propietaria de LaEraDigital.Blog, Gobierno y Administración Electrónica GOADE S.A.S, se ha aliado con empresas especializadas en el desarrollo de software para presentar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, el cual tiene la capacidad de automatizar procedimientos y flujos de información, producir y gestionar documentos electrónicos con mecanismos de valor probatorio, conformar expedientes electrónicos con índice y foliado electrónico, gestionar firmas electrónicas y digitales, gestión de metadatos, parametrización de instrumentos archivísticos, trasferencias electrónicas, herramientas de interoperabilidad, así como un número considerable de funcionalidades para la digitalización, radicación electrónica, radicación física de documentos, gestión de inventarios, gestión de expedientes híbridos, gestión de oficinas virtuales de radicación, formularios electrónicos, etc.
Es de resaltar que este SGDEA permite programar procesos o flujos de trabajo para coordinar, en forma ordenada, todas las actividades que se deben ejecutar por cada uno de los miembros del equipo de trabajo. Y permite mantener un control estricto de las tareas pendientes por realizar para poder alcanzar los objetivos de la entidad. Así mismo, segura la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
Otro elemento fuerte para considerar es el relacionado con la implementación de este SGDEA, ya que GOADE S.A.S. acompaña la oferta de la herramienta tecnológica, con servicios para la implementación adecuada y creación de los flujos electrónicos, garantizando que todas las funcionalidades del SGDEA sean aprovechadas por la organización y los documentos cuenten con los mecanismos necesario y justos para garantizar su valor probatorio.
En conclusión, las entidades deben considerar la incorporación e implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA como un proyecto relevante dentro de su transformación digital, pues lo digital tiene especial relevancia en una entidad cuando impacta la gestión que se hace de sus datos, información, documentos y conocimiento. Y dado que este proceso no es del todo sencillo, a través de GOADE S.A.S puedes iniciar con la transformación digital en tu Entidad u organización, identificar el nivel archivístico y estado actual de la misma para implementar un SGDEA teniendo en cuenta el marco normativo vigente.
Si deseas conocer más respecto a nuestro Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA y los servicios de GOADE S.A.S puedes contactarnos a través del correo electrónico goadesas@gmail.com o al cel. 3208504596.