La digitalización facilita el acceso a la información y ahorra tiempo a las Entidades porque permite la optimización de procesos y actividades, ya que, sí la consulta y uso de los documentos se realizará únicamente en su formato físico, tomaría más tiempo su búsqueda y recuperación. Al contar con una versión digitalizada es posible que varias personas consulten el mismo documento de manera simultánea, lo cual no sería posible si estuviera únicamente en físico, la digitalización también reduce el riesgo de pérdida, sustracción o daño por manipulación.
Según la NTC 5985: 2013 “la digitalización es el proceso de convertir documentos impresos u otros documentos no digitales, a un formato digital, como por ejemplo tomando fotografías digitales de documentos en una fuente no digital, o haciendo el registro de imágenes de documentos de fuentes no digitales (también conocido como escaneado)”
La digitalización se puede entender con dos enfoques, el primero es la digitalización del proceso del negocio, esta ocurre de modo constante y rutinario, por lo que forma parte de los procesos diarios de la Entidad; y el segundo, son los proyectos de digitalización, es aquella digitalización masiva de documentos acumulados, los cuales se pueden digitalizar con fines de consulta, como medida de contingencia o por preservación.
Si su Entidad u organización busca diseñar y ejecutar una digitalización responsable con cualquiera de los dos enfoques mencionados anteriormente, la NTC 5985:2013 “Información y Documentación: Directrices de implementación para la digitalización de Documentos” es aplicable y útil para lograrlo, ya que esta norma establece:
Sin embargo, como cada Entidad tiene sus propias necesidades, intereses y objetivos, es importante que se cuestionen respecto a si el proceso de la digitalización les beneficia, en que aspectos específicamente, y a que costo. Es decir, la Entidad debe identificar los riesgos antes de iniciar un proyecto de este tipo.
La digitalización ofrece beneficios potenciales como:
Ahora bien, algunos de los riesgos que pueden surgir con tal de obtener los beneficios mencionados anteriormente son:
No solo es importante identificar los beneficios y contemplar riesgos, sino definir un alcance, objetivos, dimensiones y limitaciones del proyecto, también, declarar el propósito y los usos de aquellas imágenes digitales, comprender las necesidades del usuario y el impacto que tendrá la digitalización para ellos, de igual modo, hay que identificar recursos y equipos para el proyecto, así como establecer procesos de control de calidad. (NTC 5985:2013)
Ahora bien, el proceso de digitalización se puede llevar a cabo para diferentes fines, y el tener claro cuál es fin que se desea alcanzar al digitalizar una colección, series, o expedientes es de suma importancia para iniciar un proyecto, ya que, desde esa identificación, se tendrá claridad respecto a la selección de los documentos, en qué momento se deberá ejecutar las actividades, cuanto presupuesto destinar, cuanto tiempo tardará; es decir que se debe justificar la necesidad de digitalizar cualquier material, partiendo de los beneficios que otorgará a la Entidad. En otras palabras, tener claro el fin y las razones permite priorizar acciones para la digitalización.
A continuación, se hace una descripción de los fines de la digitalización:
- Fines de consulta:
La digitalización con fines de consulta facilita el acceso a la información y ahorra tiempo a los funcionarios, ya que, sí la consulta fuera sobre el documento físico tomaría mucho más tiempo su búsqueda y recuperación. Además, al tener los documentos digitalizados es posible que varias personas consulten el mismo documento en simultaneo.
Hay que tener en cuenta que la digitalización con este fin se realiza considerando dos grupos de documentos, los semiactivos, y los activos o de trámite. La diferencia radica en que los primeros, son aquellos que no se utilizan con tanta frecuencia, como, por ejemplo: los documentos de valor histórico, científico o cultural, sin embargo, estos son fundamentales en las Entidades que tienen oficinas en distintas partes del país, para las cuales es indispensable consultar una serie documental o ciertos expedientes para un proceso de importancia (Archivo General de la Nación de México, 2015). Lo anterior, con el objetivo de garantizar la disponibilidad y accesibilidad de la información de apoyo para la Entidad, y que facilita y sustenta la toma de decisiones.
- Fines de trámite:
La digitalización de los documentos con fines de trámite permite el apoyo a la gestión de procesos al interior de la entidad, es decir, estos documentos cumplen una función más allá de la consulta, y facilitan la ejecución de acciones y actividades para el cumplimiento de objetivos y servicios. Por ejemplo, aquellos documentos digitalizados en la ventanilla de radicación. Este tipo de digitalización se realiza en unidades de correspondencia u oficinas de atención al público, las cuales requieren control especial y trámite inmediato.
El objetivo de esta digitalización es optimizar los flujos de trabajo, garantizar su secuencia y sistematización, así como sus actividades, tareas o acciones, dando paso a la ejecución rápida de un proceso, el cual, permitirá a la entidad cumplir con los objetivos establecidos. Como, por ejemplo, dar atención a las PQRS de los ciudadanos.
Algunos de los beneficios de la digitalización en este fin es que se reducen los tiempos y se aceleran los resultados, además, es posible evitar la acumulación de los documentos físicos, originales o copias.
- Fines de continuidad del negocio:
La digitalización de los documentos para la continuidad del negocio se hace considerando la importancia de ciertos documentos en caso de materializarse situaciones de emergencia, y como medida de contingencia en caso de que la Entidad lo requiera para reanudar sus actividades, garantizando la continuidad de sus operaciones; la digitalización con este fin se lleva a cabo para tener copias de seguridad.
Dado el caso de que sólo se requiera proteger algunos documentos y no una serie completa, la digitalización se puede llevar a cabo por tipos documentales, ya que el propósito es tenerlos disponibles y accesibles para permitir la ejecución y reactivación de actividades de la Entidad. Sin embargo, hay que tener en cuenta que tanto los documentos en soporte papel como los digitalizados, deben recibir un adecuado tratamiento garantizando su vínculo archivístico.
Sin embargo, otro de los fines que motivan a las entidades a digitalizar sus documentos también es la preservación.
- Fines de preservación
La digitalización de documentación histórica está encaminada a reducir la manipulación de los documentos originales con valores secundarios, como valores culturales, científicos e históricos; esto contribuirá a su conservación y preservación. Es decir, esta digitalización ayuda a conservar aquellos materiales que se encuentran en deterioro avanzado, en peligro de perderse, o documentos con un importante valor intelectual altamente utilizado y deteriorado o frágil; el principal propósito de la digitalización será crear reproducciones fieles de los originales en un medio de larga duración. (Archivo General de la Nación de México, 2015)
Si bien son muchos los aspectos que hay que considerar para el proceso de digitalización, son la determinación de los fines de la digitalización los que permitirán puntualizar los demás elementos necesarios para la formulación de este proceso. En un proyecto de digitalización exitoso, las imágenes son creadas y entregadas en el tiempo establecido y sin superar el presupuesto, además las personas asignadas cumplen con sus responsabilidades, se da cumplimiento a la planeación con firmeza, pero también con flexibilidad, en conclusión, una buena planeación es la clave para un proyecto exitoso, y ésta debe tener en cuenta todo lo incluido en la estructura de trabajo.
Referencias:
Recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos. 2015. Archivo General de la Nación de México. Recuperado de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/146401/Recomendaciones_para_proyectos_de_digitalizacion_de_documentos.pdf
Guía para la Gestión de documentos y expedientes electrónicos. 2017. Archivo General de la Nación. Recuperado de https://bit.ly/3FFQhXu
Autor: Paula Navarro Alvarado
Revisión; John Jairo Gutierrez