People Meeting Connection Social Networking Communication Concept

Recientemente el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – MinTIC publicó el nuevo Decreto 088 de 2022 “Por el cual se adiciona el Título 20 a la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentar los artículos 3, 5 Y 6 de la Ley 2052 de 2020, estableciendo los conceptos, lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites y su realización en línea”.

Con el fin de estar actualizados en normativa relacionada con la Gestión Documental, se describen algunos artículos y aspectos mencionados en este nuevo decreto, sin embargo, se recomienda acudir directamente a la fuente para más información.  Básicamente, su objetivo es reglamentar ciertas disposiciones de la Ley 2052 de 2020 al establecer conceptos, lineamientos, plazos y condiciones técnicas referentes a la digitalización y automatización de los trámites, y así garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas y el cumplimiento de sus obligaciones para con el Estado por medios digitales. En este sentido, las autoridades de la Rama Ejecutiva a nivel nacional y territorial están obligadas a cumplir con las especificaciones de este decreto.  Para tenerlo en cuenta, la Ley 2052 de 2020 establece las disposiciones transversales a la rama ejecutiva en relación con la racionalización de trámites y dicta otras disposiciones.

Respecto a los lineamientos que se deben cumplir para la digitalización, en el artículo 2.2.20.4 se especifica que las entidades deberán aplicar La Guía de Digitalización y Automatización de Trámites que se brinda como anexo del presente decreto, lo cual tiene la finalidad de garantizar que las personas puedan ejercer sus derechos por medios digitales, y de este modo permitir la transparencia en los trámites, dar atención al ciudadano y combatir la corrupción. En consecuencia, y de acuerdo con el parágrafo 2, las entidades deben garantizar mecanismos de acceso gratuito para que las personas puedan ejercer sus derechos a través de medios digitales, así como contar con el personal que apoye y guíe al usuario en las sedes físicas al realizar sus trámites digitales si así lo requiere.

También es importante considerar el mantenimiento y funcionamiento de estas sedes electrónicas, y verificar que realmente los servicios digitales a los que acuden los ciudadanos para efectuar sus trámites si sirvan y den el resultado esperado. Ya que, si hay acceso gratuito, y variedad de servicios digitales, pero no hay un resultado satisfactorio ni exitoso al ejecutarlo, es lo mismo que negar la oportunidad al ciudadano de que ejerza sus derechos haciendo uso de estos medios.  

Por otro lado, se informa que La Guía de Digitalización y Automatización de Trámites será actualizada y publicada en la página del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – MinTIC. A su vez, también hay que tener en cuenta que estos lineamientos estipulados en esta guía deben estar articulados e integrados con las políticas de gobierno digital y de racionalización de trámites.

Ahora bien, en el articulo 2.2.20.6 se brindan unas condiciones generales para digitalizar y automatizar los trámites existentes antes de la entrada en vigor de la Ley 2052 de 2020, por lo que los procesos de digitalización y automatización de tramites se llevarán a cabo cumpliendo con estas condiciones en función del grupo de entidades en la que se encuentre cada autoridad.

Estas condiciones son:

Fuente: Decreto 088 de 2022

A su vez, en el artículo 2.2.20.7 se establecen los plazos para digitalizar y automatizar los trámites existentes antes de que entrara en vigor la Ley 2052 de 2020, estos plazos pueden consultarse directamente en https://bit.ly/3r5dDS8

Respecto a los trámites nuevos que las autoridades pretendan crear, el Departamento Administrativo de la Función Publica solicitará a la autoridad responsable del trámite, garantizar el cumplimiento del artículo 6 de la Ley 2052 de 2020 para el momento de la implementación de este.

También se brindan algunos aspectos sobre la gestión documental, seguridad y privacidad en el proceso de digitalización y automatización de trámites, y se menciona que las entidades deberán disponer de un Sistema de Gestión Documental Electrónica de Archivos – SGDEA, para que los documentos puedan permanecer en un ambiente propicio e ideal donde puedan conservar sus características de valor probatorio, y garantizar la integridad, fiabilidad, disponibilidad y autenticidad, y por supuesto, que se conformen los expedientes electrónicos correctamente.

En este orden de ideas, las autoridades deben generar estrategias de preservación digital, por ejemplo, a partir del componente de Preservación Digital a Largo Plazo del Sistema Integrado de Conservación – SIC, o pueden diseñar un programa específico para la gestión de documentos electrónicos, así como alinear los planes y proyectos estipulados en el Plan Institucional de Archivos – PINAR y así garantizar la disponibilidad y acceso a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, claro esta , considerando sus necesidades como organización y tomando como guía las directrices del Archivo General de la Nación. Y se recomienda a las entidades crear, diseñar o adecuar los mecanismos técnicos que permitan la vinculación de los trámites con el servicio de carpeta ciudadana digital en los términos establecidos en el artículo 12 de la Ley 2052 de 2020.

Autora: Paula Navarro Alvarado

Revisión: John Jairo Gutierrez

Referencias: Presidencia de la Republica. 2022. Decreto 088 de 24 de enero de 2022 “”Por el cual se adiciona el Título 20 a la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentar los articulas 3, 5 Y 6 de la Ley 2052 de 2020, estableciendo los conceptos, lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites y su realización en línea”. Recuperado de https://bit.ly/35sXs99

Un comentario en «Notas sobre el Decreto 088 de 24 de Enero de 2022»
  1. La Entidad no tiene Tablas de Retencion Documental , manifiestan en las encuestas que manejan los documentos en medio magnetico pero yo no veo que tengan las carpetas o el procedimiento para manejar los documentos y los archivos de Gestión y Central no funcionan ,menos el Histórico que se hace ahí?

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