En el XXIX Seminario del Sistema Nacional de Archivos-SNA, el Archivo General de la Nación-AGN nos brindó la oportunidad de aprender sobre la modernización de los archivos desde la transparencia y la innovación. En este sentido, una de las ponencias nos introduce a una nueva acepción de los archivos, una re-invención de nuestro rol y posiblemente el futuro de la archivística según la opinión de la ponente Carlota Bustelo Ruesta, quien trabaja en gestión de la información desde 1982.
Archiving by design es un concepto que, si bien aún no está normalizado en el contexto latinoamericano, si se ha trabajado y desarrollado principalmente en el Archivo Nacional de los Países Bajos. Según ellos, archiving by design consiste en diseñar sistemas de información para apoyar el proceso de trabajo, de tal manera que la accesibilidad a largo plazo de esa información se tenga en cuenta desde su concepción. Es decir, que los archivistas se involucren desde el diseño de los procesos para que se minimice o se cierre la brecha que suele existir entre el proceso de trabajo y el proceso de archivo.
Este nuevo concepto surge a partir de la actualidad de los archivos digitales, y es que según el Archivo Nacional de Paises Bajos, estos no han recibido el reconocimiento e impacto necesario, y también a partir de la perdida de información digital y de la gestión que ha recibido no ha sido la mejor. De igual modo, hay un factor constante y es que a los archivistas nos cuesta convencer al resto del personal de trabajo de una entidad sobre el valor de nuestros proyectos, ya que los proyectos relacionados con la gestión documental son difíciles de vender como proyectos, ya que las organizaciones se enfocan en aquellos relacionados con su actividad y hacen a un lado los tendientes a gestionar la documentación producto de su actividad.
En este sentido, se busca aplicar el diseño creativo para la solución de problemas relacionados a la gestión documental electrónica, sin embargo, hay que tener claro a que tipo de diseño se esta refiriendo el Archivo Nacional de Países Bajos, dado que no somos ingenieros de sistemas o desarrolladores de software. Se refieren a diseño como:
El diseño de un sistema de información es una descripción de cómo debería funcionar el sistema, el cual se puede comparar con un dibujo arquitectónico de un edificio. Usted elabora un diseño antes del inicio de la construcción, la renovación o el proceso de venta, que a menudo se amplía y modifica durante la construcción. Así mismo, un diseño tiene varias formas y etapas, incluido un cronograma de requisitos, diseño funcional, arquitectura o especificaciones de adquisición.
Este abordaje también puede entenderse y complementarse a partir de la arquitectura de la información, que consiste en esquematizar, estructurar, disponer y organizar el modo en que se presenta la información en un sitio, con la función de garantizar la accesibilidad, usabilidad y disponibilidad del contenido. Por lo que, puede aplicarse este concepto, pero contemplando aspectos archivísticos técnicos y funcionales para un sistema, además de que se deben considerar las necesidades de las entidades.
Se sugiere que en este proceso de diseño participen diferentes personas como la parte contratante, los futuros usuarios, los arquitectos, el administrador de información y el oficial de seguridad. Juntos, aseguran que un diseño sea integral, pensado desde las necesidades del usuario, que sea co-creativo, y donde todo el entorno sea considerado.
Según el Archivo Nacional de Países Bajos, la puesta en práctica de este concepto consiste en que un consultor de archivado digital forme parte del equipo de diseño, donde se destaque la importancia de la gestión documental electrónica y que debe suceder para poner en marcha dicha gestión. Dentro de las actividades que puede desarrollar un consultor de este tipo se encuentran, por ejemplo, proponer aspectos como la asignación de metadatos, los requisitos técnicos del sistema, los mecanismos de valor probatorio, integración con otros sistemas, el uso de firmas electrónicas y digitales, parametrización de tablas de retención documental, etc. Se propone el Archivo por Diseño sea un resultado del trabajo colaborativo con los otros participantes y que, desde sus áreas y funciones, se construya una propuesta a la medida de sistema de información.
La propuesta de este concepto resulta interesante porque es una evidencia de que la ciencia de la información y la archivística son “ciencia” debido a que el área está buscando re inventarse y proponer nuevas metodologías y prácticas para solucionar problemas, esto puede sustentarse a partir de la propuesta del filósofo y físico Thomas Kuhn, quien en su obra “La estructura de las revoluciones científicas” menciona que una ciencia tiene ese grado de cientificidad porque buscan la resolución de problemas y se basan en las herramientas que tienen para lograrlo, posteriormente apelan al consenso de su comunidad y se establece un nuevo paradigma.
Esto es lo que estamos haciendo con el Archiving by Design, pues el Archivo Nacional de países bajos (Nationaal Archief), está proponiendo nuevas metodologías, trabajando en principios aplicables para el diseño de sistemas de información, así como también se está revisando si la normativa actual internacional es suficiente para dar cobertura a esta nueva idea.
Autora: Paula Navarro Alvarado
Revisión: John Jairo Gutiérrez
Referencias
Nationaal Archief. 2022. Archiving by design. Recuperado de https://www.nationaalarchief.nl/en/archive/knowledge-base/archiving-by-design
CanalAGNColombia. 2021. [Video]. XXIX seminario del Sistema Nacional de Archivos- Día 3- jornada mañana. [min 27:05-min 44:00]https://www.youtube.com/watch?v=KZzrhq0dZLY&t=3s