La Microfilmación y la Digitalización son técnicas de reprografía, según el Archivo General de la Nación, y el Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, la reprografía es un conjunto de técnicas que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel, dentro de estas encontramos: la fotografía, fotocopiado, microfilmación y digitalización. Estas son las técnicas más usadas en la actualidad por las organizaciones para obtener copias de documentos de archivo que se encuentran en formato físico papel.
La microfilmación es una técnica de reprografía que permite fotografiar o registrar documentos a una reducción considerable, y consiste en el cambio de soporte del acervo en papel, por microfilm, el cual se constituye en una cinta de un material sintético muy resistente y duradero. Normalmente la cinta tiene 30.5 metros y allí se “fotografían” los documentos reducidos sin perder calidad o información. Este proceso se lleva a cabo con máquinas especiales manejadas por personal competente y pasa continuamente por un control de calidad para que se mantenga dentro de los parámetros establecidos. (Archivo General del estado de Oaxaca).
En Colombia, esta técnica se comenzó a utilizar desde el año 1950, y se reguló a través del Decreto Ley 2527 de 1950. Sin embargo, la preservación de estos rollos y de la información contenida en ellos requiere de ciertos cuidados especiales dada su composición química y su material, por lo que se han presentado varios retos respecto al uso de la microfilmación en Colombia.
- Perdida de documentos originales valiosos: Dado que el microfilm se consideró con fines probatorios y en algunos casos se dio la eliminación del documento físico original, por lo tanto, se perdió parte de la documentación original que hoy debería conformar las transferencias secundarias de las entidades del estado colombiano a los archivos históricos como el Archivo General de la Nación.
- Almacenamiento inadecuado de películas: Almacenamiento en malas condiciones físicas y ambientales que atentan contra la conservación de este material, el cual requiere de condiciones especiales de almacenamiento, diferente al papel.
- Diseño inadecuado de los parámetros de microfilmación: Falta de definición de los parámetros técnicos para garantizar la reproducción exacta e integral de los documentos.
- El acceso a los equipos de digitalización, ya que estos equipos tienen unos costos de compra, arriendo a lo cual debe sumarse los costos del personal técnico que hace las actividades de microfilmación.
- Acceso a los equipos de reproducción, ya que la consulta de las películas de microfilm requiere de equipos especializados y espacio físico para su ubicación.
- Deterioro de las películas de microfilmación, esto no solo se da por las prácticas inadecuadas en su almacenamiento, pues también incide la manipulación de este medio de almacenamiento de información.
Por las variables anteriores sumado a los avances de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC´s, el uso de la microfilmación como una técnica de reprografía ha disminuido considerablemente, la técnica actualmente más aceptada y que ha desplazado la microfilmación es la digitalización de los documentos.
La digitalización permite hacer un uso razonable del papel, evitando duplicados en formato físico en lo cual supera ampliamente otros métodos de reprografía como es el fotocopiado, y de esto modo reduciendo costos relacionados con insumos de papelería, cómo también, a los asociados al espacio físico de su almacenamiento, mobiliario, gestión y conservación del soporte papel; al mismo tiempo, facilita la consulta, el acceso a la información, la gestión de procesos y la preservación a largo plazo.
Para llevar a cabo esta técnica en las organizaciones, la digitalización usualmente se desarrolla dentro del marco de un proyecto, en el cual se toma la producción documental de un periodo de tiempo en una organización y se digitaliza de acuerdo con los lineamientos y las características técnicas establecidas, esto si la organización no está en capacidad de llevar un proceso de digitalización constante de los documentos que produce.
De acuerdo con la Norma Técnica Colombiana – NTC 5985:2013 “Información y Documentación: Directrices de implementación para la digitalización de documentos”, se recomiendan los siguientes lineamientos generales para la formulación de un proyecto de digitalización.
Respecto a la formulación de un proyecto de digitalización, se deben incluir los siguientes elementos:
- La definición del alcance: con una identificación clara de los impulsores del negocio, los objetivos, escala, dimensiones y limitaciones del proyecto;
- una declaración del propósito y de los usos esperados de los documentos digitalizados, ilustrados con ejemplos, si es necesario;
- una declaración de los beneficios; una identificación clara de los beneficios previstos con la digitalización;
- una declaración de las necesidades de los usuarios, y su impacto;
- una declaración de las normas técnicas adoptadas: Incluido el formato, compresión y metadatos;
- equipos y recursos para desarrollar la digitalización;
- procesos para la planificación, control y ejecución de la digitalización, incluidos los llevados a cabo antes de la digitalización, durante y después de ella;
- procesos de control de calidad;
- estrategias para integrar la imagen digitalizada en los procesos de trabajo para apoyar la ejecución de las acciones del negocio.[1]
Relación con las Tablas de Retención Documental – TRD
Las Tablas de Retención Documental – TRD describen la disposición final de las series y subseries documentales, en muchas de las entidades públicas colombianas, cuando esta disposición final de los documentos es de conservación total o selección y conservación, se establecía o se establece que los documentos deben pasar a un proceso de microfilmación, lo cual ha venido cambiado por las complejidades que conlleva la microfilmación y los beneficios de la digitalización.
Ahora es mucho más recomendable hacer uso de la digitalización como la técnica de reproducción de los documentos de archivo cuando tienen valores secundarios, y podemos encontrar las siguientes razones:
- La expansión de la implementación de Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA facilita la gestión de copias electrónicas de documentos físicos.
- Permite la inclusión de copias electrónicas en los expedientes electrónicos o en su defecto la creación de expedientes digitalizados completos.
- Facilita las actividades de búsqueda y recuperación de los documentos.
- Permite una consulta sin la manipulación de los documentos o de algún tipo de soporte físico.
- Permite una consulta “instante”, remota y simultánea.
- Reduce considerablemente los costos asociados frente a otras técnicas de reprografía.
- No requiere de un espacio físico para su archivamiento.
- Adecuadamente gestionada con el apoyo de un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, se garantiza la disponibilidad y consulta de los documentos a lo largo del tiempo.
Referencias:
Archivo General de la Nación. 2017. Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental.
Méndez, A. s.f. Microfilmación. Archivo General del Estado de Oaxaca. Recuperado de https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/microfilmacion/
Norma Técnica Colombiana 5985:2013. Información y Documentación: Directrices de implementación para la digitalización de Documentos”
Autores: Paula Navarro y John Jairo Gutiérrez