Un diagnóstico es una actividad que consiste en realizar un análisis para determinar o identificar las características, los aspectos, tendencias, falencias o posibles mejoras de una situación. Es por esto que en el área de los archivos se efectúa un Diagnóstico Integral que busca hacer una revisión detallada de la función archivística de una entidad, para así identificar oportunidades y acciones en ámbitos documentales, técnicos, de infraestructura, recursos humanos y también tecnológicos.
Es importante destacar que la importancia de un diagnóstico radica en que permite identificar el panorama y la situación actual de la entidad para revisar la función archivística . Ahora bien, al identificar cual es su panorama, se puede comprender mejor cuales son las necesidades de la entidad y proyectar una ruta de acciones y propuestas de manera organizada para así lograr que la entidad llegue a estar en el ideal archivístico esperado. Y así priorizar cuáles instrumentos archivísticos hay que aplicar o desarrollar.
En este sentido, la revisión del componente tecnológico ha venido madurando en los últimos años ya que los manuales, instructivos o guías con más antigüedad han contemplado una serie de aspectos técnicos a revisar respecto a la Gestión Documental Electrónica, esto debido a el avance tecnológico y el uso de documento y expediente electrónico.
Por ejemplo, el manual “Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos” de Luis Ernesto Jaimes y María Clemencia García del Archivo General de la Nación contiene especificaciones útiles para el diagnóstico de la función archivística contemplando muchos aspectos técnicos de la custodia, almacenamiento y gestión de documentos físicos, sin embargo, no abarcaba suficientes para los electrónicos. Así que, como área nos vimos cada vez más obligados a proponer los elementos y las bases para poder identificar el estado actual de las entidades respecto al documento electrónico y sus principios archivísticos. Por esta razón, se hizo una revisión de manuales o herramientas recientes e investigaciones con el fin de destacar sus aportes los cuales pueden ser de utilidad.
Modelo de gestión documental y administración de archivos
Respecto a la gestión de documentos electrónicos el modelo de gestión documental y administración de archivos- MGDA es un instrumento del Archivo General de la Nación publicado en el 2020, donde se proponen algunos aspectos para evaluar en un diagnóstico para el componente de tecnología, como:
Además del Modelo de gestión documental y administración de archivos- MGDA, el Archivo General de la Nación dispone un autodiagnóstico que facilita la evaluación del componente tecnológico y lo clasifica en cinco categorías o niveles de madurez; a su vez también se pueden evaluar los demás componentes que son: el estratégico, la administración de archivos, los procesos de la gestión documental y el cultural.
Para revisar mejor esta propuesta, ponemos a tu disposición el link principal de la herramienta https://mgd.archivogeneral.gov.co/ y así comprender mejor su estructura, objetivo y utilidad.
Escala de madurez de gestión documental electrónica
Por otro lado, otro de los aportes identificados es de Álvaro López Mogollón (2018), Magister de la Universidad de la Salle. Quien recalca que la situación actual de las instituciones del Estado Colombiano es dispareja respecto a la implementación de gestión documental electrónica y Sistemas para la Gestión de Documentos de Archivo, donde identificó tres escenarios.
- El primero es que algunas entidades han realizado la gestión documental sin contemplar el documento electrónico.
- Otras implementan sistemas de información para algunos fines de indización sin considerar la seguridad, integridad, autenticidad y transparencia de los documentos.
- Algunas están más avanzadas en la adaptación de los procesos y en el apoyo con sistemas informáticos de todas las etapas del proceso de gestión documental.
Considerando el contexto y el afán de disponer una propuesta útil en el panorama archivístico, el autor diseñó una escala de madurez de gestión electrónica. La cual, se compone de objetivos institucionales, dimensiones y áreas de evaluación, cinco niveles de madurez, y logros progresivos que indican el progreso en los niveles mencionados.
Componentes de la escala de madurez de gestión documental electrónica
Primero se identificaron los objetivos institucionales, que consisten la formulación de los objetivos que marcan la ruta para determinar aquello que deben cumplir las instituciones en materia de gestión documental electrónica. El modelo propuesto formuló los siguientes objetivos:
Por lo tanto, se procedió con la identificación de las dimensiones, que son categorías las cuales contienen áreas de evaluación o parámetros relacionados con el cumplimiento de los objetivos.
Dado que se lista una gran cantidad de áreas de evaluación, se disponen únicamente sus dimensiones, para más información sobre el modelo propuesto puede ingresar a https://bit.ly/3iK8U7l
Propuesta de escala de madurez
Ahora bien, considerando los pilares ya establecidos el autor procede con una propuesta de escala de medición al aplicar las áreas de evaluación versus dimensiones y objetivos, y determina cuales son los logros progresivos que indican el posicionamiento en determinado nivel de la escala de madurez.
| Nivel de madurez | Definición | Logros progresivos |
| Ausente | Operación de la gestión documental sin el cumplimiento de la normatividad y con sus procesos ejecutados en forma ad hoc (sin un enfoque u orden) | Procesos ad hoc |
| En desarrollo | Implica el cumplimiento del primer objetivo institucional de cumplir con la normatividad básica de gestión documental colombiana, con capacidades incompletas de utilización del MGDA. | Cumple normatividad básica de gestión documental Implanta MGDEA incompleto Uso inconsistente de estándares No existen indicadores de gestión Seguridad inconsistente Procedimientos no generalizados |
| Esencial | Implica la generalización del uso de los procedimientos de gestión documental, se utiliza en forma creciente el MGDA, se apoyan los procesos de gestión documental con recursos informáticos, se cumple la normatividad con excepción de la conformidad, se implantan los procesos de gestión documental según la norma estándar ISO15489,etc. | Uso generalizado de procesos de gestión documental Uso creciente de MGDA Uso de sistemas informáticos Se cumple normatividad de gestión documental electrónica Conformidad incipiente Procesos de gestión documental según ISO 15489 Implanta seguridad informática Información disponible |
| Efectiva | Consiste en la utilización sistemática del MGDA, se utilizan completamente los estándares internacionales, se cumple la conformidad, se integran los sistemas que producen y consumen documentos, se define una política de gestión documental, se establecen objetivos medibles para la gestión documental. | Uso sistemático de MGDA Uso de estándares Implanta gestión documental electrónica Sistemas integrados Se define política de gestión documental Se establecen objetivos Se mide desempeño |
| Transformacional | Consiste en el reconocimiento de la gerencia de que los documentos y la información son un activo institucional, se asignan recursos suficientes para realizar la gestión documental, se revisan regularmente los objetivos de gestión documental, se establecen metas cumplibles, se mide el desempeño y se toman las acciones pertinentes para mejorar y hay un esquema de mejora continua. | Uso de información como activo Asignación suficiente de recursos Establecimiento de metas Medición periódica de metas Implantación de acciones de mejora |
Se puede apreciar un modelo bastante elaborado el cual contempla tanto aspectos normativos nacionales como internacionales; el rol e influencia de la gerencia institucional, dado que sí esta considera a la gestión documental como un tema secundario no se recibirá el apoyo ni recursos adecuados; también relaciona referentes teóricos propuestos en el área, lo que permite que esta escala de medición de madurez integre buenas prácticas identificadas en todo el mundo.
Conclusión
Por lo que, se concluye que el revisar, analizar y destacar las buenas prácticas de la teoría propuesta por otros es de utilidad para el área, ya que permite una construcción colectiva con el fin de mejorar y consolidar con más fuerza la gestión documental electrónica en el país, y el modo en que se implementa.
“La construcción de una escala de madurez de gestión documental electrónica para instituciones del Estado colombiano es en sí un proceso que puede ser desarrollado por un mecanismo de mejora continua; para continuar su perfeccionamiento se requiere establecer el mecanismo de calificación de las áreas de evaluación, probar la escala en la práctica, medir su desempeño y tomar las acciones pertinentes para su siguiente ciclo de mejora (López Mogollón, A. 2018)”
Referencias:
López Mogollón, A. (2018). Diseño de una escala de madurez de gestión documental electrónica, Universidad de la Salle. Recuperado de https://ciencia.lasalle.edu.co/cgi/viewcontent.cgi?article=1056&context=maest_gestion_documental
Archivo General de la Nación. (2020). Modelo de gestión documental y administración de archivos. https://mgd.archivogeneral.gov.co/
Autora: Paula Navarro Alvarado