Mas allá del ciclo de vida del documento, existe otro paradigma o modelo llamado “continuidad del documento”, para comprenderlo, abarcaremos primero el ciclo de vida y a partir de ahí los compararemos para comprender mejor su esencia y alcance.
El ciclo de vida del documento es un paradigma archivístico utilizado en Colombia , el cual tiene por objetivo “asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma de organizar y recuperar los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el depósito a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios, y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los asuntos del momento” (Cruz Mundet, J. 2011); y que esta definido como las etapas sucesivas que atraviesan los documentos desde que son creados hasta que cumplen con su disposición final.
Este paradigma surgió en 1940, y es propuesto por Philip Coolidge Brooks quien tuvo la motivación de aumentar el interés de la disciplina respecto a la valoración de los documentos y que no todos tenían porque conservarse. Por lo que en su ponencia “What records shall we preserve” (“Qué documentos debemos conservar”), introdujo el concepto del “life cycle of records” (ciclo de vida de los documentos) y señaló que los documentos tienen un tiempo de vida similar a la de un organismo biológico (Cruz Mundet, J. 2011). Sin embargo, Ira A. Penn desarrollo teóricamente este paradigma y lo estructuró por medio de etapas o fases como: la fase activa o archivo de gestión, fase semiactiva o archivo central, y fase inactiva como archivo histórico.
Si bien este paradigma es útil, aceptado y también es funcional actualmente, el gremio archivístico lo criticó en el siglo XX con argumentos como:
Continuidad del documento
De acuerdo con este panorama, en Australia se presentó el paradigma “Continuidad de documento”, que se formuló teniendo en cuenta las criticas hechas al modelo del ciclo de vida, y sustentando que “no existen etapas separadas en la vida de los documentos, como enfatiza el ciclo de vida, sino que es una continuidad y, en consecuencia, la gestión de los documentos debe ser contemplada como un proceso continuado.”
Este nuevo paradigma surge en la comunidad archivera australiana y fue enunciado por Frank Upward en 1996 y 1997, en un contexto donde era latente la dificultad de implementar el paradigma norteamericano del ciclo de vida dada la “complejidad estructural y funcional de la administración australiana y las dificultades para lidiar, de manera efectiva, con la documentación archivística corriente bajo la propuesta teórica norteamericana.” (Cruz Mundet, J. 2011)
Básicamente, este modelo se caracteriza por que propone que el documento no debe percibirse de manera lineal como en el ciclo de vida. Esta propuesta se compone de cuatro dimensiones que representan la manera en que se manifiesta el universo archivístico, y de cuatro ejes que dividen las dimensiones del modelo-paradigma, el cual permite identificar al documento como una entidad lógica más que como una entidad física, independientemente de si está en un soporte papel o electrónico; y además maneja una perspectiva holística de la gestión documental.
Dimensiones de “continuidad del documento”
A continuación se explican brevemente las dimensiones del paradigma.
Ejes
Se describen brevemente los ejes que atraviesan las dimensiones.
Ahora bien, no hay solo una manera de leer o interpretar este esquema , aunque hay maneras lineales de hacerlo, lo ideal es que no se interprete de este manera ya que el modelo no pretende serlo ni fue diseñado así. Por ejemplo, hay casos donde se le asigna un valor a las etiquetas de ejes refiriéndose a un caso en particular, sin embargo, esta interpretación es muy limitada y no da lugar la complejidad y flexibilidad que caracteriza al modelo.
Una manera sencilla de entender el carácter multidimensional del modelo es comparándolo con un particular juego de papel de infancia :
Si tomamos el modelo y lo manipulamos como este pedazo de papel, al doblarlo, los ejes del paradigma se encontrarán o se juntarán todos en un mismo punto evidenciando diferentes interacciones, manifestaciones o asuntos para ser explorados. (PERICLES project, 2014)
Se puede interpretar que, en este paradigma el documento se ubica en alguna zona del esquema, y este se expandirá o contraerá a partir de los ejes y dimensiones respectivamente, sin embargo, el documento no siempre permanecerá en un único punto del esquema, sino que podrá ir y venir de acuerdo con las variables o etiquetas que lo atraviesen en un espacio-tiempo. Es decir, que lo que hace ser al documento son las distintas variables que existan en el contexto en que este fue creado.
Por lo que, las dimensiones se deben entender como espacios circulares y no como cuadrantes de un plano cartesiano, de la siguiente manera:
Percepción del documento desde ambos paradigmas (continuidad del documento VS Ciclo de vida)
| Ciclo de vida | Continuidad del documento |
| Principio de procedencia como un uno a uno. Es decir, el documento está relacionado a un único origen. | La procedencia se comprende a partir de la red de relaciones dinámicas que los documentos presentan con sus múltiples productores y contextos. |
| El documento tiene un principio y un fin. | El documento no muere, es continuo. |
| El documento existe dado que es percibido a partir de su funcionalidad, es decir a partir de un rol transaccional. | El documento existe en un continuo espacio-tiempo y se percibe como una entidad lógica. |
| Documento entendido a partir de una estructura orgánico-funcional. | Documento integrado a los procesos y propósitos del negocio. |
| Pensado a partir de la disposición física dado que el documento debe ser transferido a partir de etapas sucesivas hasta que cumple con su función. Paradigma que no es muy aplicable a los documentos electrónicos ni en un Sistema para la gestión de documentos electrónicos ya que estos nunca van a atravesar físicamente por etapas, lo único que cambia es su accesibilidad hasta cumplir su tiempo de retención. | El documento es una entidad cuyos componentes y atributos se manifiestan en forma lógica, y no es gestionado ni entendido a partir de una percepción física. |
En conclusión, mas allá de debatir sobre cual paradigma es mejor, vale la pena reflexionar sobre otras propuestas en el área, también es válido afirmar que la archivística puede hacer uso de las herramientas que le brinden sus paradigmas para solucionar problemas, lo cual es aquello que aumentará nuestra cientificidad, pues, como ciencia social no tendremos un único paradigma valido. Lo ideal es hacer uso de la teoría y que al aplicarla genere resultados, independientemente de que sea utilizando el ciclo de vida o la continuidad del documento.
Referencias
Cruz Mundet, J. (2011). Principios, términos y conceptos fundamentales. Administración de documentos y archivos. (16-35). Coordinadora de Asociaciones de Archiveros.
Castillo Guevara, J & Paz Martín, S. (2019). Reflexiones generales sobre el sistema Nacional de Archivos de la Republica de cuba desde la perspectiva del modelo de la continuidad de los documentos. Investigación bibliotecológica Recuperado de https://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0187-358X2019000400089
PERICLES project. 14 Noviembre 2014 . 2014 10 15 Records Continuum Barbara Reed 1. [11:00-15:00min]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=GxGG30YWjEM