Muchas entidades se encuentran en un proceso de transformación digital, y para lograrlo se deben encargar de implementar las herramientas tecnológicas adecuadas para gestionar sus documentos y ejecutar con satisfacción sus actividades, procesos y objetivos. Los Sistemas para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-SGDEA son ambientes adecuados para almacenar, preservar, consultar y organizar documentos electrónicos y brindan las funcionalidades archivísticas requeridas para lograr tal fin. Sin embargo, muchos son los casos donde se debe migrar la documentación almacenada en repositorios digitales sin funciones de archivo, medios de almacenamiento externo o sistemas de información, hacia un SGDEA. Adicionalmente, otras organizaciones pueden carecer de un SGDEA pero estar haciendo producción documental electrónica, siendo carentes de herramientas adecuadas para su archivamiento.
Para lograrlo, se deben coordinar esfuerzos, planes y proyectos que funcionen en conjunto para preparar a la entidad a nivel documental, tecnológico, administrativo y de recurso humano para que esto sea posible. Por eso, reconocemos la utilidad del Instructivo de archivamiento de documentos electrónicos, una estrategia que ayuda a los archivistas a organizar un fondo documental electrónico de manera temporal en repositorios digitales, que faciliten su posterior transferencia a un SGDEA de forma permanente.
Objetivo del instructivo de archivamiento
El objetivo de este instrumento o instructivo, es el de establecer un repositorio seguro para el archivamiento de los documentos electrónicos, que permita la centralización de la información electrónica, organizar los documentos de acuerdo con los instrumentos archivísticos, crear vínculos en caso de contar con documentos en formato físico y Establecer mecanismos básicos para su futura migración o cargue a un SGDEA.
Para lograr esto, el instructivo debe establecer una serie de pasos que deben seguir las Dependencias o áreas productoras de la Entidad, para gestionar los documentos electrónicos que producen , los cuales se deben ejecutar hasta a que la Entidad adquiera un sistema adecuado de gestión documental electrónico. Es necesario que la Entidad cuente y use las Tablas de Retención Documental implementadas y vigentes, hacer la orientación adecuada a los funcionarios sobre como se deberán organizar los expedientes y documentos electrónicos en el repositorio temporal, y como se hará el cargue de información hacia el SGDEA. A la par, se puede manejar un inventario para registrar y controlar la apertura de expedientes.
Pasos para conformar el Instructivo de Archivamiento
Estos son los principales pasos que se recomiendan para conformar el instructivo y proceder con el archivamiento de los documentos electrónicos.
- Identificar un espacio seguro para crear el archivo digital: Se recomienda identificar con el apoyo del área de informática e la Entidad una herramienta digital, que sirva de archivo digital de los documentos electrónicos, claramente será de carácter temporal hasta que se cuente con un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA. Algunas herramientas funcionales son: Drive, OneDrive o SharePoint, es indispensable que esta librería no esté asociada a un funcionario o contratista especifico, sino que se trate de un espacio institucional, el área de tecnología debe garantizar, el no borrado de documentos, las pistas de auditoría, la generación de copias de seguridad, el control de la accesibilidad y la gestión de antivirus.
- Apertura de la carpeta del área productora de la documentación: Consiste en la apertura de una carpeta electrónica compartida entre las personas que reciben o crean documentos y que de este modo los carguen a la carpeta creada.
Los archivistas deben establecer estándares para nombrar las carpetas, y los documentos que se agregan a estas. Preferiblemente, la carpeta se puede nombrar con el código y/o nombre del área productora. Adicionalmente, se recomienda que los directivos, coordinadores o responsables de cada área deberán garantizar la seguridad, manejo y custodia de esta estructura de archivo, que contiene los expedientes en formato electrónico.
- Agregar dentro de la carpeta del área productora el inventario de control de expedientes electrónicos: Los funcionarios deberán agregar “un archivo o formato” que sirva de inventario, el cual tendrá la función de registrar y controlar todos los expedientes que se aperturen en el repositorio temporal. Por lo tanto, este paso consiste en agregar dicho inventario dentro de la carpeta de la oficina productora.
Este instrumento tiene un propósito adicional, y es el de servir como archivo plano para la apertura de expedientes de forma masiva, por Dependencia en el SGDEA.
- Apertura de las carpetas de Tabla de Retención Documental – TRD:
Dentro de la carpeta creada anteriormente, se deberá crear otra correspondiente a la Tabla de Retención Documental a la que pertenecen los expedientes. Por lo tanto, los archivistas deberán especificar en el instructivo cuales son las Tablas de retención Documental de la Entidad y que fechas abarcan.
Pueden existir casos donde haya áreas creadas recientemente que no tengan Tabla de Retención Documental aun así, los archivista puede estandarizar un mecanismo para nombrar carpetas en estos casos.
Esta carpeta es necesaria para entidades que tienen varias TRD.
- Apertura de las carpetas de Serie y Subserie:
Posteriormente, dentro de la carpeta de la TRD, se debe abrir una nueva carpeta para las series o subseries correspondientes. Preferiblemente, se deben nombrar con sus códigos según las Tablas de Retención Documental.
Es posible que los expedientes de una serie se conformen en conjunto con otras áreas, por lo tanto, estas carpetas deben permitirles el acceso a las personas involucradas en la conformación de los expedientes.
- Apertura y registro del Expediente: Dentro de las carpetas de las SERIES y SUBSERIES se deben crear las carpetas de los expedientes. Una vez creada la carpeta del expediente, se debe registrar su apertura, diligenciando el formato de inventario de apertura de expedientes, ya que su diligenciamiento es indispensable para mantener el control de los expedientes abiertos.
Cada expediente debe tener su propia carpeta.
- Nombrar los expedientes abiertos: El paso a seguir es nombrar las carpetas de los expedientes abiertos, para lo cual se deben establecer algunas directrices sobre como hacerlo, sin embargo, es importante considerar que las Dependencias al ser las áreas productoras de la información, son las que mejor saben como nombrar los expedientes que producen, así que se recomienda agregar un nombre al expediente tal manera que permita su identificación inequívoca. Usando diferentes datos respecto a este, como por Ejemplo: Año al que pertenecen los documentos, No. de identificación, nombres, datos del contrato, y se puede acompañar del nombre de la serie o subserie, etc.
- Adjuntar los documentos al expediente: Se deben agregar los documentos “tipos documentales” a su respectivo expediente.
Puede existir el caso en que un documento no corresponda a una tipología documental registrada en la TRD que organiza el expediente, entonces el grupo de gestión documental o el archivista deberán determinar un modo para nombrar estas nuevas tipologías documentales, puede ser usando una tipología genérica “OTROS” o como se considere pertinente, y seguido de esto se indica como la Dependencia considera debería llamarse esa tipología.
- Diligenciar la Hoja de Control: Cada documento que se agregue al expediente se debe registrar en la Hoja de Control de la entidad, de acuerdo con sus instrucciones de diligenciamiento. Por lo tanto, este instrumento es recomendable que se encuentre en la carpeta del expediente.
También se pueden dar indicaciones adicionales al momento de diligenciar este instrumento archivístico, por ejemplo, sobre el manejo o registro de documentos físicos en expedientes híbridos, la no foliación de documentos electrónicos, entre otras.
Autores: Paula Navarro y John Gutierrez