y su percepción en la organización
Como archivistas, un documento se define como información y conocimiento registrado cualquiera que sea su forma o el medio utilizado, es decir, sin importar si es un documento físico o electrónico. Es decir, un documento físico es información registrada en un soporte análogo, como por ejemplo papel, fotografías, libros; y por otro lado, un documento electrónico es aquel que se produce como nativo en un medio de este tipo, como un correo electrónico , una factura electrónica o una página web . Sin embargo, uno de los escenarios posibles al prestar nuestros servicios en una organización es que la definición y percepción de documento no sea la misma, lo que genera ciertos retos en la comunidad archivística.
Panorama
Son varios los casos en los que algunas organizaciones difieren del concepto de documento que como archivistas promulgamos, para muchas, un documento únicamente es aquella información que esta registrada en un papel o en cualquier soporte que sea físico. Lo que conlleva a concebir al documento electrónico como algo contradictorio, llegando incluso a no considerarlos como tal. Por otro lado, otras organizaciones conciben el documento electrónico como aquel que es producido en un medio de este tipo. Aunque esta afirmación es correcta, de modo limitado se entiende como aquel que en su forma y estructura es similar documento físico, es decir, una hoja visible con información registrada, pero que es reproducida en un medio electrónico. Lo que excluye el percibir a una base de datos, a datos transaccionales, o a cualquier tipo de dato no estructurado como documento electrónico.
Esto es debido a que la percepción de documento estará marcada por el quehacer de la entidad. Por ejemplo, si una firma de abogados administra documentos tanto en físico como en distintos soporte, la idea de un documento electrónico es más concebible. Mientras que, en una organización financiera se puede asumir diferente, ya que aquello que gestionan con prioridad y en mayor cantidad es información no estructurada. Pero si la organización no ve a su activo más importante como un documento, no le dará importancia a la gestión documental en sus procesos y tendrán un rol secundario en la organización.
¿Qué es documento?
Otlet (1934) estableció el concepto de documento como registros gráficos y textuales de ideas intangibles o de objetos tangibles; estos objetos en sí mismos pueden ser considerados como documentos, a saber, un artefacto, una pieza artística, entre otras cosas.
A su vez, Susan Briet ilustró esta noción al decir que una estrella en el cielo no es un documento, pero una fotografía de ella sí lo es; una piedra en un río no es un documento, pero una exhibición en un museo de la piedra sí lo es; o un antílope en la selva africana no es un documento, pero al ser exhibido en un zoológico y capturado como objeto de estudio sí lo es. En ese orden de ideas, todo aquello que es capturado (entendido como la recopilación de datos) y registrado en cualquier medio o soporte es un documento. (Navarro, P.E. 2023)
Estructura de un documento físico vs documento electrónico
Una de las razones por las que existe un debate en las organizaciones sobre la esencia del documento físico y electrónico radica en sus componentes. Un documento físico tiene información registrada, brinda un contexto de su creación, tiene una estructura física para identificar sus partes. En contraste, un documento electrónico no siempre tiene una estructura física clara y un contexto específicamente identificable:
mientras que la estructura es una parte integral y aparente del documento tradicional, y uno de los principales criterios para valorar su autenticidad; la del documento electrónico no es tan aparente, sino que depende del hardware y del software, hasta el punto de cambiar cuando se pasa de un medio a otro, por lo que no puede tener el mismo valor que en el tradicional. La estructura lógica, por otra parte, lo identifica y representa los elementos de su estructura interna, la que le ha dado su creador. Para considerarlo completo y auténtico el documento debe conservar esta estructura originaria … El documento electrónico carece de los elementos que en uno tradicional permiten establecer su contexto funcional y administrativo, esa función la cumplen los metadatos, que describen cómo se ha registrado la información, cuándo y por quien, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado. (Cruz Mundet, 2011, p. 33)
Navarro P.E (2023). Retos epistemológicos de la archivística en las organizaciones privadas en Colombia. https://revistas.ucr.ac.cr/index.php/eciencias/article/view/54563/56300
En decir, para comprender el contexto de un documento electrónico se requieren metadatos que lo describan, aspecto que en un documento físico es más identificable. Además, la estructura del documento electrónico viene a ser más abstracta dado que depende del sistema y del equipo físico que lo componen. Por tanto, si las organizaciones entienden esta teoría, comprenderán que aquellos datos transaccionales que representan su información núcleo también son documentos y que carecer de una estructura o contexto concreto como los de un documento físico, no significa que no lo sean. (Navarro, P.E. 2023)
Reflexiones finales
En efecto, el documento debe ser comprendido desde su función y no desde su formato; como aquella evidencia y registro de ideas, cosas tangibles o intangibles, independientemente de que se registren en una tecnología diferente, sea a partir de bits o de tinta. Por lo que, una fotografía, una base de datos, un pantallazo de un chat o una información no estructurada también son documentos. En consecuencia, deberíamos esperar que los documentos tomen diversas formas en los contextos de diferentes tecnologías, así como deberíamos esperar la gama de lo que podría considerarse un documento en un entorno digital y en papel. (Buckland, 1998 como se citó en Navarro, P.E. 2023)
Cada organización es un mundo diferente y parte de la belleza de la archivística es la capacidad de adaptabilidad para solucionar problemas usando su conocimiento. Por consiguiente, el archivista puede idear estrategias dirigidas a quienes cuestionan el concepto de documento, con el fin de ampliar su percepción de manera gradual. Es de suma importancia que mediante la aplicación de nuestras herramientas y conocimientos, se lideren y propongan iniciativas para afrontar todos los retos que se presentan al prestar nuestros servicios.