Radicación de comunicaciones oficiales en entidades publicas y la conformación de expedientes electrónicos

Como archivistas reconocemos el valor de nuestra ciencia y el valor agregado que le aporta a las organizaciones en la ejecución de sus procesos, sin embargo, el alcance de la archivística es algo que no siempre se comprende a cabalidad en una organización, por lo tanto, el fortalecimiento del alcance de la archivística es una realidad en la que los archivistas debemos involucrarnos si queremos aumentar el reconocimiento de nuestro trabajo.

Problemática del alcance de la archivística en las organizaciones

Un  escenario  frecuente  en  la  literatura de nuestra ciencia es  la  lucha  permanente de la archivística por demostrar su rol y valor en las entidades, esto debido a que no  se  concebía  la  importancia  de  la  gestión  de  documentos  y  todas  sus  implicaciones. Sin embargo, al llegar la pandemia,  las    organizaciones    se    dieron    cuenta    de    la    importancia    de    poseer    estrategias  e  instrumentos  para  dar  continuidad  a  sus  actividades.  Gracias  a  ello, en  Colombia,  los  archivistas  tuvieron  la  oportunidad  de  probar  que  la  información, los  documentos,  la  organización, la  clasificación,  la  disponibilidad, la  integridad  y  el  control  de  los  activos,  no  solo  recaen  en  las  áreas  de  tecnología, contabilidad, derecho  o  administración, sino  que  también hay funciones únicamente a cargo nuestro.

Si bien, la pandemia hizo notar esta necesidad }, no termina de ser un desafío para los archivistas el visibilizar su  rol  y  establecer  que  sus  funciones  van  más  allá  de  la  custodia  de  un  archivo físico de documentos. Lo cual, en gran parte esta determinado por la cultura organizacional, la percepción que existe sobre el documento y la definición de documento electrónico, por lo que a partir de ahí se le dará prioridad o no a nuestra labor.

Esto  puede  atribuirse  a  que, desde  sus  inicios, la  archivística  estuvo  subordinada  y  operaba  en  función  del  derecho,  la  diplomacia, la  administración, por  lo  que  no  tenía  independencia  y  se  hallaba  limitada  para  fijar  la  orientación  de  la  formación  archivística  (Cruz  Domínguez, 2017). Estos antecedentes posiblemente marcaron una imagen errónea de  la  archivística,  en  tanto, al  ser  multidisciplinar  y  ayudar  a  otras  áreas, deba estar condicionada teóricamente por ellas. Por lo tanto, el no intervenir activamente puede ocasionar que hasta el día de hoy, esta ciencia siga siendo percibida como subordinada y que su alcance sea cuestionado en el ejercicio laboral.

Reglas del ejercicio archivístico

Con  el  fin  de  sentar  las  reglas  sobre  el  ejercicio  de  la  archivística, Lodolini  (1989) afirmó que

El archivista no debe tener en cuenta el interés de los estudiosos de otras  disciplinas,  que  debe  seguir  exclusivamente  los  dictados  de  la  Archivística,  que  es  una  ciencia  completa  en  sí  y  que  posee  una  dignidad  igual  a  la  de  cualquier  otra  disciplina,  es  decir, que  es  una  ciencia autónoma.

https://revistas.ucr.ac.cr/index.php/eciencias/article/view/54563/56300

La  archivística  debe  ser  capaz  de  solucionar  problemas  para  cualquier  área  del conocimiento, porque básicamente todas requieren de sus fundamentos y de sus herramientas para garantizar que su conocimiento exista mediante procesos de preservación, organización, gestión, conservación, restauración, etc.   No   obstante, debe   haber   una   línea   divisoria   entre   comprender   la   necesidad del otro y que este le indique a la archivística cómo solucionar el problema.

División en el gremio archivista

Por otro lado, los mismos archivistas también influyen en la percepción del alcance de la archivística y, por ende, generar o disminuir su cuestionamiento. Existen dos corrientes en nuestra ciencia  comúnmente conocidas como la positivista y la postmoderna o postcustodial.  Esta división se ha mantenido desde que la archivística se vio en la situación de trascender de ese enfoque positivista el cual partía de la custodia física de los documentos para garantizar su protección y control por medio de la posesión física y legal, a un enfoque nuevo (postmoderno), donde los sistemas  de  información  vinieron  a  formar  parte. Es allí donde nace  la  inquietud  de  mantener  el  enfoque  positivista  de  custodia  física  en  la  realidad  de  un  ambiente digital para los documentos electrónicos (Mena Múgica, 2017)

Por un lado, la tendencia positivista, se   trata   de   una   concepción   más   tradicional, aplica normatividad y técnicas tal cual están diseñadas; en cambio, la tendencia postmoderna es más abierta, flexible y apegada al contexto de la  sociedad  y  las  ciencias  de  la  información  (Alonso  Varela  et  al., 2015). Mientras que la en la postmoderna se afirma que se afirma que existe un escepticismo  en  la  profesión  archivera  ante  el  exceso  de  teoría,  especialmente   cuando,   por   un   lado,   la   teoría   toma   a   veces   la   apariencia de fórmula impositiva de oscuros conceptos que delatan un escaso conocimiento de las realidades profesionales o diferencias de  espacio  y  de  tiempo  y,  por  otro  lado,  estropeadas  a  veces  por  una  jerga  añadida,  un  autoindulgente  cenagal  de  subjetividad  y  de  ofuscación (Cruz Mundet, 2011, p. 27)

Consecuencias

Esta división genera que al interior del gremio no se haya logrado un consenso ni la unanimidad sobre bajo cual enfoque trabajar, mientras unos prefieren apegarse al enfoque positivista para gestionar los documentos que ahora forman parte de un entorno electrónico, otros prefieren adaptarse a las novedades. Por lo que el panorama en el gremio consiste en numerosas  discusiones  sobre  sus  bases  teóricas.  Desde  el  establecimiento de su objeto de estudio, hasta su estatus disciplinar, pasando por las diferencias en los métodos e instrumentos aplicados para llevar a cabo las tareas archivísticas. Como consecuencia de ello, el avance disciplinar y de la comunidad archivística se encuentra con dificultades, ya que le resulta difícil alcanzar el éxito en la resolución de  los  problemas  disciplinares,  y  como  consecuencia,  la  unificación  dentro de la comunidad de los profesionales de los archivos. (Alonso Varela et al., 2015, p. 121)

Aportes para el fortalecimiento del alcance de la archivística

De manera que, en aras de disminuir el cuestionamiento de nuestro alcance y que nos compete o no, se deben implementar estrategias apelando a nuestras herramientas para ampliar la percepción de la archivística en la organización. No existe una formula ya que cada organización es diferente, pero al conocerla se pueden aprovechar sus particularidades para visibilizar nuestro valor.

Además, si como ciencia demostramos nuestra unidad respecto a la forma de trabajar en lugar de hacer más latente esa división positivista y postmoderna, la disminución desde del cuestionamiento exterior será evidente.

Un comentario en «Fortalecimiento del alcance de la archivística en las organizaciones»
  1. Excelente articulo, Es de anotar, que a pesar de los ingentes esfuerzos que viene haciendo el ente rector de las políticas archivistica, el AGN en nuestro país Colombia, es poco el compromiso institucional, lo que desmotiva al responsable de la Gestión Documental, sobre todo en las entidades del sector publico, es por ello, el eminente deterioro documental y la poca labor en pro de la archivitica.
    saludos Carmen Diaz T. Archivista

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

3 + 2 =