“Quedan cuatro 4 meses para que las empresas que hacen parte del Sector Vigilancia y Seguridad Privada den cumplimiento a la Resolución No.20233300033617 “Por medio de la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos para la aplicación y cumplimento de los servicios vigilados por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada”

¿Cuál es la Resolución exigida de la Supervigilancia?

EL 22 de junio del 2023 la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, publico la Resolución No.20233300033617, por medio de la cual les exige a las empresas que prestan “servicios vigilados por la Superintendencia” el cumplimiento de directrices y buenas prácticas en materia de gestión documental y archivo. Para lo cual, estas empresas cuentan con un (1) año desde la publicación de la Resolución para dar cumplimiento a estas directrices.

Esta Resolución es muy relevante ya que les exige a las empresas del Sector Vigilancia y Seguridad Privada, cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada planeación, producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo que se produzcan dentro del desarrollo de su objeto social, garantizando la disponibilidad de la información. Lo cual en pocas palabras puede traducirse como la obligatoriedad de implementar un sistema de gestión documental.

La gestión documental es un proceso fundamental en cualquier organización. Requiere una combinación de técnicas y conocimientos profesionales para asegurar que se realice de manera adecuada. En las próximas líneas, exploraremos más a fondo este tema crucial para la eficiencia y la organización. Para obtener más información, no duden en contactar con Archivo Digital SAS, donde estaremos encantados de proporcionarles asesoramiento especializado.

Requisitos en la Resolución de la Supervigilancia

La normatividad archivística nacional es muy amplia y técnicamente compleja, esta ha sido liderada por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, que se ha desarrollado en el transcurso de varias décadas, lineamientos muy relevantes con el fin de organizar y proteger la información y la documentación que tiene mayor relevancia para el país. Estos lineamientos se encuentran consignados en sus Resoluciones, Circulares, Guías y Manuales, e incluso se encuentran normativamente soportados por Decretos y documentos de la Presidencia de la Republica. 

La Supervigilancia concluye con la publicación de esta Resolución que las empresas del sector Vigilancia y Seguridad Privada reciben, producen y por lo tanto, gestionan información relevante e importante para el país y de interés público, y que dicha información y los documentos que la consignan deben estar técnicamente organizados y protegidos. Para esto, la Resolución expedida les exige a las empresas de este sector la creación e implementación de varios instrumentos archivísticos, los cuales son la base de un sistema de gestión documental, estos son:

¿Qué Instrumentos Archivísticos son necesarios según la resolución?

La resolución de la supervigilancia demanda la aplicación de los siguientes instrumentos:

Estos instrumentos son base para una gestión documental eficiente, sin embargo, es recomendable incluir:

Recomendaciones adicionales

Es importante tener en cuenta que la información y los documentos electrónicos son también objeto de organización, de acuerdo con las directrices establecidos en la Resolución de la Supervigilancia, ya que la organización documental y la implementación de buenas prácticas en la materia se hace independientemente del formato y/o soporte del documento, como de los medios tecnológicos usados para su recepción y elaboración. 

Aplicar gestión documental hace a su empresa más eficiente y conlleva diversos beneficios adicionales, como la reducción de costos asociados al almacenamiento físico, la optimización del tiempo empleado en la búsqueda y recuperación de documentos, la minimización de riesgos de pérdida o deterioro de la información, el fortalecimiento de la seguridad de datos sensibles, y la mejora en la toma de decisiones basada en información organizada y fácilmente accesible. Estos beneficios, respaldados por la Resolución No.20233300033617 de la Superintendencia para los vigilados contribuyen significativamente al éxito y la competitividad de la empresa en el mercado actual.

Para cumplir con estas directrices, las empresas pueden recurrir a servicios especializados como los ofrecidos por Archivo Digital SAS. Estos servicios brindan soluciones integrales para la organización, protección y gestión eficiente de la información, tanto física como digital. Con la experiencia y tecnología adecuadas, Archivo Digital SAS ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos normativos, garantizando la disponibilidad y seguridad de sus archivos, y facilitando así el cumplimiento de la Resolución de la Supervigilancia.

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