Sabemos que como empresa, tiene objetivos y metas planteadas que puede alcanzar si complementa sus esfuerzos con procesos de gestión de información y de documentos. Gracias a la gestión documental logrará estructurar informacionalmente a su empresa, haciéndola más eficiente logrando el cumplimiento de objetivos y la ejecución de sus procesos misionales, a continuación le contamos por qué.
Relación de la gestión documental con su negocio
Todas las empresas al ejecutar sus procesos y desarrollar sus actividades, son productoras de información y documentos, los cuales son evidencias del ejercicio de sus actividades y el activo más valioso. Es decir, que los documentos producidos no están desligados de los procesos de la empresa, por lo que su gestión debería ser atendida con suma importancia, ya que poseen un valor administrativo, legal, contable, e incluso pueden llegar a tener un valor histórico. De acuerdo con este valor, la perdida o desorganización de dicha información impactará negativamente y de diferentes maneras a la empresa, allí radica la importancia de la gestión de documentos y por qué su aplicabilidad es esencial para el ejercicio de funciones para una empresa más eficiente.
Objetivo de la gestión documental
El propósito de la gestión documental es administrar correctamente, por medio de instrumentos y prácticas archivísticas, la información registrada en documentos físicos y/o electrónicos producidos. Dentro de estas prácticas, se encuentra la identificación y levantamiento de la información que se produce, valoración de esta, organización y clasificación teniendo en cuenta el vínculo que existe entre los documentos, definición de planes y programas para normalizar las practicas de gestión documental en la empresa, los cuales abarcan diferentes variables como:
- La digitalización de documentos.
- Los canales de entrada y salida de información interna y externa de la entidad (comunicaciones oficiales).
- Gestión de documentos electrónicos (cómo correos electrónicos, y cualquier documento generado en un entorno electrónico).
- Manejo y evaluación de los sistemas de información.
- Parámetros para la gestión de documentos vitales y esenciales como medida de contingencia del negocio.
- Gestión de documentos especiales, los cuales requieren de cuidados especiales para mantener su durabilidad (como DVD, CD, planos, fotografías, discos duros).
Para establecer lineamientos y acciones sobre la gestión documental, se aplican instrumentos archivísticos que asegurarán la disponibilidad, autenticidad, integridad y fiabilidad de su información.
Instrumentos archivísticos y la eficiencia empresarial
Le contamos sobre algunos instrumentos que son útiles para mitigar problemas de gestión documental, favoreciendo al ejercicio de buenas practicas de administración de la información, haciendo a su empresa más eficiente.
| Instrumento | Descripción | Utilidad |
| Diagnóstico integral de archivos | Instrumento diseñado para la identificación de la situación actual de la entidad respecto a la gestión documental, cultura, practicas implementadas y puntos de mejora. | Conocer cuáles son sus prácticas respecto a la gestión de la información, y de este modo recibir retroalimentación sobre cómo puede mejorar estas prácticas con el fin de normalizarlas. Así, se puede garantizar que la información producida este disponible, sea accesible, facilite la ejecución de tareas y se ahorre tiempo al realizarlas, y asegurar la función probatoria y garantizadora de los documentos. |
| Cuadro de clasificación | Estructura de clasificación de la información, la cual contiene las agrupaciones a las que pertenecerán los documentos, junto con un código de clasificación. | Identificar la información producida en la empresa, con el fin de ejercer control sobre ella. A su vez, al tener categorizada y clasificada la información, obtendrá orden, y normalizará la producción y almacenamiento de información, evitando su pérdida y asegurando su disponibilidad y acceso. |
| Tabla de retención documental | Tabla que contiene la estructura documental del instrumento anterior, pero que indica el tiempo de permanencia de la información en la entidad. | Permite el uso adecuado del almacenamiento de los sistemas de información de la empresa, ya que define el tiempo de permanencia de los documentos y su disposición final, es decir, si se deberá eliminar una vez el documento cumpla su función, o preservarse para siempre debido su valor. Es decir, se valora la información de acuerdo con la utilidad y función que tiene para evitar acumular información innecesaria, y asegurar la disponibilidad de la misma. |
| Tabla de control de acceso | Tabla que lista los grupos de información con los accesos otorgados. | Permite el control sobre el acceso a la información, al asignar un nivel de acceso y permisos. Por medio de este esquema se normaliza cuales funcionarios acceden a determinada información, estableciendo prácticas de seguridad de la información y de organización en la administración de la misma. |
| Programa de Gestión Documental | Plan que normaliza las prácticas de gestión documental de la entidad. | Por medio de parámetros y lineamientos, establece unanimidad sobre cómo se gestionará la información y cuáles serán las practicas aceptadas para administrarla en diferentes escenarios. |
| Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. | Plan que establece la administración y cuidado de la información electrónica, así como el uso de sistemas de información. | Brinda parámetros para la reproducción de la información electrónica, así como un análisis de los sistemas que se poseen o se requieren para garantizar la gestión óptima de documentos electrónicos. |
Eficiencia por medio de la gestión documental
Desarrolle una empresa más eficiente por medio de la gestión documental, y podrá hacer que su empresa en crecimiento sea aún más sólida. Podrá obtener fluidez operacional, gracias a una estructura documental y prácticas archivísticas establecidas, alivie el trabajo de sus colaboradores, y asegure:
- Uso adecuado del espacio de almacenamiento.
- Buen uso de los recursos económicos y humanos.
- Cumplimiento de actividades y funciones gracias a la disponibilidad de la información.
- La información se queda en la empresa y no en la mente de los colaboradores.
- Organización estandarizada de documentos, evitando retrasos para la consulta.
- Evitar pérdida de información esencial.
- Crear una cultura de buenas prácticas de gestión documental.
- Prever problemas y situaciones de riesgo, gracias al cuidado de la información.
- Disponer del valor probatorio y reparador de los documentos.
- Asegurar la implementación de herramientas tecnológicas que faciliten aún más el desempeño de funciones.
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