Historia de la gestión documental en Colombia

La historia de la gestión documental en Colombia se encuentra marcada por eventos evolutivos significativos, como por ejemplo la constitución del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, donde se identifican seis hitos o eventos fundamentales de desarrollo:

1. La Instrucción Archivística de José Manuel Restrepo: primera iniciativa en Colombia para establecer pautas y normas en la gestión de documentos
2. Contrato del General Emigdio Briceño: Contrato firmado para el manejo de registros y procesos administrativos
3. Creación de los Archivos Nacionales: La creación facilito el acceso a la información histórica y administrativa de la nación.
4. Contrato de Luis María Cuervo: Se estableció acuerdos y responsabilidades en cuanto a la conservación y el manejo de registros.
5. Acciones Archivísticas durante el Siglo XX: Colombia experimentó una serie de acciones y reformas en el ámbito de la gestión documental
6. Creación del Archivo General de la Nación: Consolidó los esfuerzos del país en la organización y preservación de su patrimonio documental.

Aunque la gestión documental es relativamente reciente y podría enmarcarse su desarrollo en un periodo de tiempo que no supera los 2 siglos, realmente ya desde la época de la conquista se han venido presentando una serie de hitos que de una u otra manera han transformado la visión que tenemos como nación de los documentos públicos y de los archivos.

A continuación algunos de los hitos más relevantes en la historia de gestión documental en Colombia, separados en los previos al nacimiento del Archivo General de la Nación y los posteriores a su nacimiento:

HITOS PREVIOS:

1. 1535 – Conformación de un arca de libros y registros:
   • La Corona Española, tomo acciones con el propósito de proteger la documentación generada en sus nuevas colonias, por lo cual, Sebastián de Belalcázar ordenó hacia 1535 que se depositaran en un arca libros y registros de lo relativo al gobierno de la ciudad de Quito.
2. 1540 – Nacimiento del Archivo de Simancas:
   • Carlos I crea el Archivo de Simancas para organizar registros burocráticos.
3. 1550 – Conformación de la Real Audiencia Neogranadina:
   • La Real Audiencia Neogranadina da origen a los archivos nacionales de Colombia en el siglo XIX.
4. 1785 – Nacimiento del Archivo de Indias:
   • Carlos III funda el Archivo de Indias para centralizar la documentación de los territorios ultramarinos.
5. 1786 – Destrucción del Archivo Virreinal:
   • El terremoto de 1785 destruye el Archivo Virreinal en Santafé, perdiendo documentos valiosos.
6. 1819 – Pérdida de registros durante el Régimen del Terror:
   • Durante la reconquista española, el virrey Sámano lleva documentos a Cartagena, luego a Cuba, Madrid y finalmente al Archivo de Indias.
7. 1819 – Primeras organizaciones archivísticas:
   • Antonio Bernal inicia la organización archivística tras el incendio del Palacio Virreinal.
8. 1866 – Conformación del Archivo Nacional:
   • Durante la administración de Manuel Murillo Toro, se inicia la organización del Archivo Nacional.
9. 1868 – Publicación del Decreto Orgánico de los Archivos:
   • El gobierno de Santos Acosta promulga el decreto orgánico, unificando los archivos bajo los Archivos Nacionales de Colombia

Año 1900

1. 1900 – Oficios de Luis María Cuervo:
   • Luis María Cuervo rescata documentos coloniales abandonados en la Escuela Nacional de Institutoras en 1881.
2. 1907 – Creación del cargo de inspector general:
   • La disposición ejecutiva 177 de 1907 crea el cargo de inspector general de los Archivos Nacionales.
3. 1920 – Publicación de la Ley 47:
   • Durante el gobierno de Marco Fidel Suárez, se promulga la ley 47 sobre bibliotecas, museos y archivos.
4. 1938 – Traslado de archivos a la Biblioteca Nacional:
   • La documentación se traslada al Palacio de Justicia en 1938 y luego al edificio de la Biblioteca Nacional.
5. 1964 – Publicación de los Decretos 909 de 1961 y 554 de 1964:
   • Se expiden decretos bajo el Ministerio de Educación, creando y organizando el Consejo Nacional de Archivos Nacionales.
6. 1968 – Nacimiento de Colcultura:
   • El Decreto Ley 3.154 crea el Instituto Colombiano de Cultura, integrando el Archivo Nacional.
7. 1989 – Nacimiento del Archivo General de la Nación:
   • La Ley 80 de 1989 establece al AGN como entidad rectora de la política archivística nacional.

HITOS POSTERIORES:

17. 1999 – Publicación de la Ley 527 de 1999:
    • Define y reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
18. 1999 – Publicación de ISAD (G):
    • La norma internacional de descripción archivística impacta la gestión documental del país.
19. 2000 – Publicación de la Ley 594 de 2000:
    • Ley General de Archivos, crucial en gestión documental, se publica durante el gobierno de Andrés Pastrana.
20. 2001 – Publicación del Acuerdo 060 de 2001 del AGN:
    • Establece pautas para la administración de comunicaciones oficiales, definiendo el concepto de documento electrónico de archivo.
21. 2005 – Publicación de la Ley 962 de 2005:
    • La Ley anti-trámites impulsa el uso de medios electrónicos en la administración pública.
22. 2005 – Publicación de la Norma ISO 15489-1: 2005:
    • La norma ISO estandariza la gestión de documentos y es adoptada por Colombia gracias al AGN e ICONTEC.
23. 2008 – Publicación de la Ley 1185 de 2008:
    • Modifica y adiciona la Ley General de Cultura, integrando el patrimonio cultural de la Nación.
24. 2011- Publicación de la Norma ISO 30301:2011:
    • Directrices para la gestión de documentos, perteneciente a una serie de normas sobre sistemas de gestión para documentos.
25. 2014 – Publicación de la Ley 1712 de 2014:
    • Nace la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública nacional.
26. 2015 – Publicación del Decreto 1080:
    • Establece el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
27. Crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional.

Gestión Documental Actual:

La historia de la gestión Documental en Colombia ha tenido un avance importante debido a la conformación y fortalecimiento de instituciones como el Archivo General de la Nación, los archivos regionales e históricos. También, gracias al establecimiento de lineamientos, procesos y actividades enfocadas en la organización, custodia y protección del patrimonio documental del país, lo cual es ejecutado bajo la tutela del AGN como ente rector de la política archivística del país.

Además, se debe destacar la constante publicación de manuales, guías, infografías y otras publicaciones por parte del AGN y otros archivos, así como el fortalecimiento del marco legal de la gestión documental y temas relacionados. Los eventos destacados en la actualidad son:

27. Actualmente:
    • Colombia avanza en gestión documental con el Archivo General de la Nación, archivos regionales, y leyes clave como la Ley 527 de 1999 y la Ley 594 de 2000.
28. Proyecto “Archivo Digital Nacional – ADN”:
    • El Archivo General de la Nación lidera el proyecto ADN para gestionar el patrimonio documental electrónico del país, que debería convertirse en un hito relevante de calidad y avance tecnológico en materia de gestión documental en Colombia, al ser este el repositorio natural del patrimonio documental electrónico producido por el país actualmente y a futuro.

Para garantizar la relevancia y eficacia de la gestión documental en el futuro, es crucial conocer hitos históricos para comprender el estado actual de la disciplina en el país. identificar áreas de mejora y mantener un enfoque proactivo hacia los desafíos emergentes en la preservación y acceso a la información. Como profesionales en esta área, debemos estar preparados para adaptarnos a los avances tecnológicos, las demandas cambiantes de la sociedad y los desafíos en la preservación del patrimonio documental.

Queremos conocer tu opinión sobre el futuro de la gestión documental en Colombia. ¿Cómo proyectarías esta profesión en un entorno cada vez más digitalizado y cambiante?