La correcta clasificación de documentos es crucial para la eficiencia y efectividad de cualquier organización. Sin embargo, es fácil cometer errores que pueden llevar a la pérdida de información, duplicación de esfuerzos y al incumplimiento normativo, a continuación, describiremos cómo evitar estos problemas comunes y cómo implementar soluciones efectivas
Importancia de los Metadatos
En primer lugar, es importante hablar de metadatos, los metadatos son datos que describen otros datos. En la gestión documental, los metadatos proporcionan información adicional sobre un documento, como su autor, fecha de creación, tipo de documento y palabras clave. Estos elementos son esenciales para la clasificación y recuperación eficiente de los documentos.
Un error común es no asignar metadatos adecuados y suficientes a los documentos. Sin metadatos, los documentos pueden volverse difíciles de organizar y encontrar. Para evitar este error, es fundamental establecer un conjunto de metadatos estándar que se utilicen de manera consistente en toda la organización. Además, los sistemas de gestión de documentos deben permitir la captura automática de metadatos cuando sea posible, para minimizar el esfuerzo manual y reducir errores humanos.
Implementación de instrumentos Archivísticos
Ignorar la implementación o aplicar de manera incorrecta los instrumentos archivísticos necesarios, Conduce a la retención innecesaria, eliminación prematura y dificultad para encontrar documentos importantes. Los instrumentos archivísticos son herramientas que ayudan en la organización, descripción y acceso a los documentos. Entre los más comunes se encuentran los cuadros de clasificación, los calendarios de conservación y/o tablas de retención documental y los inventarios.
Cuadro de clasificación
El cuadro de clasificación es una estructura jerárquica que permite la organización de los documentos en categorías y subcategorías. Un error frecuente es no actualizar el cuadro de clasificación para reflejar los cambios en la estructura organizativa o en las funciones de la entidad. Para evitar este problema, se debe revisar y actualizar el cuadro de clasificación periódicamente
Calendario de conservación
El calendario de conservación indica el tiempo que cada tipo de documento debe conservarse antes de su eliminación o transferencia a un archivo central o permanente (histórico). No seguir el calendario de conservación puede resultar en la retención innecesaria de documentos, ocupando espacio y recursos, o en la eliminación prematura de documentos importantes. Es esencial capacitar al personal sobre la importancia del calendario de conservación y asegurarse de que se siga correctamente.
Tablas de retención documental
Las tablas de retención documental son una herramienta fundamental en algunos países. Estas especifican el tiempo que cada tipo de documento debe ser retenido, basado en requisitos legales, normativos y operacionales. Las tablas de retención aseguran que los documentos se mantengan el tiempo necesario y se eliminen de manera adecuada cuando ya no son útiles. Es importante que se actualicen regularmente para reflejar cambios en la legislación y en las políticas internas de la organización. No mantener estas tablas actualizadas puede resultar en el incumplimiento normativo y en la conservación innecesaria de documentos.
Inventarios
Los inventarios documentales referencian los documentos y/o expedientes de una organización. No mantener inventarios precisos y actualizados provoca la pérdida de documentos y dificulta su localización. Es fundamental realizar auditorías periódicas para asegurar que los inventarios reflejen el estado actual de los archivos.
Sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA)
¿Sabías que los SGDEA permiten clasificar documentos automáticamente según su contenido y metadatos? Un SGDEA es una herramienta excelente que facilita la clasificación de documentos y la gestión de metadatos y además permite la transición a documentos electrónicos.
Funcionalidades clave de un SGDEA
Un SGDEA debe incluir funcionalidades como la captura automática de metadatos, control de versiones y gestión de permisos y accesos. Estas características ayudan a reducir los errores humanos y a asegurar que los documentos se gestionen de manera coherente y segura.
Además, un SGDEA permite la clasificación precisa de documentos electrónicos mediante el uso de etiquetas y categorías armonizado con el cuadro de clasificación de la organización. La clasificación adecuada de documentos electrónicos garantiza que estos sean fácilmente accesibles, mejorando así la eficiencia operativa.
Asesoría en gestión documental
Contar con asesoría especializada en gestión documental puede marcar una gran diferencia en la implementación y mantenimiento de un sistema de gestión documental eficiente. Los expertos en gestión documental o archivistas, pueden proporcionar orientación sobre las mejores prácticas, ayudar a diseñar y mantener instrumentos archivísticos, y asegurar el cumplimiento de la normatividad legal y de buenas prácticas.
Capacitación del personal
Una de las principales ventajas de contar con asesoría especializada es la capacitación del personal. Los asesores pueden ofrecer formación sobre cómo clasificar, conservar y gestionar adecuadamente los documentos, así como sobre el uso de un SGDEA. Esta capacitación es esencial para asegurar que todo el personal esté alineado con las políticas y procedimientos de gestión documental de la organización.
Importancia de seguir la normatividad local
El cumplimiento de la normatividad local no solo evita sanciones legales, sino que también garantiza que los documentos sean gestionados de manera adecuada y conforme a las mejores prácticas establecidas por los organismos regulatorios. Las organizaciones deben estar al tanto de las leyes y regulación específicas de su país y asegurarse de que sus sistemas y procedimientos de gestión documental se ajusten a ellas.
En Archivo digital, se cuenta con uno de los SGDEA más exitosos: Archivio. Lo cual permite asegurar que su empresa cumpla con las normativas de clasificación y retención de documentos de manera eficiente. Esto se traduce en ventajas significativas, como la gestión optimizada de archivos, el cumplimiento normativo garantizado y la seguridad de la información corporativa.
Conclusión
La correcta clasificación y gestión de documentos es esencial para la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo de cualquier organización. Evitar errores comunes en la clasificación de documentos requiere un enfoque meticuloso que incluya el uso adecuado de metadatos, la implementación de instrumentos archivísticos y la adopción de un SGDEA. Al seguir estas mejores prácticas, contar con asesoría especializada y cumplir con la normatividad local, las organizaciones pueden asegurar que sus documentos se gestionen de manera eficiente, segura y conforme a la normatividad vigente.
Excelente articulo, me despejo muchas dudas que me permiten tener claridad en este proceso tan importante como es la clasificación documental.
gracias Carmen Diaz Torres-tecnologa en gestión documental
😊 Nos alegra mucho que el artículo te haya sido útil para aclarar tus dudas sobre la clasificación documental. Si necesitas más información o ayuda en este proceso, no dudes en escribirnos.