Organizar documentos en una empresa de manera eficiente suele no ser prioridad. Sin embargo, los documentos son el producto y evidencia de las actividades empresariales. Por lo tanto, sustentan y testifican el que hacer empresarial. Sin ellos, no sería posible probar la ejecución de los procesos del negocio.

Panorama

Son varias las razones que se presentan para atender la organización de los documentos, por ejemplo:

  • Falta de conciencia respecto a la importancia de los documentos

No se reconoce la necesidad de organizarlos y se sigue operando. La desorganización crece como una bola de nieve y se vuelve inmanejable. Solo después de tener un grave problema para encontrar información, las empresas llaman a un profesional. Esto significa que algunas empresas pueden no ser conscientes de los beneficios a largo plazo de una buena organización documental. Tienden a subestimar el riesgo asociado a la desorganización.

  • Confianza en Soluciones Temporales

También se piensa que contar con una solución temporal, como un repositorio de almacenamiento informal como lo es SharePoint, Google drive, o One drive, asegurará el almacenamiento de los documentos pareciendo suficiente, pero no es una solución sostenible a largo plazo. 

Pues, si se guarda la información sin criterios específicos de organización, ni considerando la relación entre los documentos, y sin depurar o eliminar la información que pasa a volverse irrelevante cada cierto tiempo, estos repositorios terminarán colapsando, y no asegurarán que la información sea fácil de encontrar. 

Es por esto que los profesionales recomiendan utilizar sistemas expertos en la gestión de documentos electrónicos, los cuales apoyan la gestión de los documentos de manera automática, evitando el almacenamiento innecesario, utilizando metadatos que aseguren la consulta, e integrando los instrumentos técnicos diseñados por profesionales.

  • Subestimación de la Complejidad

Es común pensar que organizar documentos es una tarea sencilla. Por eso, se tiende a subestimar la complejidad y el esfuerzo necesario para hacerlo correctamente. Esto puede llevar a contratar personal sin la preparación necesaria o delegar la responsabilidad a colaboradores con otras funciones y sin formación adecuada. Lo cual, genera un riesgo de ejecución de malas prácticas que resulten en la pérdida, duplicidad de información, o que no se resuelva la necesidad de desorganización, tanto para los documentos físicos como los electrónicos. 

  • Percepción de Costo y Tiempo

Otro factor valido es la inversión inicial que se requiere para implementar herramientas de software y/o la contratación de personal experto, sin embargo, hay que dimensionar que son mayores las pérdidas que genera la desorganización, ya que retrasa las actividades de los colaboradores, generando más gasto de capital. 

Beneficios de organizar sus documentos con Archivo Digital

Organizar documentos en una empresa es crucial para cualquier empresa por varias razones, incluyendo la eficiencia operativa, el cumplimiento legal, la seguridad de la información y la toma de decisiones informada. 

1. Eficiencia Operativa

Acceso Rápido a la Información: Tener documentos organizados permite a los empleados encontrar la información que necesitan de manera rápida y eficiente, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad.

Flujo de Trabajo Eficiente: Una buena organización documental facilita la coordinación entre departamentos y asegura que los procesos internos se realicen de manera fluida.

2. Cumplimiento Legal y Regulatorio

Regulaciones y Normativas: Muchas industrias tienen regulaciones específicas sobre la conservación y el manejo de documentos. La organización adecuada asegura que la empresa cumpla con estas leyes, evitando sanciones y multas.

Auditorías y Revisiones: Durante auditorías, ya sean internas o externas, tener los documentos organizados facilita la revisión y verificación de la información requerida.

3. Seguridad y Protección de Datos

Protección contra Pérdidas: La organización adecuada, incluyendo el almacenamiento digital con respaldos, protege contra la pérdida de documentos importantes.

Confidencialidad y Seguridad: La clasificación y almacenamiento seguros de documentos sensibles ayuda a proteger la información confidencial de accesos no autorizados.

4. Mejora en la Toma de Decisiones

Información Precisa y Oportuna: Organizar documentos en una empresa asegura que los datos estén actualizados y sean precisos, lo cual es crucial para la toma de decisiones estratégicas y operativas.

Análisis y Reportes: Facilita la generación de reportes y el análisis de información, permitiendo a la dirección tomar decisiones basadas en datos concretos.

5. Reducción de Costos

Menos Tiempo Perdido: Al reducir el tiempo que los empleados pasan buscando documentos, la empresa puede ahorrar costos laborales.

Espacio de Almacenamiento: La digitalización y organización adecuada pueden reducir la necesidad de espacio físico para almacenamiento, lo que puede disminuir costos de oficina.

6. Mejora en la Comunicación y Colaboración

Colaboración Más Eficiente: Documentos bien organizados facilitan la colaboración entre empleados y departamentos, ya que todos pueden acceder a la información relevante de manera sencilla.

Transparencia: La organización documental fomenta la transparencia dentro de la empresa, permitiendo que todos los empleados tengan acceso a la misma información base.

Conclusión 

Usted puede mitigar estos problemas por medio de instrumentos archivísticos diseñados por profesionales, con los requerimientos técnicos, y con el acompañamiento por medio de una consultoría. Todo esto con un enfoque integral, considerando tanto la producción de documentos físicos, como la administración de documentos electrónicos. 

La gestión documental puede ser una tarea sencilla si se apoya en herramientas y sistemas adecuados para las necesidades de una empresa, y que también integren todos los aspectos técnicos necesarios para asegurar prácticas correctas de administración de documentos. 

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