Construir la TRD con un Profesional: Razones Clave

Construir la TRD con un profesional no es solo una recomendación, es una necesidad estratégica. La Tabla de Retención Documental (TRD) es el corazón de la gestión documental en cualquier organización.

Las tablas de retención documental (TRD) son herramientas esenciales para la gestión documental de una empresa, ya que determinan los tiempos de conservación y la disposición final de los documentos en función de su valor legal, administrativo, fiscal, contable, histórico o informativo.

Es crucial construir la TRD con un profesional para garantizar su adecuación a las necesidades específicas de la organización y otorgar verdaderas ventajas al implementarlas de manera experta, a continuación mencionamos algunas de estas ventajas:

Ventajas de la tabla de retención

1. Optimización del espacio: Al establecer plazos de conservación (retención) para cada tipo de documento, se evita la acumulación innecesaria de papeles y archivos digitales, liberando espacio físico y en servidores.
2. Mejora de la eficiencia operativa: Al construir la TRD con un profesional, los empleados saben exactamente cuánto tiempo conservar cada documento y dónde encontrarlo, lo que agiliza los procesos de búsqueda y reduce el tiempo perdido en la gestión de archivos.
3. Reducción de riesgos: Minimiza el riesgo de pérdidas de información importante y de incurrir en sanciones por no cumplir con los plazos de conservación documentales exigidos por la ley.
4. Facilita auditorías: Durante auditorías internas o externas, una TRD bien implementada facilita el acceso a la documentación requerida, reduciendo el estrés y la carga de trabajo asociada con estos procesos.
5. Costos controlados: Al eliminar documentos obsoletos o que ya no son necesarios, se reducen los costos asociados al almacenamiento, ya sea físico o digital.

Elaborar la Tabla de Retención Documental (TRD) correctamente es fundamental para cualquier organización, pero hacerlo con la guía de un profesional aporta ventajas clave. Construir la TRD con un profesional asegura que cada paso esté alineado con las normativas vigentes y las mejores prácticas en gestión documental. A continuación, te presentamos las principales razones por las que es crucial contar con un experto en este proceso.

¿Por qué es necesario con un experto?

1. Conocimiento especializado: Un profesional en gestión documental o archivística posee un conocimiento profundo de las normativas legales y los estándares internacionales aplicables a la gestión de documentos. Este conocimiento es esencial para asegurar que las TRD cumplan con la legislación vigente y eviten sanciones legales.
2. Capacidad de análisis: Construir la TRD con un profesional requiere un análisis exhaustivo de los procesos internos de la empresa, sus necesidades documentales, y la clasificación correcta de los documentos. Un profesional tiene la capacidad de realizar este análisis de manera rigurosa y garantizar que la retención y disposición de los documentos estén alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.
3. Experiencia y criterio: Un profesional con experiencia ha trabajado en situaciones similares y puede anticipar problemas y soluciones que un practicante o técnico podría no identificar. La experiencia también aporta un criterio más sólido en la toma de decisiones sobre la disposición final de los documentos, asegurando que la empresa mantenga solo los documentos necesarios y elimine los obsoletos de manera segura.
4. Responsabilidad legal y ética: La gestión documental implica un alto grado de responsabilidad, ya que los errores en la TRD pueden llevar a la pérdida de documentos importantes o a la conservación indebida de información sensible. Un profesional está mejor preparado para asumir esta responsabilidad y garantizar la integridad de la información.

Por estas razones, es crucial construir la TRD con un profesional calificado para asegurar que cumplan con todas las normativas y necesidades de la empresa, garantizando así una gestión documental eficiente y segura. En Archivo Digital puedes asesorarte y conocer a los profesionales en Ciencia de la información y Archivística que están especializados en desarrollar una variedad de instrumentos archivísticos, incluyendo las Tablas de Retención Documental, teniendo en cuenta las particularidades y necesidades de su empresa.