Un sistema de gestión de calidad (SGC) se relaciona estrechamente con el sistema de gestión documental (SGD) en una empresa porque ambos son fundamentales para garantizar la eficiencia, consistencia y cumplimiento normativo en los procesos organizacionales. La integración de ambos sistemas permite una trazabilidad efectiva, facilita auditorías internas y externas, y asegura que toda la información esté actualizada y disponible para la toma de decisiones. En conjunto, un SGC y un SGD bien coordinados no solo contribuyen a la mejora continua de la calidad, sino que también optimizan la gestión del conocimiento y aumentan la productividad de la empresa.
Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
Un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) es un conjunto de políticas, procesos y procedimientos implementados por una organización para asegurar que sus productos o servicios cumplen con ciertos estándares de calidad y satisfacen las necesidades de sus clientes. El objetivo principal de un SGC es mejorar continuamente los procesos y productos para garantizar la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Estos sistemas se basan en normas internacionales, siendo la ISO 9001 la más reconocida y adoptada a nivel global.
Los componentes clave de un SGC incluyen:
Sistema de Gestión Documental (SGD)
Un Sistema de Gestión Documental (SGD) se centra en la administración, almacenamiento, y recuperación eficiente de documentos dentro de una organización. Su objetivo es asegurar que la información generada y recibida esté organizada, accesible y protegida a lo largo de su ciclo de vida, cumpliendo con normativas legales y estándares de calidad y seguridad de la información (MinEnv & SustDev)(Función Pública).
Los elementos fundamentales de un SGD incluyen:
Complementariedad entre un SGC y un SGD
Aunque los sistemas de gestión de calidad y documental parecen ser independientes en su definición, en realidad se complementan y se refuerzan mutuamente. En un SGC, la documentación es esencial para asegurar que los procesos se implementen de acuerdo con las políticas y estándares definidos. Un SGD facilita el control y la accesibilidad de dicha documentación, asegurando que esté siempre actualizada y disponible cuando se necesite para auditorías o revisiones internas. Es decir que el SGC define los procesos y estándares de calidad que la empresa debe seguir, mientras que el SGD actúa como la infraestructura que permite gestionar y organizar toda la documentación necesaria para que esos procesos se implementen, controlen y mejoren efectivamente. Sin un SGD adecuado, el SGC perdería eficiencia y control, dificultando el cumplimiento de normativas y la mejora continua.
Por esta razón, las normas ISO (como la ISO 9001) requieren una gestión documental eficiente como parte fundamental de sus procesos. La existencia de un SGD robusto facilita la implementación de un SGC al:
- Centralizar la información: Asegura que todos los documentos relevantes para la gestión de calidad estén almacenados en un lugar accesible y organizado.
- Facilitar la trazabilidad: Permite rastrear cambios y auditorías en los procesos de calidad de manera eficiente.
- Garantizar el cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir con requisitos legales y normativos relacionados con la documentación de calidad y la transparencia.
Ahora bien, en el día a día laboral, los archivístas podrán identificar algunas situaciones en donde estos sistemas convergan, por ejemplo:
Importancia de Entender el Alcance entre Ambos Sistemas en una Empresa
Para que una organización implemente eficazmente un SGC y un SGD, es fundamental comprender el alcance de cada sistema y cómo se interrelacionan. No basta con desarrollar procesos de calidad o herramientas de gestión documental por separado; cuando no se diferencian claramente los límites y funciones de cada sistema, la empresa puede terminar duplicando tareas y esfuerzos.
Por ejemplo, los empleados podrían registrar información en ambos sistemas de forma innecesaria, generando duplicación de documentos o procesos. Esto no solo consume tiempo y recursos, sino que también puede incrementar los costos operativos y disminuir la eficiencia general de la organización.
Otro de los posibles casos es que un procedimiento documentado en el SGC podría no coincidir con la versión almacenada en el SGD, creando confusión y falta de claridad sobre cuál es la versión oficial y correcta. Esto puede llevar a errores en la ejecución de procesos, afectando la calidad de los productos o servicios. De igual manera, cuando una empresa no tiene claro el alcance entre ambos sistemas, algo muy probable es que los lideres de proceso desarrollen funciones o tomen responsabilidades que no les competen de acuerdo con su sistema, lo que puede terminar en malas prácticas, generando inconsistencias y confusión.
Conclusion
Por estas razones, es necesario integrarlos de forma que se apoyen mutuamente en los siguientes aspectos:
- Mejora de procesos: Un SGC se beneficia enormemente de un SGD que permite un acceso rápido y eficiente a información clave, lo que a su vez facilita la toma de decisiones basadas en datos reales y actualizados.
- Reducción de errores y costos: Un SGD bien implementado reduce los riesgos de pérdida de información o errores en los procesos de calidad, contribuyendo a una mayor eficiencia operativa.
- Cumplimiento y auditoría: El uso conjunto de ambos sistemas asegura que la organización esté siempre preparada para auditorías externas, cumpliendo con estándares internacionales y normativas locales, como las del Archivo General de la Nación en Colombia.
En conclusión, la integración y complementariedad de un Sistema de Gestión de Calidad y un Sistema de Gestión Documental son esenciales para garantizar el éxito y la eficiencia de cualquier organización. Un entendimiento claro de sus alcances y su interrelación permite a las empresas optimizar sus recursos y cumplir con los estándares de calidad, mejorando así su competitividad y sostenibilidad a largo plazo.
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